Bonnen printen of mailen bij de kassa, en belastingtarieven tot op drie decimalen

Een klant koopt op weg naar buiten een fles shampoo en vraagt om een bon. Dit is er nieuw aan de kassa, plus een paar details rond geld die precies moeten kloppen.

Een bon bij elke verkoop

Sla een verkoop aan op de pagina Point of sale (de knop Sell bij Products) en tik op Record sale. De melding "Sale recorded" heeft nu twee knoppen, Print receipt en Email receipt. Verkopen in Sell mode op het Scan station krijgen ze ook.

Op elke bon staat:

• Je bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer, en je btw-nummer als je er een hebt.
• Een bonnummer, en de datum en tijd.
• Elk artikel, met aantal en stukprijs als er meer dan één is gekocht.
• Het subtotaal en de korting, als je korting gaf.
• Het totaal, de belasting die daarin zit als je prijzen inclusief belasting zijn, en hoe er is betaald.

De bon wordt bij de verkoop opgeslagen, dus een latere herdruk toont dezelfde artikelen, prijzen en belasting als op de dag zelf. Recent sales, verderop op de pagina, toont je laatste tien verkopen om opnieuw te printen of te mailen. Omdat daar de omzet in staat, zien alleen mensen met het recht "See analytics & earnings" dit.

Printen gaat via de printer die je al hebt

Printen gaat via het printvenster van je browser, dus het gebruikt de bonprinter waar je computer al naar print. Maak die printer je standaardprinter en kies in het venster één keer het rolpapier van 80 mm. De bon is 72 mm breed, de printbare breedte van een rol van 80 mm, en alleen de bon wordt geprint.

Wil je dat elke bon vanzelf verschijnt, zet dan "Print a receipt when a sale is recorded" aan. Die instelling staat op de kaart "Receipt printer and cash drawer" onderaan de pagina Point of sale. Standaard staat dit uit, en alleen mensen met het recht "Manage the business" kunnen het veranderen. Het printvenster opent dan vanzelf, één keer per verkoop, dus als je de pagina vernieuwt, wordt er niet twee keer geprint. Iemand drukt nog wel zelf op de printknop, tenzij de browser zo is ingesteld dat hij direct naar de standaardprinter print. Dat legt de kaart uit. De instelling geldt voor elke kassa die een verkoop vastlegt.

Zo gaat de kassalade open

Een webpagina kan een kassalade niet zelf openen. Maar de meeste lades worden aangesloten op de bonprinter. De driver van de printer, de software die hem op je computer aanstuurt, kan de lade openen telkens als hij print.

Zoek dus in de instellingen van je printerdriver naar een optie voor de kassalade of het openen van de lade, en zet die aan. Zet daarna "Print a receipt when a sale is recorded" aan. De lade gaat nu open zodra er een bon wordt geprint.

Je browser print de bon. Je printer opent de lade.

Mail de bon, en de verkoop staat in de klantgeschiedenis

Om een bon te mailen, moet er bij de verkoop een klant met een e-mailadres horen. Koppel er een voordat je de verkoop vastlegt, met "Attach client (for a receipt by email)", of erna, als je op Email receipt tikt. Zoek op naam, e-mailadres of telefoonnummer, of tik op "+ New client" en vul een naam in plus een e-mailadres of telefoonnummer.

Staat er al iemand met dat e-mailadres of telefoonnummer in je bestand, dan wordt die gekozen, zodat hij niet twee keer wordt toegevoegd. Nieuwe klanten vanuit de kassa worden opgeslagen zonder toestemming voor marketing, want wie om een bon vraagt, vraagt niet om aanbiedingen.

De e-mail komt overeen met de papieren bon en gebruikt je Storefront language, net als je andere e-mails aan klanten. Een tweede tik verstuurt hem niet nog een keer, en een adres waarop eerder een mail onbestelbaar terugkwam, wordt niet opnieuw geprobeerd.

Iedereen met het recht "See analytics & earnings" ziet de verkoop daarna in de Purchase history van de klant, meegeteld in zijn Lifetime spend. Een verkoop die al aan een klant gekoppeld is, kan niet naar een andere klant worden verplaatst.

Scanners die eindigen met Tab

Een barcodescanner via USB of Bluetooth werkt als een heel snel toetsenbord. Hij typt de code en drukt daarna op Enter, of bij veel scanners op Tab. Een scan die eindigt met Tab werkt nu precies zoals een scan die eindigt met Enter. Dat geldt op de pagina Point of sale, op het Scan station, bij Receive stock en Count stock, en in het vak Barcode van een product.

Bookatu onderscheidt een scanner van een mens aan de snelheid. Druk je zelf op Tab, dan ga je nog steeds naar het volgende vak.

Belastingtarieven met drie decimalen

Sommige tarieven houden niet op bij een heel getal. In Quebec komen GST en QST samen uit op 14,975%. Op de pagina Tax accepteert het vak Rate (%) nu tot drie decimalen. Bookatu bewaart precies dat tarief en rekent ermee. Je voert het in als één gecombineerd tarief.

Het wordt nooit afgerond op 15%, niet op de pagina Tax, niet op de bonnen van bezoeken die klanten vanuit hun account openen, en niet op de kassabon. Staat er belasting op de kassabon, dan schrijft die het tarief zoals jouw taal dat doet: op een Nederlandse bon staat 14,975%, op een Engelse 14.975%.

Ook de bedragen kloppen precies. De belasting wordt in hele centen uitgerekend, en een halve cent wordt altijd naar boven afgerond. Dus 14,975% van $100,00 is $14,975, en dat wordt $14,98.

Betaallinks voor facturen rekenen het volledige totaal af

Staat op de pagina Tax "Charge tax" aan en "Prices include tax" uit, dan komt de belasting bovenop elke factuur. Betaallinks die je vanuit Finance verstuurt, rekenen nu dat volledige totaal af. De belasting staat als aparte regel op de betaalpagina, met je Tax name erbij, zoals btw of GST.

Het totaal ligt vast op het moment dat je de factuur verstuurt. Opent de klant de link weken later, dan rekent die hetzelfde totaal af, ook als je tarief intussen is veranderd. Zijn je prijzen inclusief belasting, dan verandert er niets.

Aan hoe je een verkoop aanslaat, verandert niets. Tik de producten aan, leg de verkoop vast, en de bon ligt klaar als de klant erom vraagt.