Se bookingene dine i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar

Bookingene dine bor i Bookatu. Resten av dagen bor i kalenderen på telefonen: leveringen på skolen, besøket fra leverandøren, tannlegen. Den nye Calendar sync-siden legger bookingene dine inn i den kalenderen også, på alle enhetene du bruker.

To veier inn

Den ene er en privat lenke som du legger inn én gang i Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar eller Google Calendar. Den andre er for Google-brukere: koble Google Calendar direkte til, så legger Bookatu nye bookinger inn der. I Google bruker du enten det ene eller det andre, ellers vises hver booking to ganger. Gruppetimer og workshops er ikke med i noen av dem.

Hvor du finner det

• Settings: Calendar sync står under Grow.
• Team-siden: når du redigerer et teammedlem, lenker Google Calendar-delen dit.
• Bookinglisten: ansatte finner en Calendar sync-knapp øverst, ved siden av Calendar og New booking. I en salong, et spa eller en klinikk heter denne listen Appointments.

Alle som kan logge inn i adminen din, kan åpne den. Pålogginger med rollen Trainee holder seg til sjekklisten sin.

Din egen kalenderlenke

Under Your calendar trykker du på Create my calendar link. Den nye lenken vises bare én gang, så kopier den med en gang. Bookatu lagrer bare et fingeravtrykk av den, ikke selve lenken, så den kan ikke vises igjen. Mister du den, trykker du på Get a new link. Legg den så inn i kalenderappen din:

• iPhone, iPad eller Mac: trykk på Open in Apple Calendar når lenken dukker opp. Eller åpne Kalender på en Mac, velg Arkiv og så Nytt kalenderabonnement, og lim inn lenken.
• Google Calendar: på en datamaskin klikker du på + ved siden av Andre kalendere, velger Fra nettadresse og limer inn lenken. Den vises på telefonen også.
• Outlook og Microsoft 365: i Outlook på nettet velger du Legg til kalender og så Abonner fra nettet, og limer inn lenken.

Kalenderen din viser da bookingene dine fra de siste sju dagene og 180 dager fram, med blokkert tid og eventuelle stengninger for hele bedriften. En booking som venter på bekreftelse, er merket som foreløpig. Avbestilte bookinger og no-shows forsvinner. Flyttes en booking, eller gis den videre til en kollega, følger kalenderen etter.

Google og Outlook sjekker en lenke de abonnerer på, for endringer med noen timers mellomrom, så det kan ta litt tid før en ny booking dukker opp.

Hva lenken forteller om kundene dine

En kalenderapp kopierer det den inneholder, til alle enheter og kontoer den synkroniserer med. Derfor sier lenken så lite som mulig: tjenesten og kundens fornavn. Ikke etternavn, e-post, telefonnummer, notater eller pris. Hver booking har også referansen sin og en lenke til den i Bookatu, som bare åpnes for noen som er logget inn i adminen din.

Hold lenken for deg selv

Alle som har lenken, kan lese den kalenderen, så behandle den som et passord. Kommer den på avveie, trykker du på Get a new link, så slutter den gamle å virke med en gang. For å stoppe den helt trykker du på Turn off og bekrefter med Yes, turn it off. Kalendere som bruker den lenken, slutter å oppdateres.

Siden viser også når hver lenke ble laget, og når en kalenderapp sist hentet den. Når du fjerner noen fra teamet, slutter lenken til den personen også å virke.

Koble til din egen Google Calendar

Bruker du Google til alt, kan du hoppe over lenken. I den samme Your calendar-delen trykker du på Connect my Google Calendar og logger inn hos Google. Du kommer rett tilbake til Calendar sync. Fra da av havner nye bookinger i hovedkalenderen din i Google, med en gang, eller når depositumet er betalt hvis bookingen krever det. Når en booking får ny tid eller avbestilles, flytter eller fjerner Bookatu den.

Ansatte kan nå gjøre dette selv, men bare for sin egen kalender. Å koble til kalenderen til en kollega skjer fortsatt på Team-siden og krever Manage the business, som eiere og administratorer har som standard. Disconnect fjerner tilkoblingen din og trekker også tilbake Bookatus tilgang hos Google.

Det går én vei

Begge valgene sender bookinger fra Bookatu til kalenderen din. Ingenting går tilbake. Legger du inn en tannlegetime i Google, ser ikke Bookatu den, og den tiden kan fortsatt bookes. Å flytte eller slette en hendelse i kalenderappen endrer heller ikke bookingen. Tid du ikke kan jobbe, må fortsatt blokkeres i Bookatu, med Block time på Calendar-siden. For å blokkere tid trengs Edit the calendar i Role permissions, som eiere og administratorer har som standard.

Hvem som ser hva

Calendar sync følger Role permissions, som eieren stiller inn fra Team-siden. To innstillinger avgjør det meste: See everyone's calendar og Manage the business. Eiere og administratorer har begge som standard. Staff har ingen av dem.

• Alle tar seg av sin egen lenke og sin egen Google-tilkobling.
• Whole business-delen krever begge innstillingene. Lenken der samler bookingene og den blokkerte tiden til hele teamet i én kalender, og viser hvem hver booking er hos. Den passer fint på en skjerm i resepsjonen.
• Team links-delen krever også begge. Lag en lenke for noen uten pålogging, eller slå av en som har kommet på avveie. Hver rad viser om den personen har koblet til Google.

Dashboard og bookinglisten følger også Role permissions. Uten See everyone's calendar ser en person bare sine egne bookinger. Uten See analytics & earnings ser personen ingen penger: ingen omsetning, ingen priser, ingen inntektsgraf. Nedlasting av rapporter, produkter og lager krever Export data.

Lenken har akkurat nok til at du kjenner igjen en booking med ett blikk. Alt annet blir liggende bak innloggingen din.

For å prøve det åpner du Calendar sync, trykker på Create my calendar link og legger lenken inn på telefonen. Driver du bedriften, trykker du også på Create the business link, under Whole business, til resepsjonen.