Toutes les réservations et tous les achats, sur une seule fiche client

La fiche client, c'est là que vous allez chercher des réponses rapides. Depuis combien de temps vient-il ? Qu'a-t-il acheté la dernière fois ? À quelle adresse envoyer sa carte cadeau ? Certaines de ces réponses se trouvaient ailleurs. Elles sont maintenant sur la fiche.

Toutes les réservations, pas seulement les 100 plus récentes

Auparavant, la fiche chargeait les 100 réservations les plus récentes d'un client et ne comptait que celles-là. Un habitué de longue date ne pouvait donc jamais afficher plus de 100. Désormais, les compteurs en haut de la carte couvrent toutes ses réservations chez vous, passées et à venir, quel que soit leur statut.

La liste s'ouvre toujours sur les 100 plus récentes. Quand il y en a davantage, une ligne comme Showing the latest 100 of 260 appointments le signale. Show 100 more ajoute la centaine suivante. Quand il en reste plus d'une centaine, Show all 260 affiche toute la liste sur une seule page, jusqu'à 5 000 réservations.

Le nom de la carte suit votre type d'activité. Un salon, un spa ou une clinique voit Appointments, un studio voit Classes, un coach sportif voit Sessions et un restaurant voit Bookings.

Ce qu'il a acheté, dans une seule carte

Juste sous la liste des réservations se trouve une nouvelle carte, Purchase history. Elle liste ce que le client a acheté en dehors de ses rendez-vous, du plus récent au plus ancien, chaque achat avec sa date et son montant :

• Les commandes de la boutique
• Les factures
• Les cartes cadeaux qu'il a achetées, et celles qu'il a utilisées alors que quelqu'un d'autre les avait achetées
• Les forfaits
• Les abonnements, de l'inscription à chaque renouvellement
• Les achats en caisse

Une vente en caisse apparaît dès que le client y est associé. Vous pouvez par exemple utiliser le bouton Attach client (for a receipt by email) sur l'écran Point of sale.

Sous les achats, Payments liste les paiements enregistrés pour le client. Cela comprend les acomptes de réservation, les paiements en espèces ou par virement enregistrés à son nom, et les remboursements, qui apparaissent en montants négatifs.

En haut de la carte, Purchases et Payments recorded ont chacun leur total, et chaque type d'achat qui compte au moins une ligne a aussi le sien. Les deux totaux sont séparés exprès. Une commande de la boutique apparaît une fois comme achat et une fois comme paiement, donc les additionner la compterait deux fois.

Ce qui compte dans le total

Les lignes grisées sont listées pour que l'historique soit complet, mais elles ne sont pas comptées. Cela concerne les commandes remboursées ou annulées, et les factures ouvertes, annulées ou remboursées. Cela concerne aussi les cartes cadeaux annulées, et les cartes cadeaux que ce client a utilisées alors que quelqu'un d'autre les avait achetées. Les forfaits et les abonnements comptent dès qu'un paiement est enregistré pour eux.

Rattachés par e-mail ou par lien, jamais par le nom

Un achat apparaît sur une fiche quand il est lié à ce client, ou qu'il porte son adresse e-mail. C'est-à-dire l'e-mail de sa fiche, ou celui du compte client qui y est lié. Bookatu ne rapproche jamais par le nom, donc deux clients qui portent le même nom ne sont jamais confondus. Un client sans e-mail sur sa fiche ni sur son compte n'affiche que ce qui lui est lié directement. Rien d'un autre établissement n'apparaît jamais.

Lifetime spend, avec le détail de ses parts

La tuile Lifetime spend n'affichait jusqu'ici que les rendez-vous terminés. Elle ajoute désormais les achats qui comptent, et la ligne en dessous montre les deux parts, par exemple 1 240,00 $ appointments + 180,00 $ purchases. La première part utilise votre mot pour une réservation, donc un studio voit classes.

Qui voit les montants

Purchase history et la part achats de Lifetime spend suivent la permission See analytics & earnings. Les propriétaires et les admins l'ont dès le départ. Le rôle Staff ne l'a pas, il voit donc Lifetime spend comme avant : les rendez-vous terminés uniquement, indiqués comme tels.

Un propriétaire peut l'activer pour Staff sur la page Role permissions, accessible depuis la page Team. Elle ouvre aussi votre chiffre d'affaires et vos rapports à ce rôle, alors traitez-la comme une décision sur l'ensemble de vos comptes.

Une place pour l'adresse postale

Les clients ont désormais une Postal address. Le champ se trouve dans le formulaire que vous ouvrez avec Add client sur la page Clients, et dans Client details sur leur fiche. C'est un seul champ, donc le format de n'importe quel pays y entre. Une fois enregistrée, l'adresse s'affiche en haut de la fiche, avec le téléphone et l'e-mail.

Elle accompagne le reste de ses coordonnées :

• Import data lit une seule colonne Address, ou des colonnes séparées pour la rue, le quartier, la ville, la région, le code postal et le pays, et les réunit en une seule adresse.
• Une ligne qui ne contient qu'une région ou un pays ne reçoit pas d'adresse. Si la colonne Address nomme déjà la ville, elle n'est pas ajoutée deux fois.
• Export CSV, sur la page Clients, se termine désormais par une colonne Address, donc toutes les colonnes que vous aviez déjà restent à leur place.
• Export data (JSON), sous Privacy & data sur la fiche, l'inclut aussi.

Des notes qui restent en place

Imaginons que vous ayez tapé une allergie dans Notes en ajoutant un client. Enregistrer ses Client details laisse désormais cette note exactement telle qu'elle était.

Cette note se trouve dans le Record, la carte sous Client details. C'est l'entrée la plus ancienne, vous la trouverez donc en bas de Full history. Client details dit maintenant à quoi il sert : Keep their contact details and address up to date.

Pour ajouter quelque chose de nouveau, utilisez Add to record. Tout ce qui est enregistré comme Allergy or reaction, ou épinglé, s'affiche toujours sous Read first. La note du jour où vous avez ajouté le client est une simple Note et ne peut pas être épinglée. Si c'est une allergie, mieux vaut l'ajouter à nouveau comme Allergy or reaction.

Une fiche doit répondre à la question pour laquelle vous l'avez ouverte, sans vous envoyer ailleurs pour le reste.

Où le trouver

Ouvrez Clients et choisissez n'importe qui. Pour les propriétaires et les admins, il n'y a rien à activer. Si vous venez d'un autre outil, Import data reprend désormais aussi les adresses de votre fichier.