Segna gli arrivi, modifica le prenotazioni e blocca le ferie dal calendario

Gran parte di una giornata di lavoro passa dal calendario. Entra un cliente. Una spuntatina diventa taglio e colore. Qualcuno ha bisogno della settimana prossima libera. Questo aggiornamento parla di quei momenti.

Segna gli arrivi dal calendario

Quando arriva un cliente, tocca la sua prenotazione nel Calendar e premi Check in. Il pannello mostra allora Checked in e l'ora. Undo check-in cancella un tocco sbagliato.

Adesso il calendario mostra chi è già arrivato. La vista Day mette una piccola spunta davanti all'ora e al nome, e la vista Week mostra Checked in sulla prenotazione. Gli stessi pulsanti si trovano nel riquadro Actions quando apri la prenotazione con Full details.

Il check-in annota solo l'ora. Non cambia lo stato, non manda email al cliente e non tocca l'acconto. Se lo toccano due persone, vale la prima ora. Funziona sulle prenotazioni in attesa, confermate e completate, ma non su quelle annullate o segnate come assenza.

Modifica una prenotazione già fatta

I programmi cambiano quando il cliente è già in poltrona. Un massaggio dura di più, o concordate un nuovo prezzo sul momento. Apri la prenotazione con Full details e premi Edit booking nel riquadro Actions. Puoi cambiare:

• Service. Porta con sé la sua durata e il suo prezzo, lo stesso prezzo che avrebbe una nuova prenotazione.
• Length (minutes). Il modulo mostra la nuova ora di fine.
• Service price. Il prezzo prima di qualsiasi sconto, senza extra.

L'ora di inizio, la persona e il cliente restano quelli. Per spostare una prenotazione, usa Reschedule.

Gli extra restano sul conto. Uno sconto in percentuale viene ricalcolato sul nuovo prezzo, e uno sconto a importo fisso resta uguale. Vedi il nuovo totale prima di salvare, e non può mai scendere sotto quello che il cliente ha già pagato.

Se la modifica si sovrappone alla prenotazione successiva della persona, a un orario bloccato o a una pausa, o va oltre l'orario di chiusura, prima ricevi un avviso. Premi Save anyway se ti va bene così. Per una stanza o un tavolo è diverso. Se a quell'ora è già occupato da un'altra prenotazione, la modifica viene rifiutata.

Ogni modifica aggiunge una riga alle Internal notes della prenotazione, con cosa è cambiato e chi l'ha fatto. Si aggiorna anche un Google Calendar collegato. Il cliente non riceve email, quindi avvisalo tu se il prezzo è cambiato.

Edit booking compare sulle prenotazioni in attesa e confermate, ma non mentre un acconto è ancora in fase di pagamento online. Per scrivere un prezzo a mano, un ruolo ha bisogno anche del permesso Refund orders.

Blocca un intero periodo in una volta sola

Il riquadro Blocked times sotto il calendario adesso ha un First day e un Last day. Scegli Who (una persona oppure Everyone) e premi Block time.

• Spunta All day per bloccare giorni interi, da mezzanotte a mezzanotte, nel fuso orario della tua attività.
• Oppure imposta From e To. Il blocco va dall'ora From del primo giorno all'ora To dell'ultimo, notti comprese.
• Una voce può coprire fino a un anno.

Qualunque sia la durata, è una voce sola, e un solo Remove ti restituisce tutti i giorni. I clienti non possono prenotare online in quel periodo. Il calendario mostra ogni giorno bloccato nelle viste Day e Week. Quei giorni non si possono trascinare, quindi per cambiare le date togli la voce e aggiungila di nuovo.

Ristoranti: numero di persone e tavolo nelle prenotazioni al telefono

Quando chiama un ospite, prenotalo da New booking, oppure trascina sul calendario e scegli Book a reservation. Per i ristoranti, il modulo adesso chiede il Party size. Parte da 2, come sulla tua pagina di prenotazione. Gli altri tipi di attività vedono lo stesso modulo di prima.

Se il servizio ha bisogno di un tavolo, gli orari proposti seguono il gruppo. Mettiamo che alle sette tutti i tavoli abbastanza grandi per quattro siano occupati, ma un tavolo da due sia libero. Allora le sette vengono proposte a una coppia, ma non a un gruppo di quattro.

Compare anche un elenco Table. Mostra solo i tavoli che usa quel servizio, e un tavolo troppo piccolo per il gruppo non si può scegliere. Lascialo su Any table that fits e il gruppo riceve il tavolo libero più piccolo che lo può ospitare. Se quello che scegli è occupato a quell'ora, il gruppo riceve invece il tavolo libero più piccolo adatto.

Accessi della reception che possono prenotare

Chi sta alla reception magari prende prenotazioni tutto il giorno, ma non ha bisogno del resto dell'admin. Ecco come impostarlo.

Vai su Team. Sotto Who can sign in, compila Give someone a login, scegli il ruolo Staff e premi Add login. Poi apri Role permissions, attiva Edit the calendar per Staff e premi Save changes. Di base lo Staff vede solo i propri appuntamenti, quindi di solito ti conviene attivare anche See everyone's calendar. Solo il titolare può cambiare queste impostazioni, e ogni interruttore vale per tutti quelli che hanno quel ruolo.

Un accesso Staff con Edit the calendar può prenotare i clienti che chiamano, spostare e riprogrammare le prenotazioni, bloccare orari, segnare gli arrivi e modificare le prenotazioni. Funziona anche al contrario. Spegnilo per un ruolo, Admin compreso, e quel ruolo non può più modificare il calendario.

Un accesso senza questo permesso vede View only sul calendario, e il pannello della prenotazione toglie i pulsanti che non può usare. La pagina New booking spiega perché non può prenotare, e a chi chiedere.

Il tuo calendario dovrebbe mostrare quello che succede davvero davanti a te, non solo quello che si era previsto la settimana scorsa.

A parte quegli interruttori dei ruoli, non c'è niente di nuovo da impostare. La prossima volta che entra un cliente, tocca la sua prenotazione e premi Check in.