Klanten in een andere tijdzone boeken, met beide klokken duidelijk aangegeven

Stel, je hebt een huidkliniek met korte videoconsulten. Een nieuwe klant vindt je vanuit het buitenland en boekt er een op dinsdag om negen uur. Staat er nergens op de pagina wiens dinsdag of wiens negen uur het is, dan leest hij het af op zijn eigen klok. Dat is heel logisch. Zo komt het ook dat mensen uren te vroeg inloggen, of een dag te laat.

Dezelfde vraag speelt bij iemand die vóór een reis alvast boekt: een massage, knippen en kleuren, of een tafel in de week dat hij aankomt. Daar geeft Bookatu nu antwoord op.

Eén regel bepaalt welke klok eerst komt

Boekt een klant via je boekingspagina of je Website widget, dan noteert Bookatu op welke tijdzone zijn telefoon of computer staat. Bookatu bewaart die bij de boeking, zodat latere e-mails en herinneringen ermee kunnen werken. Daarna bepaalt één regel welke klok eerst komt.

• Bij videogesprekken komt de klok van de klant eerst, want hij zit straks in zijn eigen tijdzone. Dat geldt voor elke dienst waarbij de schakelaar Online / video call aan staat, en voor elke boeking met een videolink.
• Bij een bezoek op locatie komt jouw klok eerst, want dan staat hij straks bij jou. Zijn eigen klok komt op de tweede plaats, zodat hij zijn reis kan plannen.
• Geven beide klokken dezelfde tijd aan, of weet Bookatu niet waar de klant is, dan ziet hij alleen jouw klok, nog steeds met de tijdzone erbij.

Dat laatste geldt ook voor boekingen die je zelf in de admin invoert. Bookatu kent de tijdzone van een klant alleen als hij via je boekingspagina of je Website widget boekt.

Wat de klant ziet tijdens het boeken

Neem op je boekingspagina een dienst waarbij Online / video call aan staat. Loopt de klok van de klant anders dan de jouwe, dan staat de hele stap met datum en tijd op zijn klok. De dagen beginnen bij vandaag op zijn klok, en de tijden zijn de tijden waar hij is. Erboven staat de melding "Tijden weergegeven in jouw tijd", met zijn stad en tijdzone. Het overzicht aan het eind toont eerst zijn dag en tijd, en daarna hetzelfde moment in jouw stad.

Bij een bezoek op locatie blijven de tijden op jouw klok, want dat is de klok die bij jou aan de muur hangt als hij binnenkomt. De melding erboven noemt jouw stad. Staat zijn telefoon of computer op een andere klok, dan veranderen er twee dingen. De melding vraagt hem de tijd even goed te controleren. En zodra hij een tijd kiest, rekent een regel eronder het voor hem uit: jouw tijd, en hoe laat dat op zijn klok is.

Wat er in zijn inbox komt

De bevestigingsmail volgt dezelfde regel. Bij de hoofdtijd staat de tijdzone. Verschillen de twee klokken, dan geeft een rustigere regel eronder hetzelfde moment op de andere klok, met de stad erbij. De herinnering doet hetzelfde, met de tijd in grote letters. Een herinnering per sms noemt één tijd met de tijdzone erbij, zodat hij kort blijft.

Bij de bevestiging zit ook een agendabestand, dat zijn agenda laat zien op de klok waarop zijn telefoon staat. De knop Mijn afspraak beheren in die e-mail opent zijn boeking. Opent hij die op weer een andere klok, bijvoorbeeld tijdens een tussenstop, dan zet de pagina er een regel bij met de tijd op de plek waar hij op dat moment is.

Wat jij ziet

De Calendar en de rest van je admin laten je eigen klok zien. Heeft een klant geboekt vanaf een klok die anders loopt, dan krijg je één extra regel.

Open de boeking en kijk onder Booking details. Onder Date en Start time zie je Client's time, met de dag, tijd, tijdzone en stad van de klant. Ook de e-mail New booking die je krijgt als een klant online boekt, heeft een regel Client's time. Stuurt de klant een bericht om een tijd te checken, dan kun je antwoorden in zijn tijd, zonder te hoeven rekenen.

Telefoonnummers uit het buitenland

Klanten in het buitenland typen hun nummer zoals ze dat thuis zouden doen, meestal zonder landcode. Bookatu leest het nu ook met het land waar hun tijdzone naar wijst. Een nummer dat geschreven is zoals dat in dat land gebruikelijk is, wordt opgeslagen met de landcode van dat land.

Voor je klanten in eigen land verandert er niets. Een nummer dat geschreven is zoals dat in jouw land gebruikelijk is, wordt gelezen zoals altijd. Een vaste klant die op reis boekt, houdt zijn gewone nummer. En een nummer dat met een plus en een landcode is ingetypt, houdt de landcode waarmee het is ingetypt.

Nummers die je zelf intypt in het veld Phone van een klant, worden eerst gelezen met je eigen land. Begin een buitenlands nummer dus met een plus en de landcode.

Als een boeking verzet wordt

De klant hoort het nu als zijn boeking verzet wordt. Het maakt niet uit wie dat doet: jij in de Calendar, of de klant vanuit zijn boeking. Hij krijgt een e-mail met bovenaan Boeking verzet. Daarin staat de nieuwe tijd volgens dezelfde regel als in zijn bevestiging, en de oude tijd bij Eerder. Er zit een nieuw agendabestand bij. Dat hoort bij dezelfde boeking die hij al had opgeslagen, zodat zijn agenda die afspraak kan bijwerken in plaats van er een tweede bij te zetten.

Ook de herinneringen beginnen opnieuw. Ging er al een uit voor de oude tijd, dan volgt er een nieuwe voor de nieuwe tijd. Alleen een echte verplaatsing stuurt de e-mail. Verander je alleen wie de afspraak doet, of hoe lang die duurt, dan krijgt de klant geen e-mail.

Verzet een klant zelf een videogesprek, dan staan de nieuwe tijden op zijn eigen klok. Voordat er iets verandert, ziet hij de nieuwe tijd op beide klokken. De boeking wordt pas verzet als hij dat bevestigt.

Jij houdt jouw klok. De klant krijgt de zijne. Het label laat zien welke welke is.

Twee dingen om na te lopen

• Je Country code en Timezone in Settings, onder Region & currency. Zowel je klok als het lezen van lokale telefoonnummers begint daar.
• De schakelaar Online / video call bij elke dienst die je via video doet. Die zet de klok van de klant op de eerste plaats.

Verder hoef je niets aan te zetten. De volgende klant die vanuit een andere tijdzone boekt, ziet een tijd die hij in één oogopslag kan lezen. En jij ziet zijn tijd naast de jouwe.