Wybierz, kto wykonuje każdą usługę, i daj każdej osobie własne godziny

W większości zespołów ludzie nie są wymienni. Twoja kolorystka robi koloryzacje, najnowsza stylistka nie robi jeszcze przedłużania włosów, a jedna z terapeutek pracuje w czwartki do późna. Twoja strona rezerwacji powinna to wiedzieć, żeby nikogo nie proponowała do usługi, której nie wykonuje, ani na godzinę, w której go nie ma.

Wybierz, kto wykonuje usługę

Otwórz Services w panelu i dotknij usługi, żeby ją edytować. Zależnie od rodzaju działalności ta pozycja menu może nazywać się inaczej, na przykład Treatments, Sessions albo Classes. Tuż nad przełącznikiem Available online jest nowe pytanie, Who can do this service:

• Everyone on the team. Każdy, kto przyjmuje rezerwacje, także osoby, które dodasz później. Od tej opcji zaczyna każda nowa usługa.
• Only the people I choose. Zaznacz, kto ją wykonuje, a klienci rezerwujący online dostaną do wyboru tylko te osoby.

Potem dotknij Save changes. Jeśli nikogo nie zaznaczysz, formularz poprosi o wybranie przynajmniej jednej osoby albo opcji Everyone. Tego pytania nie mają usługi grupowe w stałych godzinach ani dodatki. Zajęcia grupowe prowadzi ten, kto jest przypisany do danego terminu, a dodatek zawsze rezerwuje się razem z czymś innym.

Albo wybierz z karty osoby

Otwórz Team, dotknij ołówka na czyjejś karcie i w sekcji Services this person does zaznacz, co ta osoba robi. Przydaje się to, gdy ktoś dołącza do zespołu albo uczy się nowego zabiegu.

Odznaczenie usługi, którą robią wszyscy, zostawia ją reszcie zespołu. Karta nie pozwoli natomiast zostawić usługi bez nikogo, kto przyjmuje rezerwacje. Jeśli zmiana by do tego doprowadziła, karta podaje nazwę usługi i prosi, żeby najpierw w samej usłudze wybrać, kto ją wykonuje, albo zostawić ją zaznaczoną. Dopóki to nie zostanie rozwiązane, nic na karcie się nie zapisze.

Gdy usługa ma już własną listę osób, ktoś dodany później nie trafi na nią, dopóki nie zaznaczysz tej usługi na jego karcie albo nie wybierzesz go w usłudze. Karta nowej osoby startuje z zaznaczonymi wszystkimi usługami, które robią wszyscy.

Kto co robi, widać od razu

Na liście Services usługa ograniczona do części osób ma etykietę zaczynającą się od Only, a po niej imiona tych osób. Jeśli nikogo z jej listy nie da się już zarezerwować, na przykład dlatego, że wszystkie te osoby zostały usunięte z zespołu, etykieta brzmi Nobody bookable. Na stronie Team każda karta pokazuje All services albo liczbę, na przykład 3 of 8 services. Każdy, kto ma własny tydzień pracy, ma plakietkę Own hours.

Daj każdej osobie własne godziny

Na karcie osoby jest teraz przełącznik Own hours obok Working hours. Gdy jest wyłączony, ta osoba jest rezerwowana w godzinach otwarcia firmy w zaznaczone dni, tak jak dotąd. Gdy go włączysz, zaznaczone dni zamieniają się w pełny tydzień w tym samym edytorze, którego używasz do Opening hours w Settings.

Na start tydzień ma godziny otwarcia firmy w dni, w które ta osoba już pracuje, więc zmieniasz tylko to, co jest inne. Każdy dzień ma własny przełącznik Open, początek i koniec, a Copy przenosi godziny jednego dnia na inne dni. Dni, które włączysz, stają się jej dniami pracy.

W te dni jej godziny zastępują godziny firmy. Może zaczynać przed otwarciem, kończyć po zamknięciu albo pracować w dzień, w który zwykle masz zamknięte, a niczyje inne godziny się nie przesuwają. Jeśli później zmienisz Opening hours, jej tydzień zostanie bez zmian.

Jedna przerwa dziennie

Dotknij + Break w otwartym dniu, żeby dodać przerwę. Widać ją jako Closed między dwiema godzinami. Jeśli firma ma przerwę na lunch, tydzień tej osoby zaczyna się z tą samą przerwą, którą możesz przesunąć albo usunąć tylko dla niej. Twoja strona rezerwacji nie zaproponuje terminu, który na nią nachodzi. Jeśli przerwa nie ma sensu, przy danym dniu pojawia się informacja, co jest nie tak i jak to poprawić, a karta się nie zapisze, dopóki tego nie zrobisz. Wyłącz Own hours, żeby przywrócić komuś godziny firmy.

Gdzie obowiązują własne godziny

Własne godziny danej osoby obowiązują we wszystkich tych miejscach:

• Twoja strona rezerwacji. Jej terminy zaczynają się od godziny, o której zaczyna pracę, a kolejne wypadają co Slot interval ustawiony w Settings. Przy 30 minutach start o 9:15 daje 9:15, 9:45 i tak dalej.
• Ostatnie sprawdzenie przy rezerwacji klienta, więc termin wypadający w jej przerwie zostanie odrzucony.
• Godziny podpowiadane przy zapisywaniu klienta z panelu, przez Ciebie albo Twój zespół.
• Narzędzia i asystenci AI, których podłączasz do Bookatu.

Czas działania preparatu, gabinety i zablokowany czas są uwzględniane w tych godzinach tak jak zawsze. Jednorazowe zmiany nadal mają pierwszeństwo. Przeciągnij w kalendarzu godziny firmy dla jednej daty, zastosuj zmianę tylko do tego dnia, a wszyscy będą tego dnia rezerwowani w tych godzinach.

Twarz przy każdym imieniu

Karta ma też pole Photo. Dotknij Choose file albo przeciągnij tam zdjęcie. Pole prosi o kwadratowe zdjęcie, około 400 × 400, w formacie PNG, JPG albo WEBP, do 5 MB. Duże zdjęcia są zmniejszane automatycznie. Zdjęcie zapisuje się razem z resztą karty.

Klienci widzą zdjęcie w sekcji zespołu na Twojej stronie głównej, razem z imieniem, stanowiskiem i krótkim opisem każdej osoby. Widzą je też na Twojej stronie rezerwacji, gdy wybierają, do kogo się zapisać. Kto nie ma zdjęcia, pokazuje się jako inicjały na tle swojego koloru z kalendarza.

Żeby ukryć sekcję zespołu, wyłącz Team w What customers see w Settings, a potem dotknij Save visibility. Jeśli dodane wcześniej zdjęcie się nie wyświetla, dodaj je jeszcze raz.

Klient powinien dostawać do wyboru tylko kogoś, kto wykonuje daną usługę, i tylko w godzinach, w których ta osoba naprawdę jest na miejscu.

Zmiana tego, kto co robi, albo czyichś własnych godzin wymaga uprawnienia Manage the business, które właściciele i administratorzy mają od początku. Nie trzeba ustawiać wszystkiego naraz. Zacznij od tego, co w recepcji wymaga najwięcej wyjaśniania.