Je wachtlijst hoort nu van meer dan alleen annuleringen

Een gat in je dag kan door meer ontstaan dan een annulering. Een klant verzet zijn boeking naar donderdag. Iemand boekt online en betaalt de aanbetaling nooit. Een klant belt dat het vanmiddag niet lukt, en jij markeert een no-show. Tot nu toe stuurde alleen een annulering vanzelf aanbiedingen naar je wachtlijst. Nu doen al deze dingen dat.

Vier manieren waarop vrijgekomen tijd je lijst bereikt

In deze gevallen biedt Bookatu de tijd aan je wachtlijst aan:

• Een boeking wordt geannuleerd, door jou, je team of de klant.
• Een boeking wordt verzet, door jou of door de klant online. Ook een boeking op dezelfde tijd naar een ander teamlid verplaatsen telt mee.
• De aanbetaling van een online boeking wordt nooit betaald. Eén keer per dag geeft Bookatu deze onbetaalde reserveringen vrij.
• Je tikt op Mark no-show voordat de afspraak begint.

Voor elke vrije plek zoekt Bookatu naar wachtende klanten die om die dienst vroegen, of om welke dienst dan ook. Gaven ze data op, dan moet de dag daarbinnen vallen. Bookatu zet ze op volgorde van wat ze bij je hebben besteed, en bij een gelijke stand gaat wie het langst wacht voor. Maximaal vijf van hen krijgen de plek per e-mail, met een link om hem met één tik te claimen. Klanten die hebben ingestemd met sms'jes krijgen hem ook per sms, als sms is ingesteld en het in je plan zit. De link werkt maximaal zes uur, en wie de tijd als eerste claimt, krijgt hem.

Alleen plekken die een klant echt kan boeken

Voordat er iets wordt verstuurd, controleert Bookatu de vrijgekomen tijd zoals je boekingspagina dat zou doen. Die moet nog in de toekomst liggen, binnen je openingstijden vallen en helemaal vrij zijn. Die moet ook passen bij je instellingen Minimum notice en Book up to, onder Settings, Booking rules. Een boeking die een kwartier later is gezet, beslaat nog een deel van de oude tijd, dus dan krijgt niemand bericht.

Een plek binnen je Minimum notice wordt dus niet aangeboden, want niemand zou die op je pagina kunnen boeken. Automatische aanbiedingen gelden ook alleen voor individuele afspraken, niet voor plekken in een groepsles.

Meer dan één kans voor elke klant

Een klant die een plek niet neemt, blijft nu op de lijst staan voor de volgende. Dat geldt ook voor een klant die net te laat tikte, vlak nadat iemand anders de plek had geclaimd. Elke klant krijgt maximaal 3 automatische aanbiedingen, en nooit twee keer dezelfde plek.

Op de pagina Waitlist toont de kaart van de klant een badge zoals Offered 1 of 3, en wanneer de laatste plek is verstuurd. Na de derde staat er automatic offers used up. Je kunt nog steeds op Offer a slot tikken om de klant zelf een bericht te sturen, en die berichten tellen niet mee voor de 3.

Automatische aanbiedingen per e-mail en sms noemen nu naast de datum ook de tijd, met je tijdzone erbij.

Een lijst die zichzelf opruimt

Een klant blijft op de lijst tot hij boekt of tot zijn laatste datum voorbij is. Na die datum verdwijnt hij van de pagina Waitlist en krijgt hij geen aanbiedingen meer.

Bookatu koppelt elke wachtende klant ook aan je klantenlijst, eerst via e-mail en daarna via telefoonnummer. Vaste klanten die zich via je openbare formulier aanmelden, tonen nu dus hun lifetime-badge, en wat ze hebben besteed telt mee als er een plek wordt aangeboden.

Heeft een gekoppelde klant eenmaal een bevestigde boeking voor de dienst waar hij om vroeg, binnen zijn data, dan gaat hij als geboekt van de lijst. Vroeg hij om welke dienst dan ook, dan telt elke boeking, en het maakt niet uit wie die heeft gemaakt. Een boeking die nog op de aanbetaling wacht, telt pas als die betaald is. Mark booked en Remove werken zoals voorheen.

Herhaalboekingen die in je agenda kijken

Een vaste reeks boekt meerdere bezoeken tegelijk, dus een botsing zie je makkelijk over het hoofd. Je zet er een op via de kaart See you again? bij een boeking, of door Repeat this appointment aan te vinken op de pagina New booking. Allebei controleren ze nu elk herhaalbezoek tegen je openingstijden en pauzes, gesloten dagen, de vrije dagen van het teamlid, geblokkeerde tijd, andere boekingen en de marge die je daartussen aanhoudt, en vrije ruimtes.

Daarna kies je wat er met een botsing gebeurt, onder If a visit clashes op de kaart of If a repeat clashes op het formulier:

• Book it anyway and flag it. Dit is de standaard, omdat je deze tijden bewust kiest. Het bezoek toont Booked, clashes, met de reden erbij. De enige uitzondering is een bezoek dat op precies dezelfde tijd begint als een andere boeking bij hetzelfde teamlid. Die datum wordt overgeslagen.
• Skip it. De datum wordt weggelaten, en de lijst zegt waarom.

De redenen zijn helder, zoals Closed that day of No free room then. De samenvatting vraagt je ook om gemarkeerde bezoeken in de agenda na te kijken.

Een hele reeks in één keer wijzigen

Elk bezoek dat de reeks boekte, heeft een kaart Part of a standing series. Daarop staan nu:

• End the series after this appointment. Latere bezoeken worden geannuleerd en de reeks stopt.
• Cancel all remaining appointments. Elk bezoek dat nog moet komen wordt geannuleerd, ook als je begint vanuit een eerdere boeking.
• Change the time of upcoming appointments. Kies een New time en daarna This appointment and the later ones of Every upcoming appointment. De data blijven hetzelfde, en de klant hoort elke nieuwe tijd.

Bij een verplaatsing heet de keuze bij een botsing Move it anyway and flag it of Leave it where it is. Bij stoppen of annuleren vraagt Bookatu je eerst om te bevestigen. Elke vrijgekomen tijd gaat naar je wachtlijst, met dezelfde regels als elke andere vrije plek.

De woorden passen zich aan je soort bedrijf aan, dus misschien zie je session, class of reservation in plaats van appointment. Alleen rollen waarbij Edit the calendar aan staat, onder Team, Role permissions, zien deze knoppen.

Een gat in de agenda is pas verloren als niemand ervan hoort.

Wat je nu doet

Je hoeft niets nieuws aan te zetten. Sommige klanten die vóór deze wijziging een aanbod kregen, kunnen weer op je pagina Waitlist verschijnen. Zij kunnen opnieuw plekken aangeboden krijgen, want een aanbod haalt niemand meer van de lijst. Tik op Remove bij iedereen die geen plek meer nodig heeft.