Bekijk je boekingen in Google Calendar, Outlook of Apple Calendar

Je boekingen staan in Bookatu. De rest van je dag staat in de agenda op je telefoon: de kinderen naar school brengen, de leverancier die langskomt, de tandarts. De nieuwe pagina Calendar sync zet je boekingen ook in die agenda, op elk apparaat dat je gebruikt.

Twee manieren om te koppelen

De eerste is een privélink die je één keer toevoegt aan Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar of Google Calendar. De tweede is voor wie Google gebruikt: koppel je Google Calendar rechtstreeks, en Bookatu zet je nieuwe boekingen erin. Kies in Google het een of het ander, anders staat elke boeking er twee keer in. Groepssessies en workshops zitten in geen van beide.

Waar je het vindt

• Settings: Calendar sync staat onder Grow.
• De pagina Team: als je een teamlid bewerkt, linkt het onderdeel Google Calendar ernaartoe.
• De boekingslijst: medewerkers vinden bovenaan een knop Calendar sync, naast Calendar en New booking. In een salon, spa of kliniek heet deze lijst Appointments.

Iedereen die kan inloggen op je admin, kan de pagina openen, behalve de rol Trainee: die blijft bij zijn checklist.

Je eigen agendalink

Tik onder Your calendar op Create my calendar link. De nieuwe link wordt één keer getoond, dus kopieer hem meteen. Bookatu bewaart er alleen een onherkenbaar gemaakte vingerafdruk van, niet de link zelf, dus hij kan niet nog een keer getoond worden. Ben je hem kwijt, tik dan op Get a new link. Voeg hem daarna toe aan je agenda-app:

• iPhone, iPad of Mac: tik op Open in Apple Calendar zodra de link verschijnt. Of open op een Mac de app Agenda, kies Archief en daarna Nieuw agenda-abonnement, en plak de link.
• Google Calendar: klik op een computer op + naast Andere agenda's, kies Via URL en plak de link. Hij verschijnt dan ook op je telefoon.
• Outlook en Microsoft 365: kies in Outlook op het web Agenda toevoegen, daarna de optie om je via het web te abonneren, en plak de link.

Je agenda toont daarna je boekingen van de afgelopen zeven dagen tot 180 dagen vooruit, met je geblokkeerde tijd en eventuele sluitingen van het hele bedrijf. Een boeking die nog op bevestiging wacht, staat er als voorlopig in. Geannuleerde boekingen en no-shows vallen eruit. Wordt een boeking verzet, of overgedragen aan een collega, dan past de agenda zich aan.

Google en Outlook kijken om de paar uur of er iets veranderd is aan een link waarop je geabonneerd bent, dus het kan even duren voordat een nieuwe boeking verschijnt.

Wat de link over je klanten vertelt

Een agenda-app kopieert wat erin staat naar elk apparaat en account waarmee hij synchroniseert. Daarom vertelt de link zo weinig mogelijk: de dienst en de voornaam van de klant. Geen achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, notities of prijs. Elke boeking heeft ook zijn referentie en een link ernaartoe in Bookatu, die alleen opengaat voor iemand die is ingelogd op je admin.

Houd de link voor jezelf

Iedereen die de link heeft, kan die agenda lezen, dus behandel hem als een wachtwoord. Is hij uitgelekt, tik dan op Get a new link, en de oude werkt meteen niet meer. Wil je er helemaal mee stoppen, tik dan op Turn off en bevestig met Yes, turn it off. Agenda's die die link gebruiken, worden dan niet meer bijgewerkt.

De pagina laat ook zien wanneer elke link is gemaakt en wanneer een agenda-app hem voor het laatst heeft opgehaald. Haal je iemand uit het team, dan werkt zijn link ook niet meer.

Koppel je eigen Google Calendar

Doe je alles in Google, dan kun je de link overslaan. Tik in hetzelfde onderdeel Your calendar op Connect my Google Calendar en log in bij Google. Je komt meteen terug op Calendar sync. Vanaf dan gaan je nieuwe boekingen in je hoofdagenda in Google, meteen, of zodra de aanbetaling betaald is als de boeking er een nodig heeft. Wordt een boeking verzet of geannuleerd, dan verplaatst of verwijdert Bookatu hem.

Medewerkers kunnen dit nu zelf doen, maar alleen voor hun eigen agenda. De agenda van een collega koppelen gebeurt nog steeds op de pagina Team, en daarvoor is Manage the business nodig, wat eigenaren en admins standaard hebben. Disconnect verbreekt je koppeling en trekt ook de toegang van Bookatu bij Google in.

Het werkt één kant op

Beide opties sturen boekingen van Bookatu naar je agenda. Er gaat niets terug. Zet je een tandartsafspraak in Google, dan ziet Bookatu die niet, en die tijd kan nog steeds geboekt worden. Een afspraak in je agenda-app verplaatsen of verwijderen verandert de boeking ook niet. Tijd waarop je niet kunt werken, moet je nog steeds in Bookatu blokkeren, met Block time op de pagina Calendar. Voor tijd blokkeren is Edit the calendar in Role permissions nodig, wat eigenaren en admins standaard hebben.

Wie wat ziet

Calendar sync volgt je Role permissions, die de eigenaar instelt vanaf de pagina Team. Twee instellingen bepalen het meeste: See everyone's calendar en Manage the business. Eigenaren en admins hebben ze standaard allebei. Staff heeft ze geen van beide.

• Iedereen beheert zijn eigen link en zijn eigen koppeling met Google.
• Voor het onderdeel Whole business heb je allebei de instellingen nodig. De link daarvan zet de boekingen en geblokkeerde tijd van elk teamlid in één agenda, met bij elke boeking bij wie die is. Handig voor een scherm aan de receptie.
• Ook voor het onderdeel Team links heb je ze allebei nodig. Maak een link voor iemand zonder login, of zet er een uit die is uitgelekt. Elke rij laat zien of die persoon Google heeft gekoppeld.

Ook het Dashboard en de boekingslijst volgen je Role permissions. Zonder See everyone's calendar ziet iemand alleen zijn eigen boekingen. Zonder See analytics & earnings ziet hij geen geld: geen omzet, geen prijzen, geen omzetgrafiek. Voor het downloaden van rapporten, producten en voorraad is Export data nodig.

De link bevat net genoeg om een boeking in één oogopslag te herkennen. Al het andere blijft achter je login.

Wil je het proberen, open dan Calendar sync, tik op Create my calendar link en voeg de link toe aan je telefoon. Run jij het bedrijf, tik dan ook op Create the business link, onder Whole business, voor de receptie.