Zaznaczaj przyjście klientów, edytuj rezerwacje i blokuj wolne prosto z kalendarza

Większość dnia pracy dzieje się w kalendarzu. Klient wchodzi do salonu. Podcięcie końcówek zamienia się w strzyżenie z koloryzacją. Ktoś potrzebuje wolnego w przyszłym tygodniu. Ta aktualizacja jest właśnie o takich chwilach.

Przyjście klienta zaznaczysz w kalendarzu

Gdy klient przyjdzie, dotknij jego rezerwacji na stronie Calendar i naciśnij Check in. Panel pokaże wtedy Checked in i godzinę. Undo check-in cofa przypadkowe dotknięcie.

Kalendarz pokazuje teraz, kto już jest na miejscu. Widok Day stawia małego ptaszka przed godziną i imieniem klienta, a widok Week pokazuje na rezerwacji Checked in. Te same przyciski są w karcie Actions, gdy otworzysz rezerwację przez Full details.

Zaznaczenie przyjścia zapisuje tylko godzinę. Nie zmienia statusu, nie wysyła klientowi e-maila i nie rusza zadatku. Jeśli Check in naciśną dwie osoby, obowiązuje pierwsza zapisana godzina. Działa przy rezerwacjach oczekujących, potwierdzonych i zakończonych, ale nie przy odwołanych ani przy nieobecnościach.

Zmień rezerwację już po jej utworzeniu

Plany się zmieniają, kiedy klient już siedzi w fotelu. Masaż się przedłuża albo na miejscu ustalacie nową cenę. Otwórz rezerwację przez Full details i naciśnij Edit booking w karcie Actions. Możesz zmienić:

• Service. Usługa wnosi własną długość i cenę, tę samą, jaką dostałaby nowa rezerwacja.
• Length (minutes). Formularz pokazuje nową godzinę zakończenia.
• Service price. Cenę przed rabatem, bez dodatków.

Godzina rozpoczęcia, osoba z zespołu i klient zostają bez zmian. Żeby przenieść rezerwację, użyj Reschedule.

Dodatki zostają na rachunku. Rabat procentowy jest liczony od nowa od nowej ceny, a rabat kwotowy zostaje taki sam. Nową sumę widzisz przed zapisaniem i nigdy nie spadnie ona poniżej tego, co klient już zapłacił.

Jeśli zmiana nachodzi na następną rezerwację tej osoby, zablokowany czas, przerwę albo godzinę zamknięcia, najpierw dostaniesz ostrzeżenie. Jeśli to Ci nie przeszkadza, naciśnij Save anyway. Z gabinetem albo stolikiem jest inaczej. Jeśli inna rezerwacja zajmuje go już w tym czasie, zmiana zostanie odrzucona.

Każda edycja dopisuje do Internal notes rezerwacji linijkę o tym, co się zmieniło i kto to zmienił. Podłączony Google Calendar też się aktualizuje. Klient nie dostaje e-maila, więc daj mu znać, jeśli zmieniła się cena.

Edit booking jest dostępne przy rezerwacjach oczekujących i potwierdzonych, ale nie wtedy, gdy zadatek jest jeszcze w trakcie płatności online. Żeby wpisać własną cenę, rola potrzebuje też uprawnienia Refund orders.

Zablokuj dłuższe wolne za jednym razem

Karta Blocked times pod kalendarzem ma teraz pola First day i Last day. Wybierz Who (jedną osobę albo Everyone) i naciśnij Block time.

• Zaznacz All day, żeby zablokować całe dni, od północy do północy, w strefie czasowej Twojej firmy.
• Albo ustaw From i To. Blokada trwa od godziny From pierwszego dnia do godziny To ostatniego dnia, razem z nocami.
• Jeden wpis może obejmować do roku.

Niezależnie od długości to jeden wpis, a jedno dotknięcie Remove oddaje wszystkie dni z powrotem. Klienci nie mogą zarezerwować tego czasu online. Kalendarz pokazuje każdy zablokowany dzień w widokach Day i Week. Tych dni nie da się przeciągać, więc żeby zmienić daty, usuń wpis i dodaj go ponownie.

Restauracje: liczba gości i stolik przy rezerwacjach telefonicznych

Gdy gość dzwoni, zapisz go przez New booking albo przeciągnij po kalendarzu i wybierz Book a reservation. W restauracjach formularz pyta teraz o Party size. Domyślnie wpisane jest 2, tak jak na Twojej stronie rezerwacji. Inne rodzaje działalności widzą ten sam formularz co wcześniej.

Jeśli usługa wymaga stolika, proponowane godziny zależą od liczby gości. Powiedzmy, że o 19:00 wszystkie stoliki dla czterech osób są zajęte, ale stolik dla dwóch jest wolny. Wtedy godzina 19:00 jest proponowana parze, ale nie czteroosobowej grupie.

Pojawia się też lista Table. Pokazuje tylko stoliki, z których korzysta ta usługa, a stolika za małego dla tej liczby gości nie da się wybrać. Zostaw Any table that fits, a goście dostaną najmniejszy wolny stolik, przy którym się zmieszczą. Jeśli wybrany przez Ciebie stolik jest o tej porze zajęty, dostaną zamiast niego najmniejszy wolny stolik, który pasuje.

Loginy dla recepcji, które mogą rezerwować

Ktoś w recepcji może cały dzień przyjmować rezerwacje, a reszty panelu w ogóle nie potrzebować. Oto jak to ustawić.

Wejdź w Team. W sekcji Who can sign in wypełnij Give someone a login, wybierz rolę Staff i naciśnij Add login. Potem otwórz Role permissions, włącz Edit the calendar dla Staff i naciśnij Save changes. Rola Staff domyślnie widzi tylko własne wizyty, więc zwykle warto włączyć też See everyone's calendar. Zmieniać to może tylko właściciel, a każdy przełącznik dotyczy wszystkich z daną rolą.

Login Staff z Edit the calendar może zapisywać klientów, którzy dzwonią, przesuwać i przekładać rezerwacje, blokować czas, zaznaczać przyjście klientów i edytować rezerwacje. Działa to też w drugą stronę. Wyłącz to uprawnienie dla roli, także dla Admin, a ta rola nie będzie już mogła zmieniać kalendarza.

Login bez tego uprawnienia widzi w kalendarzu View only, a panel rezerwacji chowa przyciski, których nie może użyć. Strona New booking wyjaśnia, dlaczego nie da się z niej rezerwować i kogo o to poprosić.

Kalendarz powinien pokazywać to, co naprawdę dzieje się na miejscu, a nie tylko to, co zaplanowano w zeszłym tygodniu.

Poza tymi przełącznikami ról nie ma nic nowego do ustawienia. Gdy następnym razem przyjdzie klient, dotknij jego rezerwacji i naciśnij Check in.