Klanten inchecken, boekingen aanpassen en tijd blokkeren vanuit je agenda
Markeer vanuit de agenda dat een klant er is, verander de dienst, duur of prijs van een boeking nadat die gemaakt is, en blokkeer een hele week verlof als één invoer. Restaurants kunnen bij telefonische boekingen het aantal gasten en een tafel invullen, en logins voor de receptie kunnen boeken als jij dat toestaat.
Het grootste deel van een werkdag speelt zich af in de agenda. Een klant loopt binnen. Even bijknippen wordt knippen en kleuren. Iemand heeft volgende week vrij nodig. Deze update gaat over die momenten.
Klanten inchecken vanuit de agenda
Komt een klant binnen, tik dan in de Calendar op zijn boeking en druk op Check in. Het paneel toont dan Checked in met de tijd. Met Undo check-in draai je een verkeerde tik terug.
De agenda laat nu zien wie er al is. In de weergave Day staat een klein vinkje voor de tijd en de naam, en in de weergave Week staat Checked in op de boeking. Dezelfde knoppen vind je op de kaart Actions als je de boeking opent met Full details.
Inchecken legt alleen de tijd vast. Het verandert de status niet, mailt de klant niet en raakt geen aanbetaling aan. Tikken twee mensen erop, dan blijft de eerste tijd staan. Het werkt bij boekingen die in afwachting, bevestigd of afgerond zijn, maar niet bij geannuleerde boekingen of no-shows.
Een boeking aanpassen nadat die gemaakt is
Plannen veranderen zodra de klant in de stoel zit. Een massage loopt uit, of je spreekt op de dag zelf een nieuwe prijs af. Open de boeking met Full details en druk op Edit booking op de kaart Actions. Je kunt dit aanpassen:
- Service. Die neemt zijn eigen duur en prijs mee, dezelfde prijs die een nieuwe boeking zou krijgen.
- Length (minutes). Het formulier toont de nieuwe eindtijd.
- Service price. De prijs vóór een eventuele korting, zonder extra's.
De begintijd, de medewerker en de klant blijven hetzelfde. Wil je een boeking verplaatsen, gebruik dan Reschedule.
Extra's blijven op de rekening staan. Een korting in procenten wordt opnieuw berekend over de nieuwe prijs, en een vast bedrag korting blijft gelijk. Je ziet het nieuwe totaal voordat je opslaat, en dat kan nooit lager uitkomen dan wat de klant al heeft betaald.
Loopt de wijziging door in de volgende boeking van die persoon, in geblokkeerde tijd, een pauze of de sluitingstijd, dan krijg je eerst een waarschuwing. Druk op Save anyway als dat goed is. Bij een ruimte of tafel ligt dat anders. Is die op dat moment al bezet door een andere boeking, dan wordt de wijziging geweigerd.
Elke aanpassing zet een regel in de Internal notes van de boeking, met wat er veranderd is en wie het deed. Een gekoppelde Google Calendar wordt ook bijgewerkt. De klant krijgt geen e-mail, dus laat het hem weten als de prijs is veranderd.
Edit booking staat bij boekingen die in afwachting of bevestigd zijn, maar niet zolang er nog online een aanbetaling wordt betaald. Om zelf een prijs in te typen, heeft een rol ook het recht Refund orders nodig.
Een hele periode in één keer blokkeren
De kaart Blocked times onder de agenda heeft nu een First day en een Last day. Kies bij Who één persoon of Everyone, en druk op Block time.
- Vink All day aan om hele dagen te blokkeren, van middernacht tot middernacht, in de tijdzone van je bedrijf.
- Of stel From en To in. Het blok loopt dan van de From-tijd op de eerste dag tot de To-tijd op de laatste dag, de nachten inbegrepen.
- Eén invoer kan tot een jaar beslaan.
Hoe lang het ook is, het blijft één invoer, en met één keer Remove krijg je alle dagen terug. Klanten kunnen die tijd niet online boeken. De agenda toont elke dag als geblokkeerd in de weergaven Day en Week. Die dagen kun je niet verslepen, dus wil je de data veranderen, verwijder de invoer dan en voeg hem opnieuw toe.
Restaurants: aantal gasten en een tafel bij telefonische boekingen
Belt er een gast, boek hem dan in via New booking, of sleep over de agenda en kies Book a reservation. Voor restaurants vraagt het formulier nu om de Party size. Die begint op 2, net als op je boekingspagina. Andere soorten bedrijven zien hetzelfde formulier als voorheen.
Heeft de dienst een tafel nodig, dan hangen de aangeboden tijden af van het gezelschap. Stel dat om zeven uur elke tafel voor vier bezet is, maar dat er nog een tafel voor twee vrij is. Dan wordt zeven uur wel aan een stel aangeboden, maar niet aan een groep van vier.
Er verschijnt ook een lijst Table. Die toont alleen de tafels die bij die dienst horen, en een tafel die te klein is voor het gezelschap kun je niet kiezen. Laat je hem op Any table that fits staan, dan krijgt het gezelschap de kleinste vrije tafel waar iedereen aan past. Is de tafel die je kiest op dat moment bezet, dan krijgen ze in plaats daarvan de kleinste vrije tafel die past.
Logins voor de receptie die kunnen boeken
Iemand aan je receptie neemt misschien de hele dag boekingen aan, maar heeft de rest van de admin niet nodig. Zo stel je dat in.
Ga naar Team. Vul onder Who can sign in het onderdeel Give someone a login in, kies de rol Staff en druk op Add login. Open daarna Role permissions, zet Edit the calendar aan voor Staff en druk op Save changes. Staff ziet standaard alleen de eigen afspraken, dus meestal wil je See everyone's calendar ook aanzetten. Alleen de eigenaar kan dit veranderen, en elke schakelaar geldt voor iedereen met die rol.
Een Staff-login met Edit the calendar kan klanten die bellen inboeken, boekingen verslepen en verzetten, tijd blokkeren, klanten inchecken en boekingen aanpassen. Het werkt ook andersom. Zet je het uit voor een rol, Admin inbegrepen, dan kan die rol de agenda niet meer wijzigen.
Een login zonder dit recht ziet View only in de agenda, en in het boekingspaneel verdwijnen de knoppen die hij niet kan gebruiken. De pagina New booking legt uit waarom hij niet kan boeken, en aan wie hij het kan vragen.
Je agenda hoort te laten zien wat er echt in de zaak gebeurt, niet alleen wat er vorige week gepland was.
Afgezien van die schakelaars voor rollen hoef je niets nieuws in te stellen. Loopt de volgende klant binnen, tik dan op zijn boeking en druk op Check in.
