Imprimez ou envoyez les reçus par e-mail à la caisse, et des taux de taxe à trois décimales

Une cliente achète un flacon de shampooing en partant et demande un reçu. Voici ce qui change à la caisse, et quelques détails d'argent qui doivent être exacts.

Un reçu pour chaque vente

Encaissez une vente sur la page Point of sale (le bouton Sell dans Products) et touchez Record sale. Le message « Sale recorded » propose désormais deux boutons, Print receipt et Email receipt. Les ventes faites en mode Sell sur la Scan station les ont aussi.

Chaque reçu affiche :

• Le nom, l'adresse et le téléphone de votre établissement, et votre numéro de TVA ou de taxe si vous en avez un.
• Un numéro de reçu, ainsi que la date et l'heure.
• Chaque article, avec la quantité et le prix unitaire quand il en a été acheté plus d'un.
• Le sous-total et la remise, quand vous en avez accordé une.
• Le total, la taxe qu'il contient quand vos prix incluent la taxe, et le mode de paiement.

Le reçu est enregistré avec la vente, donc une réimpression ultérieure affiche les mêmes articles, les mêmes prix et la même taxe que le jour de la vente. Recent sales, plus bas sur la page, liste vos dix dernières ventes, à réimprimer ou à envoyer par e-mail. Comme cette liste affiche vos recettes, seules les personnes qui ont la permission « See analytics & earnings » la voient.

L'impression passe par l'imprimante que vous avez déjà

L'impression passe par la fenêtre d'impression de votre navigateur, elle utilise donc l'imprimante de tickets sur laquelle votre ordinateur imprime déjà. Définissez-la comme imprimante par défaut, et choisissez une fois pour toutes son papier en rouleau de 80 mm dans la fenêtre d'impression. Le reçu fait 72 mm de large, la largeur imprimable d'un rouleau de 80 mm, et seul le reçu s'imprime.

Pour que chaque reçu s'affiche tout seul, activez « Print a receipt when a sale is recorded ». Ce réglage se trouve dans la carte « Receipt printer and cash drawer », en bas de la page Point of sale. Il est désactivé par défaut, et seules les personnes qui ont la permission « Manage the business » peuvent le changer. La fenêtre d'impression s'ouvre alors d'elle-même, une fois par vente, donc actualiser la page n'imprime pas deux fois. Quelqu'un doit quand même appuyer sur Imprimer, sauf si le navigateur est réglé pour imprimer directement sur l'imprimante par défaut, ce que la carte explique. Le réglage s'applique à toutes les caisses qui enregistrent une vente.

Comment s'ouvre le tiroir-caisse

Une page web ne peut pas ouvrir un tiroir-caisse toute seule. Mais la plupart des tiroirs se branchent sur l'imprimante de tickets. Le pilote de l'imprimante, c'est-à-dire le logiciel qui la fait fonctionner sur votre ordinateur, peut ouvrir le tiroir à chaque impression.

Cherchez donc une option de tiroir-caisse ou d'ouverture du tiroir dans les réglages du pilote de votre imprimante, et activez-la. Activez ensuite « Print a receipt when a sale is recorded ». Le tiroir s'ouvre alors à chaque reçu imprimé.

Votre navigateur imprime le reçu. Votre imprimante ouvre le tiroir.

Envoyez-le par e-mail, et la vente rejoint son historique

Pour envoyer un reçu par e-mail, la vente doit être associée à un client qui a une adresse e-mail. Associez-en un avant d'enregistrer la vente, avec « Attach client (for a receipt by email) », ou après coup, quand vous touchez Email receipt. Cherchez par nom, e-mail ou téléphone, ou touchez « + New client » et ajoutez un nom, plus une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.

Une personne déjà enregistrée avec cet e-mail ou ce téléphone est reprise, au lieu d'être ajoutée une deuxième fois. Les nouveaux clients créés à la caisse sont enregistrés sans consentement marketing, parce que demander un reçu, ce n'est pas demander des offres.

L'e-mail reprend le reçu papier et utilise votre Storefront language, comme vos autres e-mails aux clients. Un deuxième appui ne l'envoie pas deux fois, et une adresse sur laquelle un envoi a déjà échoué n'est pas réessayée.

Toute personne qui a la permission « See analytics & earnings » voit ensuite la vente dans le Purchase history du client, comptée dans son Lifetime spend. Une vente déjà liée à un client ne peut pas être passée à un autre.

Les lecteurs qui terminent par Tab

Un lecteur de codes-barres USB ou Bluetooth se comporte comme un clavier très rapide. Il tape le code, puis appuie sur Entrée ou, sur beaucoup de lecteurs, sur Tab. Un scan qui se termine par Tab fonctionne désormais exactement comme un scan qui se termine par Entrée. C'est vrai sur la page Point of sale, la Scan station, Receive stock, Count stock et le champ Barcode d'un produit.

Bookatu distingue un lecteur d'une personne à la vitesse de frappe. Quand vous appuyez vous-même sur Tab, vous passez toujours au champ suivant.

Des taux de taxe à trois décimales

Certains taux ne tombent pas sur un nombre entier. Au Québec, la TPS et la TVQ font ensemble 14,975 %. Sur la page Tax, le champ Rate (%) accepte désormais jusqu'à trois décimales. Bookatu enregistre ce taux exact et calcule avec. Vous le saisissez comme un seul taux combiné.

Il n'est jamais arrondi à 15 %, ni sur la page Tax, ni sur les reçus de visite que vos clients ouvrent depuis leur compte, ni sur le reçu de caisse. Quand le reçu de caisse affiche la taxe, il écrit le taux à la manière de votre langue : un reçu en français affiche 14,975 %.

Les calculs sont exacts eux aussi. La taxe se calcule en centimes entiers, et un demi-centime est toujours arrondi au centime supérieur. Ainsi, 14,975 % de 100,00 $, soit 14,975 $, deviennent 14,98 $.

Les liens de paiement de facture encaissent le total complet

Si « Charge tax » est activé et « Prices include tax » désactivé sur la page Tax, la taxe s'ajoute au montant de chaque facture. Les liens de paiement envoyés depuis Finance encaissent désormais ce total complet. La taxe apparaît sur sa propre ligne sur la page de paiement, sous votre Tax name, par exemple TVA ou TPS.

Le total est figé au moment où vous envoyez la facture. Si le client ouvre le lien des semaines plus tard, c'est le même total qui est encaissé, même si votre taux a changé entre-temps. Si vos prix incluent la taxe, rien ne change.

Rien de tout cela ne change votre façon d'encaisser une vente. Touchez les produits, enregistrez la vente, et le reçu est prêt quand le client le demande.