Rezerwacje z innej strefy czasowej, z jasno podpisanym czasem obu stron

Powiedzmy, że prowadzisz gabinet kosmetologiczny i robisz krótkie konsultacje wideo. Nowa klientka z zagranicy trafia na Twoją stronę i rezerwuje konsultację na wtorek na dziewiątą. Jeśli nic na stronie nie mówi, czyj to wtorek i czyja dziewiąta, odczyta tę godzinę według własnego zegarka. To całkiem rozsądne. I właśnie tak ludzie łączą się kilka godzin za wcześnie albo dzień za późno.

To samo pytanie pojawia się, gdy ktoś rezerwuje przed podróżą: masaż, strzyżenie z koloryzacją albo stolik na tydzień, w którym przylatuje. Bookatu odpowiada teraz na nie za niego.

Jedna zasada decyduje, czyj czas jest pierwszy

Gdy klient rezerwuje na Twojej stronie rezerwacji albo przez Website widget, Bookatu zapisuje strefę czasową ustawioną w jego telefonie lub komputerze. Zachowuje ją przy rezerwacji, żeby mogły z niej korzystać późniejsze e-maile i przypomnienia. Potem jedna zasada decyduje, czyj czas jest pierwszy.

• Przy rozmowach wideo pierwszy jest czas klienta, bo to tam będzie siedział. Dotyczy to każdej usługi z włączonym przełącznikiem Online / video call i każdej rezerwacji, która ma link do rozmowy wideo.
• Przy wizytach na miejscu pierwszy jest Twój czas, bo to u Ciebie klient się pojawi. Jego czas jest drugi, żeby łatwiej zaplanował podróż.
• Gdy oba zegarki pokazują to samo albo Bookatu nie wie, gdzie klient jest, widzi on tylko Twój czas, nadal z podpisem.

Ten ostatni przypadek obejmuje rezerwacje, które dodajesz ręcznie w panelu. Bookatu poznaje strefę czasową klienta tylko wtedy, gdy rezerwuje on na Twojej stronie rezerwacji albo przez Website widget.

Co klient widzi podczas rezerwacji

Weźmy usługę oznaczoną jako Online / video call na Twojej stronie rezerwacji. Gdy zegarek klienta pokazuje inną godzinę niż Twój, cały krok wyboru daty i godziny przechodzi na jego czas. Dni zaczynają się od dnia, który u niego jest dzisiaj, a godziny są w jego czasie. Nad nimi widnieje informacja „Godziny podane według twojego czasu”, z jego miastem i strefą. Ekran podsumowania pokazuje najpierw jego dzień i godzinę, a potem ten sam moment w Twoim mieście.

Przy wizycie na miejscu godziny zostają w Twoim czasie, bo to Twój zegar wisi na ścianie, kiedy klient wchodzi. Informacja nad nimi podaje Twoje miasto. Jeśli jego telefon lub komputer ma ustawiony inny czas, zmieniają się dwie rzeczy. Informacja prosi go, żeby upewnił się, że godzina się zgadza. A gdy wybierze godzinę, linijka pod nią robi przeliczenie: Twój czas i to, która to godzina u niego.

Co trafia do skrzynki klienta

E-mail z potwierdzeniem trzyma się tej samej zasady. Przy głównej godzinie jest oznaczenie strefy. Gdy zegarki się różnią, dyskretniejsza linijka pod spodem podaje ten sam moment w drugim czasie, razem z miastem. Przypomnienie robi to samo, z godziną zapisaną dużą czcionką. Przypomnienie SMS-em podaje jeden podpisany czas, żeby było krótkie.

Do potwierdzenia dołączony jest też plik do kalendarza. Kalendarz klienta pokaże go w czasie ustawionym w jego telefonie. Przycisk „Zarządzaj moją rezerwacją” w tym e-mailu otwiera jego rezerwację. Jeśli klient otworzy ją w jeszcze innej strefie czasowej, na przykład podczas przesiadki, strona dodaje linijkę z godziną tam, gdzie akurat jest.

Co widzisz Ty

Strona Calendar i reszta panelu pokazują Twój własny czas. Gdy klient rezerwował z miejsca, w którym zegarek pokazuje inną godzinę, dostajesz jedną dodatkową linijkę.

Otwórz rezerwację i zajrzyj do Booking details. Pod Date i Start time zobaczysz Client's time, z dniem, godziną, strefą i miastem klienta. E-mail New booking, który dostajesz, gdy klient rezerwuje online, też ma wiersz Client's time. Kiedy więc klient napisze, żeby upewnić się co do godziny, odpowiesz mu w jego czasie bez przeliczania.

Numery telefonów wpisane za granicą

Klienci za granicą wpisują numer tak, jak robią to u siebie, zwykle bez numeru kierunkowego kraju. Bookatu odczytuje go teraz także według kraju, na który wskazuje ich strefa czasowa. Numer zapisany tak, jak zapisuje się numery w tamtym kraju, zostaje zachowany z numerem kierunkowym tego kraju.

Twoich lokalnych klientów to nie dotyczy. Numer zapisany tak, jak zapisuje się go w Twoim kraju, jest odczytywany tak samo jak zawsze. Stały klient, który rezerwuje w podróży, zachowuje swój zwykły numer. Numer wpisany z plusem i numerem kierunkowym zachowuje ten numer kierunkowy, z którym został wpisany.

Numery, które wpisujesz w panelu w polu Phone klienta, są odczytywane najpierw według Twojego kraju. Numer zagraniczny zacznij więc od plusa i numeru kierunkowego kraju.

Gdy rezerwacja zmienia termin

Klient dowiaduje się teraz, kiedy jego rezerwacja zmienia termin. Nie ma znaczenia, kto ją przeniósł: Ty na stronie Calendar czy klient ze swojej rezerwacji. Dostaje e-mail oznaczony „Rezerwacja przeniesiona”. Pokazuje on nowy termin według tej samej zasady co potwierdzenie, a stary termin pod „Wcześniej”. W załączniku jest nowy plik do kalendarza. Dotyczy tej samej rezerwacji, którą klient już zapisał, więc jego kalendarz może zaktualizować ten wpis, zamiast dodawać drugi.

Przypomnienia też ustawiają się od nowa, więc jeśli jedno poszło już na stary termin, na nowy pójdzie kolejne. E-mail wysyła tylko prawdziwa zmiana terminu. Jeśli zmienisz jedynie osobę, która wykonuje usługę, albo czas jej trwania, klient nie dostanie e-maila.

Gdy klient sam przenosi rozmowę wideo, nowe godziny są w jego czasie. Zanim cokolwiek się zmieni, widzi nowy termin w obu czasach. Rezerwacja zostaje przeniesiona dopiero wtedy, gdy klient to potwierdzi.

Ty masz swój czas. Klient ma swój. Podpis mówi, który jest który.

Dwie rzeczy warte sprawdzenia

• Twój Country code i Timezone w Settings, w sekcji Region & currency. Od nich zależy zarówno Twój czas, jak i odczytywanie lokalnych numerów telefonów.
• Przełącznik Online / video call przy każdej usłudze, którą prowadzisz przez wideo. To on sprawia, że czas klienta jest pierwszy.

Nic więcej nie trzeba włączać. Następny klient, który zarezerwuje z innej strefy czasowej, zobaczy godzinę zrozumiałą na pierwszy rzut oka. Ty zobaczysz jego czas obok swojego.