Vos réservations dans Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar

Vos réservations vivent dans Bookatu. Le reste de votre journée vit dans l'agenda de votre téléphone : la sortie de l'école, la visite du fournisseur, le dentiste. La nouvelle page Calendar sync met aussi vos réservations dans cet agenda, sur tous les appareils que vous utilisez.

Deux façons de faire

La première est un lien privé que vous ajoutez une fois pour toutes à Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar ou Google Calendar. La seconde est pour les utilisateurs de Google : connectez directement votre Google Calendar, et Bookatu y ajoute vos nouvelles réservations. Dans Google, utilisez l'une ou l'autre, sinon chaque réservation apparaît en double. Les séances collectives et les ateliers ne sont inclus ni dans l'une ni dans l'autre.

Où la trouver

• Settings : Calendar sync figure sous Grow.
• Page Team : quand vous modifiez un membre de l'équipe, la section Google Calendar y renvoie.
• Liste des réservations : le rôle Staff y trouve un bouton Calendar sync en haut, à côté de Calendar et New booking. Dans un salon, un spa ou une clinique, cette liste s'appelle Appointments.

Toute personne qui peut se connecter à votre admin peut l'ouvrir. Les accès Trainee, eux, restent sur leur checklist.

Votre propre lien d'agenda

Sous Your calendar, touchez Create my calendar link. Le nouveau lien ne s'affiche qu'une fois, alors copiez-le tout de suite. Bookatu n'en garde qu'une empreinte brouillée, pas le lien lui-même, il ne peut donc pas être réaffiché. Si vous le perdez, touchez Get a new link. Ajoutez-le ensuite à votre application d'agenda :

• iPhone, iPad ou Mac : touchez Open in Apple Calendar quand le lien apparaît. Ou, sur un Mac, ouvrez l'app Calendrier, choisissez Fichier, puis Nouvel abonnement à un calendrier, et collez le lien.
• Google Calendar : sur un ordinateur, cliquez sur + à côté de Autres agendas, choisissez À partir de l'URL et collez le lien. Il s'affiche aussi sur votre téléphone.
• Outlook et Microsoft 365 : dans Outlook sur le web, choisissez Ajouter un calendrier, puis S'abonner à partir du web, et collez le lien.

Votre agenda affiche alors vos réservations, des sept derniers jours jusqu'à 180 jours à l'avance, avec votre temps bloqué et les fermetures de tout l'établissement. Une réservation en attente de confirmation est marquée comme provisoire. Les réservations annulées et les absences disparaissent. Si une réservation est déplacée, ou confiée à un collègue, l'agenda suit.

Google et Outlook ne vérifient un lien d'abonnement qu'à quelques heures d'intervalle, donc une nouvelle réservation peut mettre un moment à apparaître.

Ce que le lien dit de vos clients

Une application d'agenda copie ce qu'elle contient sur chaque appareil et chaque compte avec lesquels elle se synchronise. Le lien en dit donc le moins possible : la prestation et le prénom du client. Pas de nom de famille, pas d'e-mail, pas de numéro de téléphone, pas de notes, pas de prix. Chaque réservation porte aussi sa référence et un lien vers elle dans Bookatu, qui ne s'ouvre que pour quelqu'un de connecté à votre admin.

Gardez le lien pour vous

Toute personne qui a le lien peut lire cet agenda, alors traitez-le comme un mot de passe. S'il circule, touchez Get a new link, et l'ancien cesse aussitôt de fonctionner. Pour l'arrêter complètement, touchez Turn off et confirmez avec Yes, turn it off. Les agendas qui utilisent ce lien ne se mettent plus à jour.

La page indique aussi quand chaque lien a été créé et quand une application d'agenda l'a consulté pour la dernière fois. Quand vous retirez quelqu'un de l'équipe, son lien cesse aussi de fonctionner.

Connectez votre propre Google Calendar

Si tout votre quotidien passe par Google, vous pouvez vous passer du lien. Dans la même section Your calendar, touchez Connect my Google Calendar et connectez-vous à Google. Vous revenez directement sur Calendar sync. À partir de là, vos nouvelles réservations arrivent dans votre agenda Google principal, tout de suite, ou une fois l'acompte payé si la réservation en demande un. Quand une réservation est reprogrammée ou annulée, Bookatu la déplace ou la retire.

Les membres au rôle Staff peuvent désormais le faire eux-mêmes, mais seulement pour leur propre agenda. Connecter celui d'un collègue se fait toujours sur la page Team et demande Manage the business, que les propriétaires et les admins ont par défaut. Disconnect supprime votre connexion et retire aussi l'accès de Bookatu chez Google.

Ça ne marche que dans un sens

Les deux options envoient les réservations de Bookatu vers votre agenda. Rien ne revient dans l'autre sens. Si vous ajoutez un rendez-vous chez le dentiste dans Google, Bookatu ne le voit pas, et ce créneau peut toujours être réservé. Déplacer ou supprimer un événement dans votre application d'agenda ne change pas non plus la réservation. Le temps où vous ne pouvez pas travailler doit toujours être bloqué dans Bookatu, avec Block time sur la page Calendar. Bloquer du temps demande Edit the calendar dans Role permissions, que les propriétaires et les admins ont par défaut.

Qui voit quoi

Calendar sync suit vos Role permissions, que le propriétaire règle depuis la page Team. Deux réglages décident de presque tout : See everyone's calendar et Manage the business. Les propriétaires et les admins ont les deux par défaut. Le rôle Staff n'a ni l'un ni l'autre.

• Chacun gère son propre lien et sa propre connexion Google.
• La section Whole business demande les deux réglages. Son lien réunit dans un seul agenda les réservations et le temps bloqué de tous les membres de l'équipe, en indiquant avec qui est chaque réservation. Il convient bien à un écran à l'accueil.
• La section Team links demande aussi les deux. Créez un lien pour quelqu'un qui n'a pas d'accès, ou désactivez un lien qui a circulé. Chaque ligne indique si la personne a connecté Google.

Le Dashboard et la liste des réservations suivent aussi vos Role permissions. Sans See everyone's calendar, une personne ne voit que ses propres réservations. Sans See analytics & earnings, elle ne voit aucun montant : pas de recettes, pas de prix, pas de graphique de chiffre d'affaires. Les téléchargements de rapports, de produits et de stock demandent Export data.

Le lien en dit juste assez pour reconnaître une réservation d'un coup d'œil. Le reste ne s'ouvre qu'une fois connecté.

Pour essayer, ouvrez Calendar sync, touchez Create my calendar link et ajoutez le lien à votre téléphone. Si vous dirigez l'établissement, touchez aussi Create the business link, sous Whole business, pour l'accueil.