カレンダーから、チェックイン、予約の編集、休みのブロックまで

仕事の1日の大半は、カレンダーの上で動いています。お客様が来店する。毛先を整えるだけのはずが、カットとカラーになる。スタッフの誰かが、来週は休みが必要だと言う。今回の更新は、そうした場面のためのものです。

カレンダーからチェックインする

お客様が来店したら、Calendar でその予約をタップして Check in を押します。するとパネルに Checked in と時刻が表示されます。間違えてタップしたときは、Undo check-in で取り消せます。

カレンダーには、誰が来店済みかが表示されるようになりました。Day 表示では時刻と名前の前に小さなチェックマークが付き、Week 表示では予約に Checked in と表示されます。Full details で予約を開いたときの Actions のカードにも、同じボタンがあります。

チェックインで記録されるのは時刻だけです。ステータスを変えることも、お客様にメールを送ることも、デポジットに触れることもありません。2人がタップした場合は、最初の時刻が残ります。確定待ち、確定済み、完了の予約で使えますが、キャンセルされた予約や無断キャンセルの予約では使えません。

予約を入れたあとで内容を変える

お客様が席に着いてから、予定が変わることがあります。マッサージが長引いたり、その日に新しい料金で合意したり。Full details で予約を開き、Actions のカードで Edit booking を押します。変えられるのは次のとおりです。

• Service：選んだメニューの所要時間と料金が入ります。料金は、新しく予約した場合と同じです。
• Length (minutes)：フォームに新しい終了時刻が表示されます。
• Service price：割引前の料金で、追加メニューは含みません。

開始時刻、担当者、お客様は変わりません。予約を動かすときは Reschedule を使います。

追加メニューは会計に残ります。パーセントの割引は新しい料金で計算し直され、金額での割引はそのまま変わりません。保存する前に新しい合計が表示され、お客様がすでに支払った額を下回ることはありません。

変更によって、担当者の次の予約、ブロックした時間、休憩、閉店時刻にかかる場合は、先に警告が出ます。それで問題なければ Save anyway を押します。部屋やテーブルは別です。その時間にほかの予約がすでに押さえている場合、変更はできません。

編集するたびに、何が変わり誰が変えたかが、予約の Internal notes に1行ずつ記録されます。接続している Google Calendar も更新されます。お客様にはメールが届かないので、料金が変わったときはお伝えください。

Edit booking は確定待ちと確定済みの予約で使えますが、デポジットのオンライン支払いがまだ終わっていないあいだは使えません。料金を自分で入力するには、そのロールに Refund orders の権限も必要です。

まとまった休みを一度にブロックする

カレンダーの下にある Blocked times のカードに、First day と Last day が加わりました。Who（1人か Everyone）を選んで、Block time を押します。

• All day にチェックを入れると、お店のタイムゾーンで深夜0時から深夜0時まで、丸1日単位でブロックします。
• または From と To を設定します。ブロックは初日の From の時刻から最終日の To の時刻まで続き、夜のあいだも含まれます。
• 1件で最長1年までカバーできます。

どれだけ長くても1件なので、Remove を1回押せばすべての日が戻ります。その時間は、お客様がオンラインで予約できません。カレンダーの Day 表示と Week 表示では、各日がブロックされた状態で表示されます。その日はドラッグできないので、日付を変えるときは、いったん削除して追加し直してください。

レストラン：電話予約で人数とテーブルを

お客様から電話があったら、New booking から予約を入れるか、カレンダー上をドラッグして Book a reservation を選びます。レストランでは、フォームで Party size を聞かれるようになりました。予約ページと同じく、2名から始まります。ほかの業種では、これまでと同じフォームのままです。

テーブルが必要なメニューなら、提示される時間は人数に合わせて変わります。たとえば7時に、4人が座れるテーブルはすべて埋まっていて、2人用のテーブルは空いているとします。その場合、7時は2人連れには提示されますが、4人のグループには提示されません。

Table の一覧も表示されます。そのメニューで使うテーブルだけが並び、人数に対して小さすぎるテーブルは選べません。Any table that fits のままにしておけば、その人数が座れる空いたテーブルのうち、いちばん小さなものが割り当てられます。選んだテーブルがその時間に埋まっていた場合も、代わりに人数に合う空いたテーブルのうち、いちばん小さなものが割り当てられます。

予約を入れられる受付用のログイン

受付の担当者は、1日じゅう予約を受けていても、管理画面のほかの部分は必要ないかもしれません。その設定方法をご紹介します。

Team を開きます。Who can sign in の下にある Give someone a login に入力し、Staff のロールを選んで Add login を押します。次に Role permissions を開き、Staff の Edit the calendar をオンにして Save changes を押します。Staff は初期設定では自分の予約しか見られないので、たいていは See everyone's calendar もオンにすることになります。これらを変えられるのはオーナーだけで、各スイッチはそのロールの全員に適用されます。

Edit the calendar を持つ Staff のログインなら、電話で受けた予約を入れることも、予約の移動や日時変更、時間のブロック、チェックイン、予約の編集もできます。逆の使い方もできます。Admin を含め、あるロールでこれをオフにすると、そのロールはカレンダーを変更できなくなります。

この権限のないログインでは、カレンダーに View only と表示され、予約のパネルからは使えないボタンが消えます。New booking のページには、なぜ予約できないのか、誰に頼めばよいのかが表示されます。

カレンダーに映すべきなのは、先週立てた予定だけではなく、いまお店で本当に起きていることです。

ロールのスイッチのほかに、新しく設定するものはありません。次にお客様が来店したら、その予約をタップして Check in を押してください。