Velg hvem som tar hvilke tjenester, og gi hver ansatt egne arbeidstider

På de fleste team kan ikke hvem som helst ta hva som helst. Koloristen din tar farge, den nyeste frisøren tar ikke extensions ennå, og én behandler jobber sent på torsdager. Det bør bookingsiden din vite, så ingen dukker opp som valg for en tjeneste de ikke tar, eller på et tidspunkt de ikke er på jobb.

Velg hvem som tar en tjeneste

Åpne Services i adminen og trykk på en tjeneste for å redigere den. Avhengig av hva slags bedrift du har, kan menyen i adminen kalle det noe annet, for eksempel Treatments, Sessions eller Classes. Rett over bryteren Available online står et nytt spørsmål, Who can do this service:

• Everyone on the team. Alle som tar imot bookinger, også dem du legger til senere. Nye tjenester starter her.
• Only the people I choose. Huk av for hvem som tar den, så får kunder som booker på nett, bare tilbud om dem.

Trykk så på Save changes. Huker du ikke av for noen, ber skjemaet deg velge minst én person, eller velge Everyone. Tjenester som går som gruppe til faste tider, og tilleggstjenester, har ikke dette spørsmålet. En gruppetime ledes av den som har hver økt, og en tilleggstjeneste bookes alltid sammen med noe annet.

Eller velg fra personen

Åpne Team, trykk på blyanten på kortet til en person, og huk av for det personen tar under Services this person does. Det er praktisk når noen begynner hos deg eller lærer en ny behandling.

Fjerner du haken for en tjeneste som alle tar, beholder resten av teamet den. Det kortet ikke gjør, er å la en tjeneste stå igjen uten noen som tar imot bookinger. Ville en endring ført til det, nevner kortet tjenesten og ber deg først velge hvem som tar den på selve tjenesten, eller la haken stå. Ingenting på kortet lagres før det er ordnet.

Når en tjeneste har sin egen liste, kommer ikke en person du legger til senere, med på den før du huker av for tjenesten på kortet til personen eller velger personen på tjenesten. Kortet til en ny person starter med hake på alle tjenester som alle tar.

Se hvem som gjør hva, med ett blikk

I Services-listen har en tjeneste som er begrenset til noen få, en merkelapp som starter med Only, etterfulgt av navnene deres. Kan ingen som står igjen på listen, bookes, for eksempel fordi alle er fjernet fra teamet, står det Nobody bookable i stedet. På Team-siden står det på hvert kort All services, eller et antall som 3 of 8 services. Alle som har sin egen uke, har merket Own hours.

Gi hver person sine egne arbeidstider

Åpne kortet til en person, så finner du nå en Own hours-bryter ved siden av Working hours. Er den av, bookes personen innenfor bedriftens åpningstider på dagene som er huket av, som før. Slår du den på, blir dagshakene til en hel uke, med det samme oppsettet som du bruker til Opening hours i Settings.

Uka starter med bedriftens åpningstider på dagene personen allerede jobber, så du endrer bare det som er annerledes. Hver dag har sin egen Open-bryter, start og slutt, og Copy legger én dags tider over på andre dager. Dagene du slår på, blir arbeidsdagene til personen.

På de dagene erstatter tidene til personen bedriftens. Personen kan begynne før du åpner, slutte etter at du stenger, eller jobbe en dag du vanligvis holder stengt, og ingen andres tider flytter seg. Endrer du Opening hours senere, blir uka til personen stående som den er.

Én pause om dagen

Trykk på + Break på en åpen dag for å legge til en, vist som Closed mellom to klokkeslett. Stenger bedriften for lunsj, starter personens uke med den samme pausen, som du kan flytte eller fjerne bare for denne personen. Bookingsiden din tilbyr ikke en tid som går inn i den. Gir en pause ikke mening, sier dagen hva som er feil og hvordan du retter det, og kortet lagres ikke før du har gjort det. Slå av Own hours for å sette noen tilbake på bedriftens tider.

Hvor arbeidstidene deres gjelder

Her gjelder de egne arbeidstidene:

• Bookingsiden din. Tidene starter på personens egen starttid og går i steg etter Slot interval i Settings. Med 30 minutter gir en start klokka 9.15 tidene 9.15, 9.45 og så videre.
• Den siste sjekken når en kunde booker, så en tid inne i pausen blir avvist.
• Tidene som foreslås når du eller teamet ditt booker inn en kunde fra adminen.
• Verktøy og AI-assistenter du kobler til Bookatu.

Virketid, rom og blokkert tid fungerer innenfor arbeidstidene deres, slik de alltid har gjort. Engangsendringer kommer fortsatt først. Dra bedriftens åpningstid for én dato i kalenderen, bruk endringen bare på den dagen, så bookes alle innenfor de tidene den datoen.

Sett et ansikt på hvert navn

Kortet har også et Photo-felt. Trykk på Choose file, eller dra et bilde inn. Feltet ber om et kvadratisk bilde, omtrent 400 × 400, som PNG, JPG eller WEBP på opptil 5 MB. Store bilder skaleres ned for deg. Bildet lagres sammen med resten av kortet.

Kundene ser bildet i teamdelen på forsiden din, sammen med navnet, tittelen og en kort presentasjon av hver person. De ser det igjen på bookingsiden når de velger hvem de vil booke hos. Den som ikke har bilde, vises med initialene sine på kalenderfargen sin.

For å skjule teamdelen slår du av Team under What customers see i Settings, og trykker så på Save visibility. Vises ikke et bilde du la til tidligere, legger du det inn på nytt.

En kunde skal bare få tilbud om noen som tar tjenesten, og bare på et tidspunkt den personen faktisk er på jobb.

For å endre hvem som gjør hva, eller arbeidstidene til en person, trengs tillatelsen Manage the business, som eiere og administratorer har fra start. Du trenger ikke sette opp alt på én gang. Begynn med det som skaper mest fram og tilbake i resepsjonen.