Votre liste d'attente ne se limite plus aux annulations

Un trou dans votre journée ne vient pas toujours d'une annulation. Un client déplace sa réservation au jeudi. Quelqu'un réserve en ligne et ne paie jamais l'acompte. Une cliente appelle pour dire qu'elle ne pourra pas venir cet après-midi, et vous notez une absence. Jusqu'ici, seule une annulation envoyait d'elle-même des propositions à votre liste d'attente. Désormais, tous ces cas le font.

Quatre façons pour un créneau libéré d'arriver jusqu'à votre liste

Bookatu propose le créneau à votre liste d'attente quand :

• Une réservation est annulée, par vous, votre équipe ou le client.
• Une réservation est déplacée, par vous ou par le client en ligne. La passer à un autre membre de l'équipe au même horaire compte aussi.
• L'acompte d'une réservation en ligne n'est jamais payé. Une fois par jour, Bookatu libère ces créneaux retenus et impayés.
• Vous touchez Mark no-show avant le début du rendez-vous.

Pour chaque créneau, Bookatu cherche les clients en attente qui ont demandé cette prestation, ou n'importe quelle prestation. S'ils ont donné des dates, le jour doit tomber dedans. Il les classe selon ce qu'ils ont dépensé chez vous, et à égalité, celui qui attend depuis le plus longtemps passe en premier. Jusqu'à cinq d'entre eux reçoivent le créneau par e-mail, avec un lien pour le prendre d'une seule touche. Les clients qui ont accepté les SMS le reçoivent aussi par SMS, quand l'envoi de SMS est configuré et que votre formule l'inclut. Le lien fonctionne jusqu'à six heures, et le premier qui prend le créneau l'obtient.

Seulement des créneaux qu'un client peut vraiment réserver

Avant tout envoi, Bookatu vérifie le créneau libéré comme le ferait votre page de réservation. Il doit être encore à venir, dans vos horaires d'ouverture et entièrement libre. Il doit aussi respecter vos réglages Minimum notice et Book up to, dans Settings, Booking rules. Une réservation décalée d'un quart d'heure couvre encore une partie de son ancien horaire, donc personne n'est prévenu.

Un créneau qui tombe dans votre Minimum notice n'est donc pas proposé, puisque personne ne pourrait non plus le réserver sur votre page. Les propositions automatiques ne concernent par ailleurs que les prestations individuelles, pas les places dans un cours collectif.

Plus d'une chance pour chaque client

Un client qui ne prend pas un créneau reste désormais sur la liste pour le suivant. C'est aussi le cas d'un client qui a touché le lien un instant après que quelqu'un d'autre a pris le créneau. Chaque client reçoit au plus 3 propositions automatiques, et jamais deux fois le même créneau.

Sur la page Waitlist, sa carte affiche un badge comme Offered 1 of 3, et quand le dernier créneau lui a été envoyé. Après la troisième proposition, elle indique automatic offers used up. Vous pouvez toujours toucher Offer a slot pour lui écrire vous-même, et ces messages ne comptent pas dans les 3.

Les e-mails et les SMS de proposition automatique donnent désormais l'heure en plus de la date, avec votre fuseau horaire.

Une liste qui se range toute seule

Un client reste sur la liste jusqu'à ce qu'il réserve ou que sa dernière date soit passée. Après cette date, il quitte la page Waitlist et ne reçoit plus de propositions.

Bookatu rapproche aussi chaque client en attente de votre fichier clients, par e-mail puis par numéro de téléphone. Les habitués qui s'inscrivent depuis votre formulaire public affichent donc désormais leur badge lifetime, avec le total de ce qu'ils ont dépensé chez vous, et ce montant compte quand un créneau est proposé.

Dès qu'un client rapproché a une réservation confirmée pour la prestation demandée, dans ses dates, il sort de la liste comme réservé. N'importe quelle réservation compte s'il a demandé n'importe quelle prestation, et peu importe qui l'a faite. Une réservation qui attend encore son acompte ne compte pas tant qu'il n'est pas payé. Mark booked et Remove fonctionnent comme avant.

Des réservations récurrentes qui vérifient votre agenda

Une série régulière réserve plusieurs visites d'un coup, donc un conflit passe facilement inaperçu. Vous en créez une depuis la carte See you again? d'une réservation, ou en cochant Repeat this appointment sur la page New booking. Les deux vérifient maintenant chaque visite par rapport à vos horaires d'ouverture et vos pauses, vos jours de fermeture, les jours de repos du membre de l'équipe, le temps bloqué, les autres réservations et l'écart que vous gardez entre elles, et les salles libres.

Vous choisissez ensuite ce que veut dire un conflit, sous If a visit clashes sur la carte, ou If a repeat clashes sur le formulaire :

• Book it anyway and flag it. C'est le choix par défaut, puisque vous choisissez ces horaires exprès. La visite affiche Booked, clashes, avec la raison. Seule exception : une visite qui commence exactement à la même heure qu'une autre réservation avec le même membre de l'équipe. Cette date est sautée.
• Skip it. La date est laissée de côté, et la liste dit pourquoi.

Les raisons sont dites simplement, comme Closed that day ou No free room then. Le récapitulatif vous demande aussi de vérifier dans l'agenda les visites signalées.

Modifier toute une série d'un coup

Chaque visite réservée par la série a une carte Part of a standing series. Elle propose maintenant :

• End the series after this appointment. Les visites suivantes sont annulées et la série s'arrête.
• Cancel all remaining appointments. Toutes les visites encore à venir sont annulées, même si vous partez d'une réservation passée.
• Change the time of upcoming appointments. Choisissez un New time, puis This appointment and the later ones ou Every upcoming appointment. Les dates restent les mêmes, et le client est prévenu de chaque nouvel horaire.

Pour un déplacement, le choix en cas de conflit devient Move it anyway and flag it ou Leave it where it is. Arrêter ou annuler la série vous demande d'abord de confirmer. Chaque créneau libéré part vers votre liste d'attente, selon les mêmes règles que n'importe quel autre créneau.

Les libellés suivent votre type d'activité, vous verrez donc peut-être session, class ou reservation au lieu de appointment. Seuls les rôles pour lesquels Edit the calendar est activé, dans Team, Role permissions, voient ces boutons.

Un trou dans l'agenda n'est perdu que si personne n'en entend parler.

Que faire maintenant

Il n'y a rien de nouveau à activer. Certains clients qui avaient reçu une proposition avant ce changement peuvent réapparaître sur votre page Waitlist. Ils peuvent de nouveau recevoir des créneaux, parce qu'une proposition ne retire plus personne de la liste. Touchez Remove pour les personnes qui n'ont plus besoin d'une place.