Kies wie welke dienst doet, en geef iedereen eigen werktijden
Beperk een dienst tot de mensen die hem echt doen, vanuit de dienst of vanuit de persoon. Geef iedereen in je team een eigen werkweek, met een pauze als die er is. En zet een foto op elke kaart, zodat klanten zien bij wie ze boeken.
In de meeste teams is niet iedereen inwisselbaar. Je kleurspecialist doet de kleuringen, je nieuwste stylist doet nog geen extensions, en een van je therapeuten werkt op donderdag tot laat. Je boekingspagina hoort dat te weten, zodat niemand wordt aangeboden voor een dienst die hij niet doet, of op een tijd dat hij er niet is.
Kies wie een dienst doet
Open Services in je admin en tik op een dienst om hem te bewerken. Afhankelijk van je soort bedrijf kan dat menu-item bij jou anders heten, zoals Treatments, Sessions of Classes. Net boven de schakelaar Available online staat een nieuwe vraag, Who can do this service:
- Everyone on the team. Iedereen die boekingen aanneemt, ook mensen die je later toevoegt. Nieuwe diensten beginnen hiermee.
- Only the people I choose. Vink aan wie de dienst doet, en klanten die online boeken krijgen alleen die mensen aangeboden.
Tik daarna op Save changes. Vink je niemand aan, dan vraagt het formulier je om minstens één persoon te kiezen, of Everyone. Diensten die als groep op vaste tijden plaatsvinden, en add-ons, hebben deze vraag niet. Een groepsles wordt gegeven door wie er bij die sessie staat ingepland, en een add-on wordt altijd samen met iets anders geboekt.
Of kies vanuit de persoon
Open Team, tik op het potloodje op iemands kaart en vink onder Services this person does aan wat diegene doet. Handig als er iemand bij komt, of als iemand een nieuwe behandeling leert.
Vink je een dienst uit die iedereen doet, dan blijft die voor de rest van het team gewoon staan. Wat de kaart niet doet, is een dienst achterlaten zonder iemand die er boekingen voor aanneemt. Zou een wijziging dat doen, dan noemt de kaart die dienst en vraagt je om eerst bij de dienst zelf te kiezen wie hem doet, of hem aangevinkt te laten. Er wordt niets op de kaart opgeslagen voordat dat is opgelost.
Heeft een dienst eenmaal een eigen lijst, dan staat iemand die je later toevoegt daar pas op als je de dienst op zijn kaart aanvinkt, of hem bij de dienst kiest. Op de kaart van een nieuwe persoon is elke dienst die iedereen doet al aangevinkt.
In één oogopslag zien wie wat doet
In de lijst Services heeft een dienst die beperkt is tot een paar mensen een label dat begint met Only, gevolgd door hun namen. Kan niemand op die lijst nog geboekt worden, bijvoorbeeld omdat ze allemaal uit het team zijn gehaald, dan staat er Nobody bookable. Op de pagina Team staat op elke kaart All services, of een telling zoals 3 of 8 services. Wie een eigen week heeft, krijgt een badge Own hours.
Geef iedereen eigen uren
Open iemands kaart en je ziet nu naast Working hours een schakelaar Own hours. Staat die uit, dan wordt die persoon zoals voorheen geboekt binnen de openingstijden van het bedrijf, op de dagen die zijn aangevinkt. Zet je hem aan, dan worden de vinkjes per dag een volledige week, in dezelfde editor die je in Settings gebruikt voor Opening hours.
De week begint met de openingstijden van het bedrijf op de dagen die diegene al werkt, dus je past alleen aan wat anders is. Elke dag heeft een eigen schakelaar Open, een begin- en eindtijd, en met Copy zet je de uren van één dag op andere dagen. De dagen die je aanzet, worden de werkdagen van die persoon.
Op die dagen vervangen hun uren die van het bedrijf. Iemand kan beginnen voordat je opengaat, doorwerken na sluitingstijd, of werken op een dag dat je normaal dicht bent, en de tijden van de anderen blijven gewoon staan. Pas je later je Opening hours aan, dan blijft hun week zoals hij is.
Eén pauze per dag
Tik bij een open dag op + Break om er een toe te voegen. Die staat er als Closed tussen twee tijden. Gaat het bedrijf dicht voor de lunch, dan begint hun week met dezelfde pauze, die je alleen voor hen kunt verschuiven of weghalen. Je boekingspagina biedt geen tijd aan die erin doorloopt. Klopt een pauze niet, dan staat bij die dag wat er mis is en hoe je het oplost, en de kaart slaat pas op als dat gebeurd is. Zet Own hours uit om iemand weer op de uren van het bedrijf te zetten.
Waar hun uren meetellen
Hier worden hun eigen uren gebruikt:
- Je boekingspagina. Hun tijden beginnen op hun eigen begintijd en lopen op in stappen van je Slot interval in Settings. Bij 30 minuten geeft een begin om 9:15 de tijden 9:15, 9:45 enzovoort.
- De laatste controle als een klant boekt, zodat een tijd in hun pauze wordt geweigerd.
- De tijden die worden voorgesteld als jij of je team een klant inboekt vanuit de admin.
- Tools en AI-assistenten die je aan Bookatu koppelt.
Inwerktijd, ruimtes en geblokkeerde tijd werken binnen hun uren zoals altijd. Eenmalige wijzigingen gaan nog steeds voor. Sleep je in de agenda de uren van het bedrijf voor één datum en pas je dat alleen op die dag toe, dan wordt iedereen op die datum binnen die uren geboekt.
Een gezicht bij elke naam
De kaart heeft ook een veld Photo. Tik op Choose file of sleep er een foto in. Het vak vraagt om een vierkante foto van ongeveer 400 × 400, als PNG, JPG of WEBP van maximaal 5 MB. Grote foto's worden voor je verkleind. De foto wordt samen met de rest van de kaart opgeslagen.
Klanten zien de foto in het teamgedeelte van je homepage, met de naam, functie en korte bio van elke persoon. Op je boekingspagina zien ze hem opnieuw als ze kiezen bij wie ze boeken. Wie geen foto heeft, krijgt zijn initialen op zijn agendakleur.
Wil je het teamgedeelte verbergen, zet dan Team uit onder What customers see in Settings en tik op Save visibility. Zie je een foto die je eerder had toegevoegd niet staan, voeg hem dan opnieuw toe.
Een klant hoort alleen iemand aangeboden te krijgen die de dienst doet, op een tijd dat die persoon er echt is.
Om te veranderen wie wat doet, of iemands eigen uren, heb je het recht Manage the business nodig. Eigenaren en admins hebben dat vanaf het begin. Je hoeft niet alles in één keer in te stellen. Begin met wat aan de balie het meeste gedoe geeft.
