Twoja lista oczekujących dowiaduje się teraz nie tylko o odwołaniach

Luka w Twoim dniu może się wziąć nie tylko z odwołania. Klientka przenosi rezerwację na czwartek. Ktoś rezerwuje online i nigdy nie płaci zadatku. Klient dzwoni, że nie da rady przyjść po południu, a Ty zaznaczasz nieobecność. Do tej pory tylko odwołanie samo wysyłało propozycje do osób z listy oczekujących. Teraz robi to każda z tych sytuacji.

Cztery drogi, którymi zwolniony czas trafia na listę

Bookatu proponuje termin osobom z listy oczekujących, gdy:

• Rezerwacja zostaje odwołana, przez Ciebie, Twój zespół albo klienta.
• Rezerwacja zostaje przeniesiona, przez Ciebie albo przez klienta online. Liczy się też przeniesienie jej do innej osoby z zespołu na tę samą godzinę.
• Zadatek za rezerwację online nigdy nie zostaje zapłacony. Raz dziennie Bookatu zwalnia takie niezapłacone rezerwacje.
• Dotkniesz Mark no-show przed rozpoczęciem wizyty.

Dla każdego wolnego terminu Bookatu szuka czekających klientów, którzy prosili o tę usługę albo o dowolną. Jeśli podali daty, dzień musi się w nich mieścić. Ustawia ich według tego, ile u Ciebie wydali, a przy remisie pierwszeństwo ma ten, kto czeka dłużej. Do pięciu z nich trafia e-mail z tym terminem i linkiem do zajęcia go jednym dotknięciem. Klienci, którzy zgodzili się na SMS-y, dostają go też SMS-em, jeśli SMS-y są skonfigurowane, a Twój plan je obejmuje. Link działa do sześciu godzin, a termin dostaje ten, kto zajmie go pierwszy.

Tylko terminy, które klient naprawdę może zarezerwować

Zanim cokolwiek wyjdzie, Bookatu sprawdza zwolniony czas tak, jak zrobiłaby to Twoja strona rezerwacji. Termin nie może jeszcze minąć, musi mieścić się w godzinach otwarcia i być całkowicie wolny. Musi też pasować do ustawień Minimum notice i Book up to w Settings, w sekcji Booking rules. Rezerwacja przesunięta o piętnaście minut nadal zajmuje część swojego dawnego czasu, więc nikt nie dostaje powiadomienia.

Termin, który mieści się w Twoim Minimum notice, nie jest więc proponowany, bo nikt nie mógłby go zarezerwować także na Twojej stronie. Automatyczne propozycje dotyczą też tylko usług indywidualnych, a nie miejsc na zajęciach grupowych.

Więcej niż jedna szansa dla każdego klienta

Klient, który nie weźmie terminu, zostaje teraz na liście na kolejny. Tak samo klient, który dotknął linku chwilę po tym, jak ktoś inny zajął termin. Każdy klient dostaje najwyżej 3 automatyczne propozycje i nigdy dwa razy tego samego terminu.

Na stronie Waitlist jego karta pokazuje plakietkę w rodzaju Offered 1 of 3 i to, kiedy wysłano ostatni termin. Po trzeciej propozycji widnieje tam automatic offers used up. Nadal możesz dotknąć Offer a slot i napisać do niego samodzielnie, a takie wiadomości nie liczą się do limitu 3.

Automatyczne propozycje wysyłane e-mailem i SMS-em podają teraz oprócz daty także godzinę, razem z Twoją strefą czasową.

Lista, która porządkuje się sama

Klient zostaje na liście, dopóki nie zarezerwuje wizyty albo nie minie jego ostatnia data. Po tej dacie znika ze strony Waitlist i nie dostaje już propozycji.

Bookatu dopasowuje też każdego czekającego klienta do Twojej listy klientów, najpierw po e-mailu, potem po numerze telefonu. Dzięki temu stali klienci, którzy zapisali się przez Twój publiczny formularz, mają teraz plakietkę z kwotą, którą u Ciebie wydali, a ta kwota liczy się przy proponowaniu terminu.

Gdy dopasowany klient ma potwierdzoną rezerwację na usługę, o którą prosił, w swoim zakresie dat, schodzi z listy jako zarezerwowany. Jeśli prosił o dowolną usługę, liczy się każda rezerwacja, i nie ma znaczenia, kto ją zrobił. Rezerwacja, która wciąż czeka na zadatek, nie liczy się, dopóki nie zostanie opłacona. Mark booked i Remove działają tak jak wcześniej.

Rezerwacje cykliczne, które sprawdzają Twój grafik

Seria stałych wizyt rezerwuje kilka wizyt naraz, więc łatwo przeoczyć kolizję. Ustawiasz ją z karty See you again? w rezerwacji albo zaznaczając Repeat this appointment na stronie New booking. Oba sposoby sprawdzają teraz każdą kolejną wizytę z Twoimi godzinami otwarcia i przerwami, dniami zamknięcia, dniami wolnymi danej osoby z zespołu, zablokowanym czasem, innymi rezerwacjami i odstępem, który zostawiasz między nimi, a także z wolnymi gabinetami.

Potem wybierasz, co oznacza kolizja: w If a visit clashes na karcie albo w If a repeat clashes w formularzu:

• Book it anyway and flag it. To ustawienie domyślne, bo te godziny wybierasz celowo. Wizyta pokazuje Booked, clashes razem z powodem. Jedyny wyjątek to wizyta, która zaczyna się dokładnie o tej samej godzinie co inna rezerwacja u tej samej osoby z zespołu. Ta data jest pomijana.
• Skip it. Data zostaje pominięta, a lista mówi dlaczego.

Powody są proste, na przykład Closed that day albo No free room then. Podsumowanie prosi też, żeby sprawdzić oznaczone wizyty w kalendarzu.

Zmień całą serię za jednym razem

Każda wizyta zarezerwowana w ramach serii ma kartę Part of a standing series. Teraz oferuje ona:

• End the series after this appointment. Późniejsze wizyty zostają odwołane, a seria się kończy.
• Cancel all remaining appointments. Każda nadchodząca wizyta zostaje odwołana, nawet jeśli zaczynasz od minionej rezerwacji.
• Change the time of upcoming appointments. Wybierz New time oraz This appointment and the later ones albo Every upcoming appointment. Daty zostają te same, a klient dowiaduje się o każdej nowej godzinie.

Przy przesuwaniu wybór na wypadek kolizji brzmi Move it anyway and flag it albo Leave it where it is. Zakończenie albo odwołanie serii najpierw prosi o potwierdzenie. Każdy zwolniony czas trafia na listę oczekujących na tych samych zasadach co każdy inny wolny termin.

Słownictwo zależy od rodzaju działalności, więc zamiast appointment możesz zobaczyć session, class albo reservation. Te przyciski widzą tylko role z włączonym Edit the calendar w Team, na stronie Role permissions.

Luka w grafiku przepada tylko wtedy, gdy nikt się o niej nie dowie.

Co zrobić teraz

Nie trzeba niczego nowego włączać. Część klientów, którzy dostali propozycję przed tą zmianą, może znów pojawić się na Twojej stronie Waitlist. Mogą ponownie dostawać propozycje terminów, bo propozycja nikogo już nie zdejmuje z listy. Dotknij Remove przy każdym, kto nie potrzebuje już miejsca.