Zobacz swoje rezerwacje w Google Calendar, Outlook albo Apple Calendar

Twoje rezerwacje są w Bookatu. Reszta Twojego dnia jest w kalendarzu w telefonie: odwożenie dzieci do szkoły, wizyta dostawcy, dentysta. Nowa strona Calendar sync dodaje Twoje rezerwacje także do tego kalendarza, na każdym urządzeniu, którego używasz.

Dwa sposoby

Pierwszy to prywatny link, który raz dodajesz do swojej aplikacji kalendarza: Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar albo Google Calendar. Drugi jest dla osób korzystających z Google: podłączasz bezpośrednio swój Google Calendar, a Bookatu dodaje do niego Twoje nowe rezerwacje. W Google używaj jednego albo drugiego, bo inaczej każda rezerwacja pokaże się dwa razy. Zajęcia grupowe i warsztaty nie są uwzględniane w żadnym z nich.

Gdzie to znaleźć

• Settings: Calendar sync jest w grupie Grow.
• Strona Team: gdy edytujesz osobę z zespołu, sekcja Google Calendar prowadzi do tej strony.
• Lista rezerwacji: pracownicy znajdą przycisk Calendar sync na górze, obok Calendar i New booking. W salonie, spa albo klinice ta lista nazywa się Appointments.

Stronę Calendar sync może otworzyć każdy, kto loguje się do Twojego panelu. Osoby z rolą Trainee zostają przy swojej liście zadań.

Twój własny link do kalendarza

W sekcji Your calendar dotknij Create my calendar link. Nowy link pokazuje się tylko raz, więc od razu go skopiuj. Bookatu przechowuje tylko jego odcisk, z którego nie da się odtworzyć linku, więc nie można go pokazać ponownie. Jeśli go zgubisz, dotknij Get a new link. Potem dodaj go do swojej aplikacji kalendarza:

• iPhone, iPad albo Mac: gdy pojawi się link, dotknij Open in Apple Calendar. Albo na Macu otwórz aplikację Kalendarz, wybierz Plik, a potem Nowa subskrypcja kalendarza, i wklej link.
• Google Calendar: na komputerze kliknij + obok Inne kalendarze, wybierz Z adresu URL i wklej link. Kalendarz pojawi się też w telefonie.
• Outlook i Microsoft 365: w aplikacji Outlook w sieci Web wybierz Dodaj kalendarz, potem Subskrybuj z sieci Web, i wklej link.

Twój kalendarz pokazuje wtedy rezerwacje od ostatnich siedmiu dni do 180 dni naprzód, razem z Twoim zablokowanym czasem i okresami, w których zamknięta jest cała firma. Rezerwacja czekająca na potwierdzenie jest oznaczona jako wstępna. Odwołane rezerwacje i nieobecności znikają. Jeśli rezerwacja się przesunie albo przejdzie do kogoś innego z zespołu, kalendarz to uwzględni.

Google i Outlook sprawdzają subskrybowany link co kilka godzin, więc nowa rezerwacja może pojawić się z pewnym opóźnieniem.

Co link mówi o Twoich klientach

Aplikacja kalendarza kopiuje to, co ma, na każde urządzenie i konto, z którym się synchronizuje. Dlatego link mówi tak mało, jak się da: usługę i imię klienta. Bez nazwiska, e-maila, numeru telefonu, notatek i ceny. Każda rezerwacja ma też swój numer i link do niej w Bookatu, który otwiera się tylko komuś zalogowanemu do Twojego panelu.

Zachowaj link dla siebie

Każdy, kto ma link, może czytać ten kalendarz, więc traktuj go jak hasło. Jeśli wycieknie, dotknij Get a new link, a stary od razu przestanie działać. Żeby całkiem go wyłączyć, dotknij Turn off i potwierdź przyciskiem Yes, turn it off. Kalendarze korzystające z tego linku przestaną się aktualizować.

Strona pokazuje też, kiedy każdy link powstał i kiedy aplikacja kalendarza ostatnio go pobrała. Gdy usuniesz kogoś z zespołu, jego link również przestaje działać.

Podłącz własny Google Calendar

Jeśli na co dzień korzystasz z Google, możesz pominąć link. W tej samej sekcji Your calendar dotknij Connect my Google Calendar i zaloguj się do Google. Wrócisz prosto do Calendar sync. Od tej chwili Twoje nowe rezerwacje trafiają do Twojego głównego kalendarza Google, od razu albo po wpłacie zadatku, jeśli rezerwacja go wymaga. Gdy rezerwacja zostanie przełożona albo odwołana, Bookatu przesunie ją albo usunie.

Pracownicy mogą teraz zrobić to sami, ale tylko dla własnego kalendarza. Podłączenie kalendarza kogoś innego z zespołu nadal odbywa się na stronie Team i wymaga uprawnienia Manage the business, które właściciele i administratorzy mają domyślnie. Disconnect usuwa Twoje połączenie i cofa też dostęp Bookatu po stronie Google.

To działa w jedną stronę

Oba sposoby wysyłają rezerwacje z Bookatu do Twojego kalendarza. Nic nie wraca w drugą stronę. Jeśli dodasz w Google wizytę u dentysty, Bookatu jej nie zobaczy, a ten czas nadal będzie można zarezerwować. Przesunięcie albo usunięcie wydarzenia w aplikacji kalendarza też nie zmienia rezerwacji. Czas, w którym nie możesz pracować, nadal trzeba zablokować w Bookatu, przyciskiem Block time na stronie Calendar. Blokowanie czasu wymaga uprawnienia Edit the calendar w Role permissions, które właściciele i administratorzy mają domyślnie.

Kto co widzi

Calendar sync trzyma się Twoich Role permissions, które właściciel ustawia ze strony Team. O większości decydują dwa ustawienia: See everyone's calendar i Manage the business. Właściciele i administratorzy mają domyślnie oba. Rola Staff nie ma żadnego z nich.

• Każdy zarządza własnym linkiem i własnym połączeniem z Google.
• Sekcja Whole business wymaga obu ustawień. Jej link zbiera rezerwacje i zablokowany czas całego zespołu w jednym kalendarzu i pokazuje, u kogo jest każda rezerwacja. Sprawdzi się na ekranie w recepcji.
• Sekcja Team links też wymaga obu. Możesz w niej zrobić link dla kogoś bez loginu albo wyłączyć link, który wyciekł. Każdy wiersz pokazuje, czy dana osoba ma podłączone Google.

Dashboard i lista rezerwacji również trzymają się Twoich Role permissions. Bez See everyone's calendar dana osoba widzi tylko własne rezerwacje. Bez See analytics & earnings nie widzi pieniędzy: ani utargu, ani cen, ani wykresu przychodów. Pobieranie raportów, produktów i stanów magazynowych wymaga Export data.

Link niesie dokładnie tyle, żeby rozpoznać rezerwację na pierwszy rzut oka. Cała reszta zostaje za Twoim logowaniem.

Żeby to wypróbować, otwórz Calendar sync, dotknij Create my calendar link i dodaj link do telefonu. Jeśli prowadzisz firmę, dotknij też Create the business link w sekcji Whole business, z myślą o recepcji.