Scegli chi fa ogni servizio, e dai a ogni persona i suoi orari

Nella maggior parte dei team le persone non sono intercambiabili. Il tuo colorista fa il colore, la stylist arrivata per ultima non fa ancora le extension, e una terapista lavora fino a tardi il giovedì. La tua pagina di prenotazione dovrebbe saperlo, così nessuno viene proposto per un servizio che non fa, o in un orario in cui non c'è.

Scegli chi fa un servizio

Apri Services nell'admin e tocca un servizio per modificarlo. A seconda del tipo di attività, il menu dell'admin potrebbe chiamarlo in un altro modo, per esempio Treatments, Sessions o Classes. Subito sopra l'interruttore Available online c'è una domanda nuova, Who can do this service:

• Everyone on the team. Chiunque prenda prenotazioni, comprese le persone che aggiungerai in seguito. I nuovi servizi partono da qui.
• Only the people I choose. Spunta chi lo fa, e ai clienti che prenotano online vengono proposte solo quelle persone.

Poi tocca Save changes. Se non spunti nessuno, il modulo ti chiede di scegliere almeno una persona, oppure Everyone. I servizi di gruppo a orari fissi e gli extra non hanno questa domanda. Una lezione di gruppo la tiene chi è di turno in quella sessione, e un extra si prenota sempre insieme a qualcos'altro.

Oppure scegli dalla persona

Apri Team, tocca la matita sulla scheda di una persona e spunta quello che fa sotto Services this person does. È comodo quando arriva qualcuno di nuovo o quando qualcuno impara un nuovo trattamento.

Se togli la spunta a un servizio che fanno tutti, il servizio rimane assegnato al resto del team. Quello che la scheda non fa è lasciare un servizio senza nessuno che prenda prenotazioni. Se una modifica porterebbe a questo, la scheda nomina il servizio e ti chiede di scegliere prima chi lo fa dal servizio stesso, oppure di lasciarlo spuntato. Sulla scheda non si salva niente finché non è sistemato.

Quando un servizio ha il suo elenco, una persona che aggiungi dopo non ci entra finché non spunti il servizio sulla sua scheda o non la scegli sul servizio. La scheda di una persona nuova parte con la spunta su ogni servizio che fanno tutti.

Chi fa cosa, a colpo d'occhio

Nell'elenco Services, un servizio limitato ad alcune persone ha un'etichetta che comincia con Only, seguita dai loro nomi. Se nessuno di quelli rimasti nel suo elenco è prenotabile, per esempio perché sono stati tutti tolti dal team, l'etichetta dice invece Nobody bookable. Nella pagina Team, ogni scheda dice All services oppure un conteggio come 3 of 8 services. Chi ha la sua settimana ha l'etichetta Own hours.

Dai a ogni persona i suoi orari

Nella scheda di una persona, accanto a Working hours, adesso c'è un interruttore Own hours. Se è spento, la persona viene prenotata negli orari di apertura dell'attività nei giorni spuntati, come prima. Se lo accendi, le spunte dei giorni diventano una settimana completa, con la stessa schermata che usi per Opening hours in Settings.

La settimana parte dagli orari di apertura dell'attività nei giorni in cui la persona lavora già, così cambi solo quello che è diverso. Ogni giorno ha il suo interruttore Open, un inizio e una fine, e Copy copia gli orari di un giorno su altri giorni. I giorni che accendi diventano i suoi giorni di lavoro.

In quei giorni, i suoi orari sostituiscono quelli dell'attività. Può cominciare prima che tu apra, finire dopo che chiudi o lavorare in un giorno in cui di solito sei chiuso, e gli orari degli altri non si spostano. Se in seguito cambi i tuoi Opening hours, la sua settimana resta com'è.

Una pausa al giorno

Tocca + Break in un giorno aperto per aggiungerne una, che compare come Closed tra due orari. Se l'attività chiude per pranzo, la sua settimana parte con la stessa pausa, che puoi spostare o togliere solo per quella persona. La tua pagina di prenotazione non propone un orario che si sovrappone alla pausa. Se una pausa non ha senso, il giorno dice cosa c'è che non va e come sistemarlo, e la scheda non si salva finché non lo fai. Spegni Own hours per riportare una persona sugli orari dell'attività.

Dove contano i suoi orari

Tutti questi usano i suoi orari:

• La tua pagina di prenotazione. I suoi orari partono dalla sua ora di inizio e avanzano secondo lo Slot interval che hai in Settings. Con 30 minuti, un inizio alle 9:15 dà 9:15, 9:45 e così via.
• L'ultimo controllo quando un cliente prenota, così un orario che cade nella sua pausa viene rifiutato.
• Gli orari suggeriti quando tu o il tuo team prenotate un cliente dall'admin.
• Gli strumenti e gli assistenti IA che colleghi a Bookatu.

Tempi di posa, stanze e orari bloccati funzionano dentro i suoi orari come hanno sempre fatto. Le modifiche per un giorno solo vengono ancora prima di tutto. Trascina nel calendario gli orari dell'attività per una data, applica la modifica solo a quel giorno, e in quella data tutti vengono prenotati dentro quegli orari.

Un volto per ogni nome

La scheda ha anche un campo Photo. Tocca Choose file oppure trascina dentro una foto. Il riquadro chiede una foto quadrata, di circa 400 × 400, in PNG, JPG o WEBP fino a 5 MB. Le foto grandi vengono ridimensionate per te. La foto si salva insieme al resto della scheda.

I clienti vedono la foto nella sezione del team della tua home page, con il nome, il ruolo e una breve presentazione di ogni persona. La rivedono sulla tua pagina di prenotazione quando scelgono con chi prenotare. Chi non ha una foto mostra le iniziali sul suo colore del calendario.

Per nascondere la sezione del team, spegni Team sotto What customers see in Settings, poi tocca Save visibility. Se una foto che avevi aggiunto prima non compare, aggiungila di nuovo.

A un cliente andrebbe proposto solo chi fa quel servizio, e solo in un orario in cui quella persona c'è davvero.

Per cambiare chi fa cosa, o gli orari di una persona, serve il permesso Manage the business, che titolari e admin hanno fin dall'inizio. Non c'è bisogno di sistemare tutto in una volta. Comincia da quello che alla reception ti fa perdere più tempo.