Réserver des clients dans un autre fuseau horaire, avec les deux heures bien indiquées

Imaginons que vous teniez une clinique esthétique qui propose de courtes consultations en visio. Une nouvelle cliente vous trouve depuis l'étranger et en réserve une pour mardi à neuf heures. Si rien sur la page ne précise de quel fuseau il s'agit, elle lira ce mardi neuf heures à sa propre heure. C'est bien normal. C'est aussi comme ça qu'on se connecte avec des heures d'avance, ou un jour trop tard.

La même question se pose pour quelqu'un qui réserve avant un voyage : un massage, une coupe couleur ou une table pour la semaine où il arrive. Bookatu y répond désormais pour lui.

Une seule règle pour savoir quelle heure passe en premier

Quand un client réserve sur votre page de réservation ou via votre Website widget, Bookatu note le fuseau horaire réglé sur son téléphone ou son ordinateur. Il le garde avec la réservation, pour que les e-mails et les rappels suivants puissent s'en servir. Ensuite, une seule règle décide quelle heure passe en premier.

• Les visios affichent d'abord l'heure du client, parce que c'est là qu'il sera assis. Cela concerne toute prestation dont l'interrupteur Online / video call est activé, et toute réservation qui comporte un lien vidéo.
• Les rendez-vous sur place affichent d'abord votre heure, parce que c'est chez vous qu'il se présentera. La sienne vient en second, pour l'aider à organiser son déplacement.
• Quand les deux heures sont les mêmes, ou que Bookatu ne sait pas où il se trouve, il ne voit que votre heure, toujours avec son fuseau.

Ce dernier cas couvre les réservations que vous ajoutez vous-même dans l'admin. Bookatu ne connaît le fuseau horaire d'un client que s'il réserve sur votre page de réservation ou via votre Website widget.

Ce que le client voit pendant sa réservation

Prenez une prestation marquée Online / video call sur votre page de réservation. Quand l'heure du client diffère de la vôtre, toute l'étape du choix de la date et de l'heure passe à son heure. Les jours partent de sa date du jour, et les horaires sont les siens. Une note au-dessus indique « Horaires affichés à ton heure », suivie de sa ville et de son fuseau. L'écran récapitulatif affiche d'abord son jour et son heure, puis le même moment dans votre ville.

Pour un rendez-vous sur place, les horaires restent à votre heure, parce que c'est l'heure qu'affichera votre horloge quand il passera la porte. La note au-dessus indique votre ville. Si son téléphone ou son ordinateur est réglé sur un autre fuseau, deux choses changent. La note lui demande de bien vérifier l'horaire. Et dès qu'il choisit un créneau, une ligne en dessous fait le calcul : votre heure, et ce que cela donne à la sienne.

Ce qui arrive dans sa boîte mail

L'e-mail de confirmation suit la même règle. L'heure principale porte l'indication de son fuseau. Quand les deux heures diffèrent, une ligne plus discrète en dessous donne le même moment à l'autre heure, avec sa ville. Le rappel fait de même, avec l'heure en grands caractères. Un rappel par SMS ne donne qu'une seule heure, avec son fuseau, pour rester court.

La confirmation contient aussi un fichier calendrier, que son agenda affiche à l'heure réglée sur son téléphone. Le bouton Gérer ma réservation de cet e-mail ouvre sa réservation. S'il l'ouvre depuis encore un autre fuseau, lors d'une escale par exemple, la page ajoute une ligne qui donne l'heure là où il se trouve.

Ce que vous voyez

La page Calendar et le reste de votre admin affichent votre propre heure. Quand un client a réservé depuis un autre fuseau, vous avez une ligne de plus.

Ouvrez la réservation et regardez sous Booking details. Sous Date et Start time, vous verrez Client's time, avec son jour, son heure, son fuseau et sa ville. L'e-mail New booking que vous recevez quand un client réserve en ligne comporte lui aussi une ligne Client's time. Ainsi, quand il vous écrit pour vérifier un horaire, vous pouvez lui répondre à son heure sans faire le calcul.

Les numéros de téléphone tapés depuis l'étranger

Les clients à l'étranger tapent leur numéro comme ils le feraient chez eux, en général sans indicatif. Bookatu le lit désormais aussi avec le pays que désigne leur fuseau horaire. Un numéro écrit comme on l'écrit là-bas est enregistré avec l'indicatif de ce pays.

Vos clients locaux ne sont pas concernés. Un numéro écrit comme on l'écrit dans votre pays se lit exactement comme avant. Un habitué qui réserve pendant un voyage garde son numéro habituel. Un numéro tapé avec un plus et un indicatif garde l'indicatif avec lequel il a été tapé.

Les numéros que vous tapez vous-même, dans le champ Phone d'un client, sont lus d'abord avec votre propre pays. Pour un numéro étranger, commencez donc par un plus et l'indicatif du pays.

Quand une réservation est déplacée

Le client est désormais prévenu quand sa réservation change d'horaire. Peu importe qui l'a déplacée : vous, depuis la page Calendar, ou le client, depuis sa réservation. Il reçoit un e-mail marqué « Réservation déplacée ». Le nouvel horaire y suit la même règle que sa confirmation, et l'ancien figure sous la mention « Avant ». Un nouveau fichier calendrier est joint. Il porte sur la même réservation que celle qu'il a enregistrée, si bien que son agenda peut mettre à jour cette entrée au lieu d'en ajouter une deuxième.

Les rappels repartent aussi de zéro : si un rappel était déjà parti pour l'ancien horaire, un nouveau part pour le nouvel horaire. Seul un vrai changement d'horaire envoie l'e-mail. Si vous changez seulement la personne qui s'en occupe, ou la durée, le client ne reçoit pas d'e-mail.

Quand un client déplace lui-même une visio, les nouveaux horaires sont à sa propre heure. Avant que quoi que ce soit ne change, il voit le nouvel horaire à son heure et à la vôtre. Le déplacement n'a lieu que lorsqu'il touche le bouton qui le confirme.

Vous gardez votre heure. Vos clients ont la leur. L'étiquette dit laquelle est laquelle.

Deux choses à vérifier

• Votre Country code et votre Timezone dans Settings, sous Region & currency. Votre heure et la lecture des numéros locaux partent de là.
• L'interrupteur Online / video call sur chaque prestation que vous assurez en visio. C'est lui qui fait passer l'heure du client en premier.

Il n'y a rien d'autre à activer. Le prochain client qui réservera depuis un autre fuseau horaire verra un horaire qu'il peut lire d'un coup d'œil. Et vous verrez le sien à côté du vôtre.