Escolha quem faz cada serviço e dê a cada pessoa o seu próprio horário

Na maior parte das equipas, ninguém faz exatamente o mesmo que o colega. A sua colorista faz coloração, o cabeleireiro mais recente ainda não faz extensões, e uma das terapeutas fica até tarde às quintas. A sua página de marcações devia saber isso, para nunca propor alguém para um serviço que não faz, nem para uma hora em que não está.

Escolha quem faz um serviço

Abra Services no seu painel e toque num serviço para o editar. Conforme o tipo de negócio, o menu do painel pode chamar-lhe outra coisa, como Treatments, Sessions ou Classes. Mesmo por cima do interruptor Available online há uma pergunta nova, Who can do this service:

• Everyone on the team. Qualquer pessoa que recebe marcações, incluindo quem acrescentar mais tarde. Os serviços novos começam aqui.
• Only the people I choose. Assinale quem o faz, e aos clientes que marcam online só são propostas essas pessoas.

Depois toque em Save changes. Se não assinalar ninguém, o formulário pede-lhe que escolha pelo menos uma pessoa, ou Everyone. Os serviços de grupo com horas fixas e os extras não têm esta pergunta. Uma aula de grupo é dada por quem estiver em cada sessão, e um extra é sempre marcado junto com outra coisa.

Ou escolha a partir da pessoa

Abra Team, toque no lápis do cartão de alguém e assinale o que essa pessoa faz em Services this person does. Dá jeito quando entra alguém novo, ou quando alguém aprende um tratamento novo.

Tirar o visto a um serviço que toda a gente faz mantém-no para o resto da equipa. O que o cartão não faz é deixar um serviço sem ninguém que receba marcações. Se uma alteração der nisso, o cartão diz qual é o serviço e pede-lhe que escolha primeiro quem o faz, no próprio serviço, ou que o mantenha assinalado. Nada no cartão fica guardado enquanto isso não estiver resolvido.

Quando um serviço já tem a sua própria lista, quem acrescentar mais tarde não entra nela até assinalar o serviço no cartão dessa pessoa ou a escolher no serviço. O cartão de uma pessoa nova começa com todos os serviços que toda a gente faz já assinalados.

Veja num relance quem faz o quê

Na lista Services, um serviço limitado a algumas pessoas tem uma etiqueta que começa por Only, seguida dos nomes delas. Se já ninguém dessa lista puder ser marcado, por exemplo porque foram todos retirados da equipa, a etiqueta passa a dizer Nobody bookable. Na página Team, cada cartão diz All services ou uma contagem como 3 of 8 services. Quem tem semana própria leva um distintivo Own hours.

Dê a cada pessoa o seu próprio horário

Abra o cartão de alguém e há agora um interruptor Own hours ao lado de Working hours. Desligado, a pessoa é marcada dentro do horário de funcionamento do negócio nos dias assinalados, como antes. Ligue-o e os dias assinalados dão lugar a uma semana completa, com o mesmo editor que usa para Opening hours em Settings.

A semana começa com o horário de funcionamento do negócio nos dias em que a pessoa já trabalha, por isso só muda o que for diferente. Cada dia tem o seu interruptor Open, uma hora de início e uma de fim, e Copy passa o horário de um dia para outros dias. Os dias que ligar passam a ser os dias de trabalho dela.

Nesses dias, o horário da pessoa substitui o do negócio. Pode começar antes da abertura, acabar depois do fecho, ou trabalhar num dia em que o negócio costuma estar fechado, sem que mude a hora de mais ninguém. Se mais tarde alterar as horas em Opening hours, a semana dela fica como está.

Uma pausa por dia

Toque em + Break num dia aberto para acrescentar uma, que aparece como Closed entre duas horas. Se o negócio fecha para almoço, a semana da pessoa começa com a mesma pausa, que pode mudar ou tirar só para ela. A sua página de marcações não oferece nenhuma hora que entre pela pausa. Se uma pausa não fizer sentido, o dia diz o que está mal e como corrigir, e o cartão só se guarda depois disso. Desligue Own hours para pôr alguém de volta no horário do negócio.

Onde conta o horário de cada pessoa

Tudo isto usa o horário próprio da pessoa:

• A sua página de marcações. As horas dessa pessoa começam na hora de início dela e avançam ao ritmo do Slot interval definido em Settings. Com 30 minutos, um início às 9:15 dá 9:15, 9:45 e assim por diante.
• A última verificação quando um cliente marca, por isso uma hora dentro da pausa é recusada.
• As horas sugeridas quando você ou a sua equipa marcam um cliente a partir do painel.
• As ferramentas e os assistentes de IA que ligar ao Bookatu.

O Processing time, as salas e o tempo bloqueado funcionam dentro do horário da pessoa, como sempre funcionaram. As alterações pontuais continuam a vir primeiro. Arraste o horário do negócio numa data da agenda, aplique-o só a esse dia, e nessa data toda a gente é marcada dentro dessas horas.

Ponha uma cara em cada nome

O cartão tem também um campo Photo. Toque em Choose file ou arraste uma foto para lá. A caixa pede uma foto quadrada, com cerca de 400 × 400, em PNG, JPG ou WEBP até 5 MB. As fotos grandes são redimensionadas automaticamente. A foto fica guardada com o resto do cartão.

Os clientes veem a foto na secção da equipa da sua página inicial, com o nome, o cargo e uma breve apresentação de cada pessoa. Voltam a vê-la na sua página de marcações quando escolhem com quem marcar. Quem não tem foto aparece com as iniciais sobre a cor que tem na agenda.

Para esconder a secção da equipa, desligue Team em What customers see, em Settings, e toque em Save visibility. Se uma foto que acrescentou antes não aparecer, acrescente-a de novo.

A um cliente só devia ser proposto alguém que faz o serviço, a uma hora em que essa pessoa está mesmo lá.

Para mudar quem faz o quê, ou o horário próprio de alguém, é preciso a permissão Manage the business, que os donos e os administradores têm desde o início. Não precisa de configurar tudo de uma vez. Comece pelo que der mais idas e voltas na receção.