キャンセル待ちに届くのは、キャンセルだけではなくなりました

1日の予定に空きができる理由は、キャンセルだけではありません。お客様が予約を木曜日に移す。オンラインで予約した方が、デポジットを払わないままになる。今日の午後は行けないとお客様から電話があり、あなたが無断キャンセルを付ける。これまで、キャンセル待ちへ自動でお知らせが送られるのはキャンセルのときだけでした。いまは、これらすべてで送られます。

空いた時間がキャンセル待ちに届く4つの場合

Bookatu は、次の場合に、空いた時間をキャンセル待ちのお客様にお知らせします。

• 予約がキャンセルされたとき。キャンセルしたのが、あなたでも、チームでも、お客様でも同じです。
• 予約が移動したとき。あなたが動かしても、お客様がオンラインで動かしても同じです。時間はそのままで別のスタッフに移した場合も含まれます。
• オンライン予約のデポジットが支払われなかったとき。Bookatu は1日に1回、こうした未払いのまま押さえられている予約を解放します。
• 予約の開始前に Mark no-show をタップしたとき。

空きが出るたびに、Bookatu はそのメニューを希望しているお客様と、どのメニューでもよいとしているお客様を探します。希望の日付がある場合は、その日がその範囲に入っている必要があります。そのうえで、あなたのお店でのこれまでのお支払い額が多い順に並べ、同じ額なら待っている期間が長い方を先にします。そのうち最大5人に、ワンタップで確保できるリンクを付けて、空きをメールでお知らせします。SMS の受け取りに同意しているお客様には、SMS が設定されていてプランに含まれていれば、SMS でも届きます。リンクは最長6時間有効で、最初に確保した方がその時間を予約できます。

お知らせするのは、本当に予約できる空きだけ

何かを送る前に、Bookatu は空いた時間を予約ページと同じように確認します。まだ先の時間であること、営業時間内であること、完全に空いていることが条件です。さらに、Settings の Booking rules にある Minimum notice と Book up to の設定にも合っている必要があります。15分だけ後ろにずらした予約は、元の時間の一部をまだ使っているので、誰にもお知らせしません。

ですから、Minimum notice の範囲内にある空きはお知らせしません。予約ページからも、誰も予約できないからです。また、自動のお知らせの対象はマンツーマンのメニューだけで、グループクラスの席は含まれません。

お客様一人ひとりに、何度かのチャンスを

空きを見送ったお客様も、次の空きのために一覧に残るようになりました。ほかの方が確保したすぐあとにタップしたお客様も同じです。自動のお知らせは1人につき最大3回で、同じ空きが2回届くことはありません。

Waitlist のページでは、そのお客様のカードに Offered 1 of 3 のようなバッジと、最後に空きを送った日時が表示されます。3回目のあとは automatic offers used up と表示されます。それでも Offer a slot をタップして、あなたから直接連絡することはできます。その連絡は3回には数えません。

自動のお知らせのメールと SMS には、日付だけでなく時刻も、お店のタイムゾーンを添えて載るようになりました。

ひとりでに片付く一覧

お客様は、予約するか、希望の最終日が過ぎるまで一覧に残ります。その日を過ぎると Waitlist のページから外れ、お知らせも届かなくなります。

Bookatu は、待っているお客様を顧客リストとも照合します。まずメールアドレスで、次に電話番号で照合します。ですから、公開フォームから登録した常連のお客様にも、これまでのお支払い総額のバッジが付くようになり、空きをお知らせする順番にもその額が反映されます。

照合できたお客様が、希望の日付の範囲内で、希望のメニューの確定した予約を持つと、予約済みとして一覧から外れます。どのメニューでもよいとしていた方なら、どの予約でも数えられ、誰が予約を入れたかは関係ありません。デポジットの支払いを待っている予約は、支払われるまで数えません。Mark booked と Remove は、これまでどおり使えます。

予約表を確認する繰り返しの予約

定期予約は何回分もの来店を一度に予約するので、重なりを見落としがちです。定期予約は、予約の See you again? のカードから作るか、New booking のページで Repeat this appointment にチェックを入れて作ります。どちらも、繰り返しの来店を1回ずつ、営業時間と休憩、定休日、担当スタッフの休み、ブロックした時間、ほかの予約とそのあいだに空けている間隔、そして空いている部屋と照らし合わせるようになりました。

そのうえで、重なったときにどうするかを、カードなら If a visit clashes で、フォームなら If a repeat clashes で選びます。

• Book it anyway and flag it：初期設定です。これらの時間は、あなたがあえて選んでいるからです。その来店には Booked, clashes と理由が表示されます。ただひとつの例外は、同じスタッフのほかの予約とまったく同じ時刻に始まる来店で、その日は飛ばされます。
• Skip it：その日は予約されず、一覧にその理由が表示されます。

理由は、Closed that day や No free room then のように、わかりやすく書かれます。まとめの表示では、印の付いた来店をカレンダーで確認するよう促されます。

定期予約全体を一度に変える

定期予約で入った各来店には、Part of a standing series のカードがあります。ここで次のことができるようになりました。

• End the series after this appointment：これより後の来店がキャンセルされ、定期予約が終わります。
• Cancel all remaining appointments：これから先の来店がすべてキャンセルされます。過去の予約から操作した場合も同じです。
• Change the time of upcoming appointments：New time を選び、This appointment and the later ones か Every upcoming appointment のどちらかを選びます。日付はそのままで、お客様にはそれぞれの新しい時間が伝えられます。

時間を動かすときは、重なった場合の選択肢が Move it anyway and flag it と Leave it where it is になります。終了やキャンセルの前には、確認を求められます。空いた時間はすべて、ほかの空きと同じルールでキャンセル待ちに届きます。

表示の言葉は業種に合わせて変わるので、appointment の代わりに session、class、reservation と表示されることがあります。これらのボタンが見えるのは、Team の Role permissions で Edit the calendar がオンになっているロールだけです。

予約表の空きが無駄になるのは、誰もそれを知らないときだけです。

いまやること

新しくオンにするものはありません。この変更の前にお知らせを受け取ったお客様の一部が、Waitlist のページにまた表示されることがあります。お知らせを送っても一覧から外れなくなったので、その方々にもまた空きをお知らせできます。もう枠が必要ない方には、Remove をタップしてください。