Ventelisten din får nå beskjed om mer enn avbestillinger

Et hull i dagen kan komme av mer enn en avbestilling. En kunde flytter bookingen sin til torsdag. Noen booker på nett og betaler aldri depositumet. En kunde ringer og sier at det ikke passer i ettermiddag likevel, og du merker en no-show. Til nå var det bare avbestillinger som sendte tilbud til ventelisten automatisk. Nå gjør alle disse det.

Fire måter en ledig tid når listen din på

Bookatu tilbyr tiden til ventelisten din når:

• En booking avbestilles, av deg, teamet ditt eller kunden.
• En booking flyttes, av deg eller av kunden på nett. Å flytte den til et annet teammedlem på samme tidspunkt teller også.
• Depositumet for en nettbooking blir aldri betalt. Én gang om dagen frigjør Bookatu disse ubetalte reservasjonene.
• Du trykker på Mark no-show før timen starter.

For hver ledige tid ser Bookatu etter ventende kunder som har bedt om den tjenesten, eller om hvilken som helst tjeneste. Har de oppgitt datoer, må dagen falle innenfor dem. Bookatu rangerer dem etter hva de har brukt hos deg, med den som har ventet lengst først når to står likt. Opptil fem av dem får den ledige tiden på e-post, med en lenke som sikrer tiden med ett trykk. Kunder som har sagt ja til SMS, får den også på SMS, når SMS er satt opp og planen din har det med. Lenken virker i opptil seks timer, og den første som tar tiden, får den.

Bare ledige tider en kunde faktisk kan booke

Før noe sendes ut, sjekker Bookatu den ledige tiden slik bookingsiden din ville gjort. Den må fortsatt ligge fram i tid, innenfor åpningstidene dine, og være helt ledig. Den må også passe med innstillingene Minimum notice og Book up to, under Settings, Booking rules. En booking som skyves et kvarter senere, dekker fortsatt en del av den gamle tiden sin, så ingen får beskjed.

En ledig tid innenfor Minimum notice tilbys derfor ikke, siden ingen kunne booket den på siden din heller. Automatiske tilbud gjelder dessuten bare tjenester med én kunde om gangen, ikke plasser på en gruppetime.

Mer enn én sjanse for hver kunde

En kunde som ikke tar en ledig tid, blir nå stående på listen til den neste. Det samme gjør en kunde som trykket et øyeblikk etter at noen andre tok den. Hver kunde får høyst 3 automatiske tilbud, og aldri den samme ledige tiden to ganger.

På Waitlist-siden viser kortet til kunden et merke som Offered 1 of 3, og når den siste ledige tiden ble sendt. Etter det tredje står det automatic offers used up. Du kan fortsatt trykke på Offer a slot og sende kunden en melding selv, og de meldingene teller ikke med i de 3.

Automatiske tilbud på e-post og SMS viser nå klokkeslettet i tillegg til datoen, med tidssonen din.

En liste som rydder seg selv

En kunde står på listen fram til en booking er på plass, eller til den siste datoen er passert. Etter den datoen forsvinner kunden fra Waitlist-siden og får ikke flere tilbud.

Bookatu kobler også hver ventende kunde til kundelisten din, først på e-post og så på telefonnummer. Faste kunder som melder seg på via det offentlige skjemaet ditt, får derfor nå lifetime-merket med beløpet de har brukt hos deg, og beløpet teller med når en ledig tid tilbys.

Så snart en koblet kunde har en bekreftet booking for tjenesten det gjaldt, innenfor datoene, tas kunden av listen som booket. Ba kunden om hvilken som helst tjeneste, teller alle bookinger, uansett hvem som laget dem. En booking som fortsatt venter på depositum, teller ikke før den er betalt. Mark booked og Remove virker som før.

Gjentatte bookinger som sjekker kalenderen din

En fast serie booker flere besøk på én gang, så en kollisjon er lett å overse. Du setter opp en serie fra kortet See you again? på en booking, eller ved å huke av for Repeat this appointment på New booking-siden. Begge sjekker nå hvert gjentatte besøk mot åpningstidene og pausene dine, stengte dager, fridagene til teammedlemmet, blokkert tid, andre bookinger og mellomrommet du holder mellom dem, og ledige rom.

Så velger du hva en kollisjon skal bety, under If a visit clashes på kortet eller If a repeat clashes i skjemaet:

• Book it anyway and flag it. Dette er standard, siden du velger disse tidene med vilje. Besøket viser Booked, clashes, med grunnen. Det eneste unntaket er et besøk som starter på nøyaktig samme tid som en annen booking hos samme teammedlem. Den datoen hoppes over.
• Skip it. Datoen blir utelatt, og listen sier hvorfor.

Grunnene står i klartekst, som Closed that day eller No free room then. Oppsummeringen ber deg også sjekke flaggede besøk i kalenderen.

Endre en hel serie på én gang

Hvert besøk serien har booket, har et Part of a standing series-kort. Det tilbyr nå:

• End the series after this appointment. Senere besøk avbestilles, og serien avsluttes.
• Cancel all remaining appointments. Alle besøk som gjenstår, avbestilles, også når du starter fra en tidligere booking.
• Change the time of upcoming appointments. Velg en New time og enten This appointment and the later ones eller Every upcoming appointment. Datoene blir de samme, og kunden får beskjed om hver nye tid.

Ved en flytting heter valgene for kollisjoner Move it anyway and flag it eller Leave it where it is. Når du avslutter eller avbestiller, blir du bedt om å bekrefte først. Alle tider som blir ledige, går til ventelisten etter de samme reglene som andre ledige tider.

Ordlyden følger typen bedrift, så du kan se session, class eller reservation i stedet for appointment. Bare roller med Edit the calendar slått på, under Team, Role permissions, ser disse knappene.

Et hull i timeboka er bare tapt hvis ingen får høre om det.

Hva du gjør nå

Det er ingenting nytt å slå på. Noen kunder som fikk et tilbud før denne endringen, kan dukke opp igjen på Waitlist-siden. De kan få tilbud om ledige tider igjen, fordi et tilbud ikke lenger tar noen av listen. Trykk på Remove for dem som ikke lenger trenger en plass.