Prenotare clienti in un altro fuso orario, con entrambi gli orari indicati chiaramente

Mettiamo che tu abbia uno studio dermoestetico con brevi consulenze in video. Una nuova cliente ti trova dall'estero e ne prenota una per martedì alle nove. Se sulla pagina niente dice a quale fuso si riferiscono quel martedì e quelle nove, lei li leggerà sul suo orologio. È normale farlo. Ed è anche così che ci si collega con ore di anticipo, o con un giorno di ritardo.

La stessa domanda si pone anche per chi prenota prima di un viaggio: un massaggio, taglio e colore, o un tavolo per la settimana in cui arriva. Adesso la risposta gliela dà Bookatu.

Una regola sola per decidere quale orologio viene prima

Quando un cliente prenota sulla tua pagina di prenotazione o dal Website widget, Bookatu annota il fuso orario impostato sul suo telefono o sul suo computer. Lo conserva con la prenotazione, così le email e i promemoria successivi possono usarlo. Poi una regola sola decide quale orologio viene prima.

• Le videochiamate mostrano prima l'orologio del cliente, perché è lì che sarà seduto. Vale per ogni servizio con l'interruttore Online / video call acceso, e per ogni prenotazione che ha un link video.
• Le visite di persona mostrano prima il tuo orologio, perché è lì che si troverà. Il suo viene dopo, per aiutarlo a organizzare il viaggio.
• Quando i due orologi segnano la stessa ora, o Bookatu non sa dove si trova il cliente, lui vede solo il tuo orologio, sempre con il fuso indicato.

L'ultimo caso comprende le prenotazioni che inserisci tu nell'admin. Bookatu conosce il fuso orario di un cliente solo quando prenota sulla tua pagina di prenotazione o dal Website widget.

Cosa vede il cliente mentre prenota

Sulla tua pagina di prenotazione, prendi un servizio segnato come Online / video call. Quando l'orologio del cliente è diverso dal tuo, tutto il passaggio di data e ora passa sul suo. I giorni partono dal suo oggi e gli orari sono i suoi. Una nota sopra dice «Orari mostrati nella tua ora», con la sua città e il suo fuso. La schermata di riepilogo mostra prima il suo giorno e la sua ora, poi lo stesso momento nella tua città.

Per una visita di persona gli orari restano sul tuo orologio, perché è quello appeso alla tua parete quando il cliente entra. La nota sopra indica la tua città. Se il suo telefono o il suo computer segnano un'altra ora, cambiano due cose. La nota gli chiede di ricontrollare bene l'orario. E quando sceglie un orario, una riga sotto fa il conto: la tua ora, e che ora è sul suo orologio.

Cosa gli arriva per email

L'email di conferma segue la stessa regola. L'orario principale porta l'indicazione del suo fuso. Dove i due orologi sono diversi, una riga più discreta sotto dà lo stesso momento sull'altro orologio, con la sua città. Il promemoria fa lo stesso, con l'orario in caratteri grandi. Il promemoria via SMS porta un solo orologio indicato, per restare breve.

La conferma porta anche un file di calendario, che il suo calendario mostra sull'ora impostata sul suo telefono, qualunque sia. Il pulsante Gestisci la mia prenotazione in quell'email apre la sua prenotazione. Se la apre su un altro orologio ancora, per esempio durante uno scalo, la pagina aggiunge una riga che comincia con «Sul tuo orologio». Dà l'ora del posto in cui si trova.

Cosa vedi tu

La pagina Calendar e il resto dell'admin mostrano il tuo orologio. Quando un cliente ha prenotato da un orologio diverso, hai una riga in più.

Apri la prenotazione e guarda sotto Booking details. Sotto Date e Start time trovi Client's time, con il suo giorno, l'ora, il fuso e la città. Anche l'email New booking che ricevi quando un cliente prenota online ha una riga Client's time. Così, quando ti scrive per ricontrollare un orario, puoi rispondergli con il suo orario senza fare i conti.

Numeri di telefono scritti dall'estero

I clienti all'estero scrivono il loro numero come farebbero a casa, di solito senza prefisso internazionale. Adesso Bookatu lo legge anche con il paese indicato dal loro fuso orario. Un numero scritto come lo si scrive in quel paese viene salvato con il prefisso di quel paese.

Per i tuoi clienti locali non cambia niente. Un numero scritto come lo si scrive nel tuo paese viene letto come sempre. Un cliente abituale che prenota mentre è in viaggio tiene il suo solito numero. Un numero scritto con il più e un prefisso internazionale tiene il prefisso con cui è stato scritto.

I numeri che scrivi tu, nel campo Phone di un cliente, vengono letti prima con il tuo paese. Quindi comincia un numero estero con il più e il suo prefisso internazionale.

Quando una prenotazione si sposta

Adesso il cliente viene avvisato quando la sua prenotazione si sposta. Non importa chi l'ha spostata: tu dalla pagina Calendar, o il cliente dalla sua prenotazione. Riceve un'email con la scritta Prenotazione spostata. Mostra il nuovo orario con la stessa regola della conferma, e il vecchio orario alla voce Prima. In allegato c'è un nuovo file di calendario. È per la stessa prenotazione che aveva salvato, così il suo calendario può aggiornare quella voce invece di aggiungerne una seconda.

Anche i promemoria ripartono da capo, quindi se uno era già partito per il vecchio orario, ne parte uno nuovo per il nuovo orario. L'email parte solo per uno spostamento vero. Se cambi soltanto chi se ne occupa, o quanto dura, il cliente non riceve nessuna email.

Quando un cliente sposta da solo una videochiamata, i nuovi orari sono sul suo orologio. Prima che cambi qualcosa, un riquadro di conferma gli mostra il nuovo orario su entrambi gli orologi. Lo spostamento avviene solo quando tocca il pulsante per confermarlo.

Tu tieni il tuo orologio, il cliente ha il suo, e accanto a ogni orario c'è scritto di quale si tratta.

Due cose da controllare

• Country code e Timezone in Settings, sotto Region & currency. Sia il tuo orologio sia la lettura dei numeri di telefono locali partono da lì.
• L'interruttore Online / video call su ogni servizio che fai in video. È lui a mettere prima l'orologio del cliente.

Non c'è altro da attivare. Il prossimo cliente che prenota da un altro fuso orario vede un orario che capisce al primo sguardo. Tu vedi il suo accanto al tuo.