Vedi le tue prenotazioni in Google Calendar, Outlook o nel Calendario di Apple

Le tue prenotazioni stanno in Bookatu. Il resto della tua giornata sta nel calendario del telefono: portare i figli a scuola, la visita del fornitore, il dentista. La nuova pagina Calendar sync mette le tue prenotazioni anche in quel calendario, su ogni dispositivo che usi.

Due modi per farlo

Il primo è un link privato che aggiungi una volta sola a Outlook, Microsoft 365, al Calendario di Apple o a Google Calendar. Il secondo è per chi usa Google: colleghi direttamente il tuo Google Calendar, e Bookatu ci aggiunge le tue nuove prenotazioni. In Google usa l'uno o l'altro, altrimenti ogni prenotazione compare due volte. Le sessioni di gruppo e i workshop non sono inclusi in nessuno dei due.

Dove trovarla

• Settings: Calendar sync si trova sotto Grow.
• Pagina Team: quando modifichi una persona del team, la sezione Google Calendar porta lì.
• Elenco delle prenotazioni: lo staff trova un pulsante Calendar sync in alto, accanto a Calendar e New booking. In un salone, una spa o una clinica questo elenco si chiama Appointments.

Chiunque possa accedere al tuo admin può aprirla. Chi ha il ruolo Trainee resta sulla sua checklist.

Il tuo link al calendario

Sotto Your calendar, tocca Create my calendar link. Il nuovo link viene mostrato una volta sola, quindi copialo subito. Bookatu ne conserva solo un'impronta in codice, non il link vero e proprio, quindi non può mostrartelo di nuovo. Se lo perdi, tocca Get a new link. Poi aggiungilo alla tua app di calendario:

• iPhone, iPad o Mac: tocca Open in Apple Calendar quando compare il link. Oppure, sul Mac, apri l'app Calendario, scegli File e poi Nuova iscrizione a calendario, e incolla il link.
• Google Calendar: sul computer, fai clic sul + accanto ad Altri calendari, scegli Da URL e incolla il link. Lo vedi anche sul telefono.
• Outlook e Microsoft 365: in Outlook sul Web, scegli Aggiungi calendario, poi Iscriviti dal Web, e incolla il link.

A quel punto il tuo calendario mostra le tue prenotazioni dagli ultimi sette giorni fino a 180 giorni avanti, con i tuoi orari bloccati e le eventuali chiusure di tutta l'attività. Una prenotazione in attesa di conferma è segnata come provvisoria. Le prenotazioni annullate e le assenze spariscono. Se una prenotazione si sposta, o passa a un collega, il calendario la segue.

Ogni qualche ora Google e Outlook controllano se un link a cui sei iscritto ha delle modifiche, quindi una nuova prenotazione può metterci un po' a comparire.

Cosa dice il link sui tuoi clienti

Un'app di calendario copia quello che contiene su ogni dispositivo e account con cui si sincronizza. Per questo il link dice il meno possibile: il servizio e il nome del cliente. Niente cognome, email, numero di telefono, note o prezzo. Ogni prenotazione porta anche il suo riferimento e un link alla prenotazione in Bookatu, che si apre solo per chi ha fatto l'accesso al tuo admin.

Tieni il link per te

Chiunque abbia il link può leggere quel calendario, quindi trattalo come una password. Se finisce in giro, tocca Get a new link, e quello vecchio smette subito di funzionare. Per fermarlo del tutto, tocca Turn off e conferma con Yes, turn it off. I calendari che usano quel link smettono di aggiornarsi.

La pagina mostra anche quando è stato creato ogni link e quando un'app di calendario l'ha letto l'ultima volta. Quando togli qualcuno dal team, anche il suo link smette di funzionare.

Collega il tuo Google Calendar

Se passi la giornata dentro Google, puoi saltare il link. Nella stessa sezione Your calendar, tocca Connect my Google Calendar e accedi a Google. Torni subito su Calendar sync. Da quel momento le tue nuove prenotazioni finiscono nel tuo calendario Google principale, subito, oppure quando l'acconto è pagato se la prenotazione ne chiede uno. Quando una prenotazione viene riprogrammata o annullata, Bookatu la sposta o la toglie.

Adesso lo staff può farlo da solo, ma solo per il proprio calendario. Collegare quello di un collega si fa ancora dalla pagina Team e richiede Manage the business, che titolari e admin hanno di base. Disconnect toglie il tuo collegamento e revoca anche l'accesso di Bookatu dal lato di Google.

Va in una sola direzione

Entrambe le opzioni mandano le prenotazioni da Bookatu al tuo calendario. Niente torna indietro. Se aggiungi un appuntamento dal dentista in Google, Bookatu non lo vede, e quell'orario si può ancora prenotare. Nemmeno spostare o cancellare un evento nella tua app di calendario cambia la prenotazione. Le ore in cui non puoi lavorare vanno comunque bloccate in Bookatu, con Block time nella pagina Calendar. Per bloccare orari serve Edit the calendar in Role permissions, che titolari e admin hanno di base.

Chi vede cosa

Calendar sync segue i tuoi Role permissions, che il titolare imposta dalla pagina Team. Due impostazioni decidono quasi tutto: See everyone's calendar e Manage the business. Titolari e admin le hanno entrambe di base. Lo Staff non ne ha nessuna.

• Ognuno gestisce il proprio link e il proprio collegamento a Google.
• La sezione Whole business richiede entrambe le impostazioni. Il suo link mette in un solo calendario le prenotazioni e gli orari bloccati di tutto il team, e mostra con chi è ogni prenotazione. È adatta a uno schermo alla reception.
• Anche la sezione Team links richiede entrambe. Crea un link per qualcuno che non ha un accesso, o spegni un link finito in giro. Ogni riga mostra se quella persona ha collegato Google.

Anche la Dashboard e l'elenco delle prenotazioni seguono i tuoi Role permissions. Senza See everyone's calendar, una persona vede solo le proprie prenotazioni. Senza See analytics & earnings non vede nessuna cifra: niente incassi, niente prezzi, niente grafico dei ricavi. Per scaricare report, prodotti e magazzino serve Export data.

Il link porta quel tanto che basta per riconoscere una prenotazione al volo. Tutto il resto resta dietro il tuo accesso.

Per provarlo, apri Calendar sync, tocca Create my calendar link e aggiungilo al tuo telefono. Se l'attività è tua, tocca anche Create the business link, sotto Whole business, per la reception.