Sjekk inn kunder, endre bookinger og blokker fri rett fra kalenderen

Det meste av en arbeidsdag skjer i kalenderen. En kunde kommer inn døra. En stuss blir til klipp og farge. Noen trenger fri neste uke. Denne oppdateringen handler om de øyeblikkene.

Sjekk inn kunder fra kalenderen

Når en kunde kommer, trykker du på bookingen på Calendar-siden og så på Check in. Panelet viser da Checked in og klokkeslettet. Undo check-in fjerner et feiltrykk.

Kalenderen viser nå hvem som har kommet. I Day-visningen kommer det en liten hake foran tid og navn, og i Week-visningen står det Checked in på bookingen. De samme knappene finner du i Actions-kortet når du åpner bookingen med Full details.

Innsjekkingen noterer bare klokkeslettet. Den endrer ikke status, sender ikke e-post til kunden og rører ikke et depositum. Trykker to personer på den, blir det første klokkeslettet stående. Den virker på ventende, bekreftede og fullførte bookinger, men ikke på avlyste bookinger eller no-shows.

Endre en booking etter at den er laget

Planer endrer seg når kunden først sitter i stolen. En massasje tar lengre tid, eller dere blir enige om en ny pris der og da. Åpne bookingen med Full details og trykk på Edit booking i Actions-kortet. Du kan endre:

• Service. Den tar med seg sin egen lengde og pris, den samme prisen en ny booking ville fått.
• Length (minutes). Skjemaet viser det nye sluttidspunktet.
• Service price. Prisen før eventuell rabatt, uten tillegg.

Starttiden, personen og kunden blir stående. For å flytte en booking bruker du Reschedule.

Tillegg blir stående på regningen. En rabatt i prosent regnes ut på nytt fra den nye prisen, og et fast avslag forblir det samme. Du ser den nye totalen før du lagrer, og den kan aldri bli lavere enn det kunden allerede har betalt.

Går endringen inn i personens neste booking, blokkert tid, en pause eller stengetid, får du en advarsel først. Trykk på Save anyway hvis det er greit. Et rom eller et bord er noe annet. Har en annen booking det allerede på det tidspunktet, blir endringen avvist.

Hver endring legger til en linje i Internal notes på bookingen, med hva som ble endret og hvem som gjorde det. En tilkoblet Google Calendar oppdateres også. Kunden får ingen e-post, så si fra hvis prisen er endret.

Edit booking finnes på ventende og bekreftede bookinger, men ikke mens et depositum fortsatt er i ferd med å bli betalt på nett. For å skrive inn en egen pris trenger en rolle også tillatelsen Refund orders.

Blokker en hel periode med fri på én gang

Kortet Blocked times under kalenderen har nå First day og Last day. Velg Who (én person eller Everyone) og trykk på Block time.

• Huk av for All day for å blokkere hele døgn, fra midnatt til midnatt, i bedriftens tidssone.
• Eller fyll inn From og To. Blokkeringen går fra From-tiden den første dagen til To-tiden den siste, nettene inkludert.
• Én oppføring kan dekke opptil ett år.

Uansett hvor lang den er, er det én oppføring, og ett trykk på Remove gir deg alle dagene tilbake. Kundene kan ikke booke den tiden på nett. Kalenderen viser hver dag som blokkert i Day- og Week-visningen. De dagene kan ikke dras, så vil du endre datoene, fjerner du oppføringen og legger den inn på nytt.

Restauranter: antall gjester og bord på telefonbookinger

Når en gjest ringer, booker du fra New booking, eller drar over kalenderen og velger Book a reservation. For restauranter spør skjemaet nå om Party size. Feltet starter på 2, som på bookingsiden din. Andre typer bedrifter ser det samme skjemaet som før.

Trenger tjenesten et bord, følger tidene som tilbys, størrelsen på selskapet. Si at alle bord som er store nok til fire, er opptatt klokka sju, men at et bord for to er ledig. Da tilbys klokka sju til et par, men ikke til et selskap på fire.

En Table-liste dukker også opp. Den viser bare bordene den tjenesten bruker, og et bord som er for lite for selskapet, kan ikke velges. La den stå på Any table that fits, så får selskapet det minste ledige bordet de får plass ved. Er bordet du velger, opptatt på det tidspunktet, får de i stedet det minste ledige bordet som passer.

Pålogginger for resepsjonen som kan booke

En i resepsjonen tar kanskje imot bookinger hele dagen, men trenger ikke resten av adminen. Slik setter du det opp.

Gå til Team. Under Who can sign in fyller du ut Give someone a login, velger rollen Staff og trykker på Add login. Åpne så Role permissions, slå på Edit the calendar for Staff, og trykk på Save changes. Staff ser bare sine egne avtaler som standard, så som regel vil du også slå på See everyone's calendar. Bare eieren kan endre dette, og hver bryter gjelder alle med den rollen.

En Staff-pålogging med Edit the calendar kan booke kunder som ringer, flytte bookinger og gi dem ny tid, blokkere tid, sjekke inn kunder og redigere bookinger. Det virker motsatt vei også. Slår du den av for en rolle, Admin inkludert, kan den rollen ikke lenger endre kalenderen.

En pålogging uten den ser View only i kalenderen, og bookingpanelet viser ikke knappene den ikke kan bruke. New booking-siden forklarer hvorfor den ikke kan booke, og hvem den kan spørre.

Kalenderen din skal vise det som faktisk skjer i lokalet, ikke bare det som var planlagt forrige uke.

Bortsett fra de rollebryterne er det ingenting nytt å sette opp. Neste gang en kunde kommer inn døra, trykker du på bookingen og på Check in.