Elke boeking en elke aankoop, op één klantprofiel

Een klantprofiel is waar je snel een antwoord zoekt. Hoe lang komt deze klant al? Wat werd er de vorige keer gekocht? Naar welk adres stuur je de cadeaubon? Sommige van die antwoorden stonden vroeger ergens anders. Nu staan ze op het profiel.

Elke boeking, niet alleen de nieuwste 100

Het profiel laadde vroeger de nieuwste 100 boekingen van een klant en telde alleen die. Bij een vaste klant van jaren bleef de teller dus steken op 100. Nu tellen de aantallen bovenaan de kaart elke boeking die hij bij je heeft, eerdere en komende, wat de status ook is.

De lijst opent nog steeds met de nieuwste 100. Zijn er meer, dan zegt een regel zoals Showing the latest 100 of 260 appointments dat. Show 100 more voegt de volgende honderd toe. Wachten er nog meer dan honderd, dan zet Show all 260 de hele lijst op één pagina, tot 5.000 boekingen.

De naam van de kaart hangt af van je soort bedrijf. Een salon, spa of kliniek ziet Appointments, een studio ziet Classes, een trainer ziet Sessions en een restaurant ziet Bookings.

Wat een klant kocht, op één kaart

Net onder de boekingslijst staat een nieuwe kaart Purchase history. Die toont wat de klant buiten zijn afspraken kocht, het nieuwste eerst, elk met datum en bedrag:

• Bestellingen in je webshop
• Facturen
• Cadeaubonnen die hij kocht, en cadeaubonnen die iemand anders kocht en die hij heeft ingewisseld
• Pakketten
• Lidmaatschappen, van de aanmelding tot elke verlenging
• Aankopen aan de kassa

Een verkoop aan de kassa verschijnt zodra de klant eraan gekoppeld is. Dat kan bijvoorbeeld met de knop Attach client (for a receipt by email) op het scherm Point of sale.

Onder de aankopen staan bij Payments de betalingen die voor de klant zijn vastgelegd. Daar horen aanbetalingen voor boekingen bij, contante betalingen of bankoverschrijvingen die op zijn naam zijn genoteerd, en terugbetalingen, die als minbedragen verschijnen.

Bovenaan de kaart hebben Purchases en Payments recorded elk een totaal, en dat geldt ook voor elke soort waarbij iets wordt meegeteld. De twee totalen staan bewust los van elkaar. Een bestelling in de webshop verschijnt één keer als aankoop en één keer als betaling, dus als je ze optelt, tel je hem dubbel.

Wat meetelt voor het totaal

Grijze regels staan erbij zodat de geschiedenis compleet is, maar ze tellen niet mee. Dat zijn terugbetaalde of geannuleerde bestellingen, en facturen die openstaan, ongeldig zijn gemaakt of zijn terugbetaald. Het geldt ook voor ongeldig gemaakte cadeaubonnen, en cadeaubonnen die iemand anders kocht en die deze klant heeft ingewisseld. Pakketten en lidmaatschappen tellen mee zodra er een betaling voor is vastgelegd.

Gekoppeld via e-mail of link, nooit via naam

Een aankoop verschijnt op een profiel als hij aan die klant gekoppeld is, of op zijn e-mailadres staat. Dat is het e-mailadres in zijn klantgegevens, of op het klantaccount dat daaraan gekoppeld is. Bookatu koppelt nooit op naam, dus twee klanten met dezelfde naam worden nooit door elkaar gehaald. Bij een klant zonder e-mailadres in zijn gegevens of account zie je alleen wat direct aan hem gekoppeld is. Iets van een ander bedrijf verschijnt er nooit.

Lifetime spend, met de onderdelen erbij

De tegel Lifetime spend toonde vroeger alleen afgeronde afspraken. Nu telt hij de aankopen die meetellen erbij op, en de regel eronder laat beide delen zien, bijvoorbeeld $1,240.00 appointments + $180.00 purchases. Het eerste deel gebruikt jouw woord voor een boeking, dus een studio ziet classes.

Wie de bedragen ziet

Purchase history en het aankoopdeel van Lifetime spend volgen het recht See analytics & earnings. Eigenaren en admins hebben dat vanaf het begin. Staff niet, dus die ziet Lifetime spend zoals voorheen: alleen afgeronde afspraken, en zo staat het er ook bij.

Een eigenaar kan het voor Staff aanzetten op de pagina Role permissions, waar je via de pagina Team komt. Daarmee krijgt die rol ook toegang tot je omzet en rapporten, dus zie het als een beslissing over je hele administratie.

Een plek voor het postadres

Klanten hebben nu een Postal address. Het vak staat op het formulier dat je opent met Add client op de pagina Clients, en in Client details op het profiel. Het is één vak, dus de notatie van elk land past erin. Na het opslaan staat het bovenaan het profiel, bij het telefoonnummer en e-mailadres.

Het adres gaat mee met de rest van de gegevens:

• Import data leest één kolom Address, of losse kolommen voor straat, wijk, plaats, provincie, postcode en land, en voegt die samen tot één adres.
• Een rij met alleen een provincie of een land krijgt geen adres. Staat de plaats al in de kolom Address, dan wordt die niet nog een keer toegevoegd.
• Export CSV op de pagina Clients eindigt nu met een kolom Address, dus elke kolom die je al had blijft op zijn plek.
• Export data (JSON), onder Privacy & data op het profiel, neemt het ook mee.

Notities die blijven staan

Stel dat je een allergie in Notes typte toen je een klant voor het eerst toevoegde. Sla je nu zijn Client details op, dan blijft die notitie precies zoals hij was.

Die notitie staat in het Record, de kaart onder Client details. Het is de oudste invoer, dus je vindt hem onderaan Full history. Bij Client details staat nu ook waar het voor is: Keep their contact details and address up to date.

Wil je iets nieuws toevoegen, gebruik dan Add to record. Alles wat is opgeslagen als Allergy or reaction, of is vastgepind, staat altijd onder Read first. De notitie van de dag dat je de klant toevoegde is een gewone Note en kan niet worden vastgepind. Gaat het om een allergie, voeg die dan nog een keer toe als Allergy or reaction.

Een profiel hoort antwoord te geven op de vraag waarvoor je het opende, zonder je voor de rest ergens anders heen te sturen.

Waar je het vindt

Open Clients en kies een klant. Voor eigenaren en admins hoeft er niets aan. Stap je over van een ander systeem, dan haalt Import data nu ook de adressen uit je bestand.