予約を Google Calendar、Outlook、Apple Calendar で見る

予約は Bookatu にあります。でも、1日のそれ以外の予定は、スマートフォンのカレンダーに入っています。子どもの送り迎え、仕入れ先の訪問、歯医者。新しい Calendar sync のページを使えば、予約もそのカレンダーに入り、使っているすべての端末で見られます。

2つの方法

1つは、Outlook、Microsoft 365、Apple Calendar、Google Calendar に一度だけ追加する非公開のリンクです。もう1つは Google を使っている方向けで、Google Calendar を直接接続すると、Bookatu が新しい予約をそこに追加します。Google ではどちらか一方だけを使ってください。両方使うと、すべての予約が2つずつ表示されます。グループセッションとワークショップは、どちらの方法にも含まれません。

どこにあるか

• Settings：Grow の中に Calendar sync があります。
• Team のページ：スタッフを編集するとき、Google Calendar のセクションからリンクしています。
• 予約一覧：スタッフには、上部の Calendar と New booking の隣に Calendar sync のボタンがあります。サロン、スパ、クリニックでは、この一覧の名前は Appointments です。

管理画面にサインインできる人なら、誰でも開けます。ただし Trainee のロールの人は、これまでどおりチェックリストしか開けません。

自分のカレンダーのリンク

Your calendar の下で Create my calendar link をタップします。新しいリンクは一度しか表示されないので、すぐにコピーしてください。Bookatu が保存するのはリンクそのものではなく、元に戻せない形に変えた指紋だけなので、もう一度表示することはできません。なくしてしまったら、Get a new link をタップします。それから、リンクをカレンダーアプリに追加します。

• iPhone、iPad、Mac：リンクが表示されたら、Open in Apple Calendar をタップします。Mac では、カレンダーを開いて「ファイル」から「新規カレンダー照会」を選び、リンクを貼り付ける方法もあります。
• Google Calendar：パソコンで「他のカレンダー」の横にある + をクリックし、「URL で追加」を選んでリンクを貼り付けます。スマートフォンにも表示されます。
• Outlook と Microsoft 365：Outlook on the web で「カレンダーを追加」を選び、「Web から購読」を選んでリンクを貼り付けます。

するとカレンダーに、過去7日から180日先までのあなたの予約が、あなたのブロックした時間や、お店全体の休業とともに表示されます。確定待ちの予約は、仮の予定として表示されます。キャンセルされた予約と無断キャンセルは消えます。予約が移動したり、同僚に引き継がれたりすれば、カレンダーもそれに合わせて変わります。

Google と Outlook は、登録したリンクの変更を数時間おきに確認するので、新しい予約が表示されるまでしばらくかかることがあります。

リンクがお客様について伝えること

カレンダーアプリは、持っている内容を同期先のすべての端末とアカウントにコピーします。だからリンクに載せる情報は、できるだけ少なくしています。メニューと、お客様のお名前のうちスペースの前の最初の語だけです。スペースより後ろの部分、メールアドレス、電話番号、メモ、料金は載りません。お名前にスペースがなければ、お名前全体が載ります。各予約には予約番号と、Bookatu の予約へのリンクも付きますが、このリンクは管理画面にサインインしている人しか開けません。

リンクは自分だけのものに

リンクを持っている人なら誰でもそのカレンダーを読めるので、パスワードと同じように扱ってください。外に漏れてしまったら Get a new link をタップすれば、古いリンクはすぐに使えなくなります。完全に止めるには、Turn off をタップし、Yes, turn it off で確定します。そのリンクを使っているカレンダーは更新されなくなります。

ページには、各リンクを作った日時と、カレンダーアプリが最後に読み込んだ日時も表示されます。チームから誰かを外すと、その人のリンクも使えなくなります。

自分の Google Calendar を接続する

ふだん Google を中心に使っているなら、リンクは使わなくても構いません。同じ Your calendar のセクションで Connect my Google Calendar をタップし、Google にサインインします。すると Calendar sync にそのまま戻ります。それ以降、新しい予約はあなたのメインの Google Calendar に入ります。すぐに入るか、デポジットが必要な予約ならその支払いが済んだ時点で入ります。予約の日時が変わったりキャンセルされたりすれば、Bookatu がその予定を移動または削除します。

スタッフも自分でこれができるようになりましたが、自分のカレンダーだけです。同僚のカレンダーを接続するのは、これまでどおり Team のページで行い、Manage the business の権限が必要です。この権限は、初期設定でオーナーと管理者にあります。Disconnect を押すと接続が外れ、Google 側での Bookatu へのアクセス許可も取り消されます。

一方通行です

どちらの方法も、予約を Bookatu からあなたのカレンダーへ送ります。逆向きには何も届きません。Google に歯医者の予定を入れても Bookatu には見えないので、その時間にも予約が入りえます。カレンダーアプリで予定を動かしたり削除したりしても、予約は変わりません。働けない時間は、これまでどおり Bookatu の Calendar のページにある Block time でブロックする必要があります。時間のブロックには Role permissions の Edit the calendar が必要で、この権限は初期設定でオーナーと管理者にあります。

誰が何を見られるか

Calendar sync は、オーナーが Team のページから設定する Role permissions に従います。ほとんどを決めるのは、See everyone's calendar と Manage the business の2つです。オーナーと管理者には初期設定で両方があり、Staff にはどちらもありません。

• 自分のリンクと、自分の Google の接続は、誰でも自分で管理します。
• Whole business のセクションには、両方の権限が必要です。このリンクでは、全スタッフの予約とブロックした時間が1つのカレンダーに入り、各予約の担当者も表示されます。受付の画面に向いています。
• Team links のセクションにも、両方が必要です。ログインのない人のためにリンクを作ったり、漏れてしまったリンクを止めたりできます。各行には、その人が Google を接続しているかどうかが表示されます。

Dashboard と予約一覧も、Role permissions に従います。See everyone's calendar がなければ、自分の予約しか見えません。See analytics & earnings がなければ、お金に関するものは何も見えません。売上も、料金も、収益のグラフもです。レポート、商品、在庫のダウンロードには Export data が必要です。

リンクが運ぶのは、ひと目で予約だとわかるだけの情報です。それ以外はすべて、サインインの向こう側に残ります。

試してみるなら、Calendar sync を開いて Create my calendar link をタップし、スマートフォンに追加してください。お店を運営している方は、受付用に Whole business の下にある Create the business link もタップしましょう。