すべての予約と購入の記録を、ひとつの顧客プロフィールに

顧客プロフィールは、手早く答えがほしいときに開く場所です。このお客様はいつから通っているのか。前回は何を買ったのか。ギフトカードはどこへ郵送すればいいのか。こうした答えの一部は、これまで別の場所にありました。いまはプロフィールにあります。

新しい100件だけでなく、すべての予約を

これまでプロフィールは、お客様の新しい予約100件だけを読み込み、それだけを数えていました。長年の常連さんでも、100件より多く表示されることはありませんでした。いまはカード上部の件数が、過去もこれからも、ステータスにかかわらず、そのお客様のすべての予約を数えます。

一覧は今も、新しい100件を表示した状態で開きます。それより多いときは、Showing the latest 100 of 260 appointments のような1行でわかります。Show 100 more を押すと、次の100件が加わります。残りがさらに100件を超えるときは、Show all 260 で一覧全体を1ページに表示できます。上限は 5,000 件です。

カードの名前は業種に合わせて変わります。サロン、スパ、クリニックでは Appointments、スタジオでは Classes、トレーナーでは Sessions、レストランでは Bookings です。

購入したものを、ひとつのカードに

予約一覧のすぐ下に、新しい Purchase history のカードがあります。お客様が予約以外で購入したものが、新しい順に、日付と金額とともに並びます。

• ショップの注文
• 請求書
• 本人が購入したギフトカードと、ほかの人が購入して本人が使ったギフトカード
• 回数券
• 会員プラン。入会から毎回の更新まで
• レジでの購入

レジでの売上は、お客様が紐づいた時点で表示されます。紐づける方法のひとつが、Point of sale の画面にある Attach client (for a receipt by email) のボタンです。

購入の下にある Payments には、そのお客様について記録されている支払いが並びます。予約のデポジット、そのお客様の分として記録した現金や銀行振込、そして返金が含まれ、返金はマイナスの金額で表示されます。

カードの上部では、Purchases と Payments recorded にそれぞれ合計があり、数えられたものがある種類ごとにも合計が出ます。2つの合計は、あえて分けています。ショップの注文は、購入したものとして1回、その支払いとして1回表示されるので、足し合わせると二重に数えてしまうからです。

合計に数えられるもの

グレーの行は、履歴を漏れなく残すために表示していますが、合計には数えません。返金またはキャンセルされた注文と、未払い、無効、返金済みの請求書がこれにあたります。無効にしたギフトカードや、ほかの人が購入してこのお客様が使ったギフトカードも同じです。回数券と会員プランは、その支払いが記録された時点で数えられます。

照合はメールアドレスかリンクで。名前では照合しません

購入がプロフィールに表示されるのは、そのお客様に紐づいているか、そのお客様のメールアドレスが付いている場合です。ここでいうメールアドレスは、顧客記録にあるもの、またはその記録に紐づいたお客様アカウントのものです。Bookatu は名前で照合することはないので、同じ名前のお客様どうしが混ざることはありません。記録にもアカウントにもメールアドレスがないお客様には、直接紐づいたものだけが表示されます。ほかのお店のものが表示されることは、決してありません。

内訳が見える Lifetime spend

Lifetime spend のタイルは、これまで完了した予約だけを表示していました。いまは数えられる購入も加え、その下の行に2つの内訳を表示します。たとえば $1,240.00 appointments + $180.00 purchases のようにです。最初の部分には、あなたの業種での予約の呼び方が使われるので、スタジオなら classes と表示されます。

金額を見られる人

Purchase history と、Lifetime spend の購入の部分は、See analytics & earnings の権限に従います。オーナーと管理者には最初からこの権限があります。Staff にはないので、Staff に見える Lifetime spend はこれまでどおり、完了した予約だけで、そのことがわかる表示になっています。

オーナーは、Team のページからリンクされている Role permissions のページで、Staff にこの権限を与えられます。ただし、売上やレポートもそのロールに見えるようになるので、帳簿全体についての判断として考えてください。

郵送先の住所を入れる場所

お客様に Postal address が加わりました。入力欄は、Clients のページの Add client で開くフォームと、プロフィールの Client details にあります。欄は1つなので、どの国の書き方でも収まります。保存すると、プロフィールの上部に電話番号とメールアドレスと一緒に表示されます。

住所は、ほかの情報と一緒に扱われます。

• Import data は、1つの Address 列も、番地、地区、市区町村、州、郵便番号、国に分かれた列も読み取り、1つの住所にまとめます。
• 州や国しかない行には、住所は入りません。Address 列にすでに市区町村名が入っていれば、二重には加えません。
• Clients のページの Export CSV では、最後に Address 列が加わりました。これまでの列は、すべて元の位置のままです。
• プロフィールの Privacy & data にある Export data (JSON) にも、住所が含まれます。

消えないメモ

たとえば、お客様を最初に追加したとき、Notes にアレルギーを入力したとします。いまは Client details を保存しても、そのメモはそのまま残ります。

そのメモは、Client details の下にあるカード、Record に入っています。いちばん古い記録なので、Full history のいちばん下にあります。Client details には、何のための欄かが Keep their contact details and address up to date と書かれるようになりました。

新しいことを書き加えるときは、Add to record を使います。Allergy or reaction として保存したものや、ピン留めしたものは、常に Read first の下に表示されます。追加した日のメモはふつうの Note なので、ピン留めできません。それがアレルギーなら、Allergy or reaction としてもう一度追加しておくとよいでしょう。

プロフィールは、開いたときの疑問に、ほかの場所へ行かせずに答えるべきです。

どこで見られるか

Clients を開いて、誰か1人を選んでください。オーナーと管理者は、何もオンにする必要はありません。ほかのツールから移行する場合も、Import data がファイルから住所を読み込むようになりました。