Notez les arrivées, modifiez les réservations et bloquez des congés depuis votre agenda

L'essentiel d'une journée de travail se passe dans l'agenda. Un client arrive. Un rafraîchissement des pointes devient une coupe couleur. Quelqu'un a besoin de congé la semaine prochaine. Cette mise à jour parle de ces moments-là.

Noter l'arrivée des clients depuis l'agenda

Quand un client arrive, touchez sa réservation sur la page Calendar et appuyez sur Check in. Le panneau affiche alors Checked in et l'heure. Undo check-in annule un appui par erreur.

L'agenda montre maintenant qui est arrivé. La vue Day place une petite coche devant l'heure et le nom, et la vue Week affiche Checked in sur la réservation. Les mêmes boutons se trouvent dans la carte Actions quand vous ouvrez la réservation avec Full details.

Noter l'arrivée enregistre seulement l'heure. Cela ne change pas le statut, n'envoie pas d'e-mail au client et ne touche pas à un acompte. Si deux personnes appuient, c'est la première heure qui reste. Cela fonctionne sur les réservations en attente, confirmées et terminées, mais pas sur les réservations annulées ni sur les absences.

Modifier une réservation après coup

Les plans changent une fois le client installé. Un massage dure plus longtemps que prévu, ou vous convenez d'un nouveau prix le jour même. Ouvrez la réservation avec Full details et appuyez sur Edit booking dans la carte Actions. Vous pouvez changer :

• Service. La prestation apporte sa propre durée et son propre prix, le même prix qu'aurait une nouvelle réservation.
• Length (minutes). Le formulaire affiche la nouvelle heure de fin.
• Service price. Le prix avant toute remise, sans les options.

L'heure de début, la personne et le client ne changent pas. Pour déplacer une réservation, utilisez Reschedule.

Les options restent sur la note. Une remise en pourcentage est recalculée sur le nouveau prix, et une remise d'un montant fixe reste la même. Vous voyez le nouveau total avant d'enregistrer, et il ne peut jamais descendre sous ce que le client a déjà payé.

Si le changement empiète sur la réservation suivante de la personne, sur du temps bloqué, sur une pause ou sur l'heure de fermeture, vous recevez d'abord un avertissement. Appuyez sur Save anyway si cela vous convient. Pour une salle ou une table, c'est différent : si une autre réservation l'occupe déjà à ce moment-là, le changement est refusé.

Chaque modification ajoute aux Internal notes de la réservation une ligne qui dit ce qui a changé et qui l'a fait. Un Google Calendar connecté se met aussi à jour. Le client ne reçoit pas d'e-mail, alors prévenez-le si le prix a changé.

Edit booking est proposé sur les réservations en attente et confirmées, mais pas tant qu'un acompte est en cours de paiement en ligne. Pour qu'un rôle puisse saisir un prix libre, il lui faut aussi la permission Refund orders.

Bloquer toute une période d'un seul coup

La carte Blocked times, sous l'agenda, comporte désormais un First day et un Last day. Choisissez Who (une personne ou Everyone) et appuyez sur Block time.

• Cochez All day pour bloquer des journées entières, de minuit à minuit, dans le fuseau horaire de votre établissement.
• Ou réglez From et To. Le blocage va de l'heure From du premier jour jusqu'à l'heure To du dernier, nuits comprises.
• Une seule entrée peut couvrir jusqu'à un an.

Quelle que soit sa durée, c'est une seule entrée, et un seul Remove rend tous les jours d'un coup. Vos clients ne peuvent pas réserver ce temps en ligne. L'agenda affiche chaque jour bloqué dans les vues Day et Week. Ces jours ne se déplacent pas par glisser-déposer : pour changer les dates, supprimez l'entrée et ajoutez-la de nouveau.

Restaurants : nombre de couverts et table pour les réservations par téléphone

Quand un client appelle, réservez-le depuis New booking, ou faites glisser sur l'agenda pour sélectionner un créneau, puis choisissez Book a reservation. Pour les restaurants, le formulaire demande désormais la Party size. Elle commence à 2, comme sur votre page de réservation. Les autres types d'activité voient le même formulaire qu'avant.

Si la prestation demande une table, les horaires proposés suivent la taille du groupe. Imaginons que toutes les tables assez grandes pour quatre soient prises à 19 h, mais qu'une table pour deux soit libre. Alors 19 h est proposé à un couple, mais pas à un groupe de quatre.

Une liste Table apparaît aussi. Elle ne montre que les tables qu'utilise cette prestation, et une table trop petite pour le groupe ne peut pas être choisie. Laissez-la sur Any table that fits, et le groupe reçoit la plus petite table libre qui peut l'accueillir. Si celle que vous choisissez est prise à ce moment-là, il reçoit à la place la plus petite table libre qui convient.

Des accès d'accueil qui peuvent réserver

La personne de votre accueil prend peut-être des réservations toute la journée sans avoir besoin du reste de l'admin. Voici comment mettre ça en place.

Allez dans Team. Sous Who can sign in, remplissez Give someone a login, choisissez le rôle Staff et appuyez sur Add login. Ouvrez ensuite Role permissions, activez Edit the calendar pour Staff et appuyez sur Save changes. Par défaut, le rôle Staff ne voit que ses propres rendez-vous, vous voudrez donc en général activer aussi See everyone's calendar. Seul le propriétaire peut changer ces réglages, et chaque interrupteur s'applique à toutes les personnes qui ont ce rôle.

Un accès Staff avec Edit the calendar peut réserver les clients qui appellent, déplacer et reprogrammer des réservations, bloquer du temps, noter les arrivées et modifier des réservations. Cela marche aussi dans l'autre sens : désactivez la permission pour un rôle, Admin compris, et ce rôle ne peut plus modifier l'agenda.

Un accès sans cette permission voit View only sur l'agenda, et le panneau de réservation retire les boutons qu'il ne peut pas utiliser. La page New booking explique pourquoi il ne peut pas réserver, et à qui s'adresser.

Votre agenda doit montrer ce qui se passe vraiment sur place, pas seulement ce qui était prévu la semaine dernière.

À part ces interrupteurs de rôle, il n'y a rien de nouveau à configurer. La prochaine fois qu'un client arrive, touchez sa réservation et appuyez sur Check in.