La tua lista d'attesa adesso non aspetta solo le disdette

Un buco nella giornata può nascere da qualcosa di diverso da una disdetta. Una cliente sposta la prenotazione a giovedì. Qualcuno prenota online e non paga mai l'acconto. Un cliente chiama per dire che oggi pomeriggio non riesce a venire, e tu segni un'assenza. Finora solo una disdetta mandava da sola le offerte alla tua lista d'attesa. Adesso lo fanno tutti questi casi.

Quattro modi in cui un orario liberato arriva alla tua lista

Bookatu offre l'orario alla tua lista d'attesa quando:

• Una prenotazione viene annullata, da te, dal tuo team o dal cliente.
• Una prenotazione viene spostata, da te o dal cliente online. Conta anche spostarla a un'altra persona del team alla stessa ora.
• L'acconto di una prenotazione online non viene mai pagato. Una volta al giorno Bookatu libera questi posti tenuti in sospeso e mai pagati.
• Tocchi Mark no-show prima che l'appuntamento cominci.

Per ogni posto libero, Bookatu cerca i clienti in attesa che hanno chiesto quel servizio, o un servizio qualsiasi. Se hanno indicato delle date, il giorno deve cadere dentro quelle date. Li ordina in base a quanto hanno speso da te, e a parità passa prima chi aspetta da più tempo. Fino a cinque di loro ricevono il posto per email, con un link per prenderlo con un tocco. I clienti che hanno accettato gli SMS lo ricevono anche via SMS, quando gli SMS sono configurati e il tuo piano li include. Il link funziona per un massimo di sei ore, e il posto va al primo che lo prende.

Solo posti che un cliente può davvero prenotare

Prima che parta qualcosa, Bookatu controlla l'orario liberato come farebbe la tua pagina di prenotazione. Deve essere ancora nel futuro, dentro i tuoi orari di apertura e del tutto libero. Deve anche rispettare le impostazioni Minimum notice e Book up to, in Settings, Booking rules. Una prenotazione spostata di un quarto d'ora più tardi copre ancora parte del suo vecchio orario, quindi non viene avvisato nessuno.

Quindi un posto che cade dentro il tuo Minimum notice non viene offerto, visto che nessuno potrebbe prenotarlo nemmeno sulla tua pagina. Le offerte automatiche, poi, riguardano solo i servizi individuali, non i posti in una lezione di gruppo.

Più di una possibilità per ogni cliente

Adesso un cliente che non prende un posto resta in lista per il prossimo. Lo stesso vale per chi ha toccato il link un attimo dopo che qualcun altro l'aveva preso. Ogni cliente riceve al massimo 3 offerte automatiche, e mai lo stesso posto due volte.

Nella pagina Waitlist, la scheda del cliente mostra un'etichetta come Offered 1 of 3 e quando è stato mandato l'ultimo posto. Dopo la terza offerta dice automatic offers used up. Puoi comunque toccare Offer a slot per scrivergli tu, e quei messaggi non contano per le 3.

Le email e gli SMS delle offerte automatiche adesso danno l'ora oltre alla data, con il tuo fuso orario.

Una lista che si mette in ordine da sola

Un cliente resta in lista finché non prenota o finché non passa la sua ultima data. Dopo quella data esce dalla pagina Waitlist e non riceve più offerte.

Bookatu abbina anche ogni cliente in attesa al tuo elenco clienti, per email e poi per numero di telefono. Così i clienti abituali che si iscrivono dal tuo modulo pubblico adesso mostrano l'etichetta con la loro spesa totale, e quello che hanno speso conta quando viene offerto un posto.

Quando un cliente abbinato ha una prenotazione confermata per il servizio che aveva chiesto, dentro le sue date, esce dalla lista come prenotato. Se aveva chiesto un servizio qualsiasi conta qualsiasi prenotazione, e non importa chi l'ha fatta. Una prenotazione che aspetta ancora l'acconto non conta finché non è pagata. Mark booked e Remove funzionano come prima.

Prenotazioni ripetute che controllano la tua agenda

Una serie di appuntamenti fissi prenota più visite in una volta, quindi è facile non accorgersi di una sovrapposizione. La imposti dal riquadro See you again? su una prenotazione, oppure spuntando Repeat this appointment nella pagina New booking. Adesso entrambi controllano ogni visita ripetuta. Guardano i tuoi orari di apertura e le pause, i giorni di chiusura, i giorni liberi della persona del team, gli orari bloccati, le altre prenotazioni con lo stacco che lasci tra una e l'altra, e le stanze libere.

Poi scegli cosa vuol dire una sovrapposizione, sotto If a visit clashes nel riquadro o If a repeat clashes nel modulo:

• Book it anyway and flag it. È l'opzione predefinita, perché questi orari li scegli apposta. La visita mostra Booked, clashes, con il motivo. L'unica eccezione è una visita che comincia esattamente alla stessa ora di un'altra prenotazione con la stessa persona del team. Quella data viene saltata.
• Skip it. La data viene lasciata fuori, e l'elenco dice perché.

I motivi sono scritti in modo semplice, per esempio Closed that day o No free room then. Il riepilogo ti chiede anche di controllare sul calendario le visite segnalate.

Cambia un'intera serie in una volta sola

Ogni visita prenotata dalla serie ha un riquadro Part of a standing series. Adesso offre:

• End the series after this appointment. Le visite successive vengono annullate e la serie finisce.
• Cancel all remaining appointments. Viene annullata ogni visita ancora da fare, anche quando parti da una prenotazione passata.
• Change the time of upcoming appointments. Scegli un New time e poi This appointment and the later ones oppure Every upcoming appointment. Le date restano uguali, e al cliente viene comunicato ogni nuovo orario.

Per uno spostamento, la scelta sulle sovrapposizioni diventa Move it anyway and flag it oppure Leave it where it is. Per chiudere o annullare la serie ti viene chiesta prima una conferma. Ogni orario liberato va alla tua lista d'attesa con le stesse regole di qualsiasi altro posto libero.

Le parole seguono il tuo tipo di attività, quindi potresti vedere session, class o reservation invece di appointment. Vedono questi pulsanti solo i ruoli con Edit the calendar attivo, in Team, Role permissions.

Un buco in agenda è perso solo se nessuno lo viene a sapere.

Cosa fare adesso

Non c'è niente di nuovo da attivare. Alcuni clienti a cui era stata mandata un'offerta prima di questa novità potrebbero ricomparire nella tua pagina Waitlist. Possono ricevere di nuovo dei posti, perché un'offerta non toglie più nessuno dalla lista. Tocca Remove per chi non ha più bisogno di un posto.