Choisissez qui fait chaque prestation, et donnez à chacun ses propres horaires

Dans la plupart des équipes, personne n'est interchangeable. Votre coloriste fait les couleurs, la dernière coiffeuse arrivée ne fait pas encore les extensions, et une praticienne travaille tard le jeudi. Votre page de réservation doit le savoir, pour que personne ne soit proposé pour une prestation qu'il ne fait pas, ou à un moment où il n'est pas là.

Choisir qui fait une prestation

Ouvrez Services dans votre admin et touchez une prestation pour la modifier. Selon votre type d'activité, le menu de votre admin peut l'appeler autrement, par exemple Treatments, Sessions ou Classes. Juste au-dessus de l'interrupteur Available online se trouve une nouvelle question, Who can do this service :

• Everyone on the team. Toute personne qui prend des réservations, y compris celles que vous ajouterez plus tard. Les nouvelles prestations partent de ce choix.
• Only the people I choose. Cochez qui la fait, et les clients qui réservent en ligne ne se verront proposer que ces personnes.

Touchez ensuite Save changes. Si vous ne cochez personne, le formulaire vous demande de choisir au moins une personne, ou de choisir Everyone. Les prestations collectives à horaires fixes, ainsi que les options, n'ont pas cette question. Un cours collectif est assuré par la personne prévue sur chaque séance, et une option se réserve toujours avec autre chose.

Ou choisir depuis la personne

Ouvrez Team, touchez le crayon sur la carte d'une personne, et cochez ce qu'elle fait sous Services this person does. C'est pratique quand quelqu'un rejoint l'équipe ou apprend un nouveau soin.

Si vous décochez une prestation que tout le monde fait, elle reste attribuée au reste de l'équipe. En revanche, la carte ne laissera jamais une prestation sans personne pour prendre les réservations. Si un changement devait aboutir à ça, la carte nomme la prestation et vous demande soit de choisir d'abord qui la fait, depuis la prestation elle-même, soit de la laisser cochée. Rien n'est enregistré sur la carte tant que ce n'est pas réglé.

Dès qu'une prestation a sa propre liste, une personne ajoutée plus tard n'y figure pas tant que vous ne cochez pas la prestation sur sa carte, ou que vous ne la choisissez pas sur la prestation. La carte d'une nouvelle personne arrive avec toutes les prestations que tout le monde fait déjà cochées.

Voir qui fait quoi d'un coup d'œil

Dans la liste Services, une prestation limitée à certaines personnes porte une étiquette qui commence par Only, suivie de leurs noms. Si plus personne sur sa liste ne peut être réservé, par exemple parce que tous ont été retirés de l'équipe, l'étiquette indique Nobody bookable à la place. Sur la page Team, chaque carte indique All services ou un compte comme 3 of 8 services. Toute personne qui a sa propre semaine porte un badge Own hours.

Donner à chacun ses propres horaires

Ouvrez la carte d'une personne : un interrupteur Own hours se trouve désormais à côté de Working hours. Quand il est désactivé, la personne est réservée sur les horaires d'ouverture de l'établissement, les jours cochés, comme avant. Activez-le, et les cases des jours deviennent une semaine complète, avec le même éditeur que celui des Opening hours dans Settings.

La semaine reprend au départ les horaires d'ouverture de l'établissement, sur les jours où la personne travaille déjà, vous n'avez donc à changer que ce qui diffère. Chaque jour a son propre interrupteur Open, une heure de début et une heure de fin, et Copy reporte les horaires d'un jour sur d'autres jours. Les jours que vous activez deviennent ses jours de travail.

Ces jours-là, ses horaires remplacent ceux de l'établissement. La personne peut commencer avant l'ouverture, finir après la fermeture ou travailler un jour où vous êtes normalement fermé, sans que les horaires des autres ne bougent. Si vous changez vos Opening hours plus tard, sa semaine reste telle quelle.

Une pause par jour

Touchez + Break sur un jour ouvert pour en ajouter une, affichée comme Closed entre deux heures. Si l'établissement ferme pour le déjeuner, sa semaine démarre avec la même pause, que vous pouvez déplacer ou supprimer rien que pour cette personne. Votre page de réservation ne proposera aucun horaire qui empiète dessus. Si une pause n'a pas de sens, le jour indique ce qui ne va pas et comment le corriger, et la carte ne s'enregistre pas tant que ce n'est pas fait. Désactivez Own hours pour remettre quelqu'un sur les horaires de l'établissement.

Là où ses horaires comptent

Tous ces endroits utilisent ses propres horaires :

• Votre page de réservation. Ses créneaux commencent à sa propre heure de début et avancent selon votre Slot interval dans Settings. Avec 30 minutes, un début à 9 h 15 donne 9 h 15, 9 h 45, et ainsi de suite.
• La dernière vérification au moment où un client réserve, pour qu'un horaire qui tombe dans sa pause soit refusé.
• Les horaires proposés quand vous ou votre équipe réservez un client depuis l'admin.
• Les outils et les assistants IA que vous connectez à Bookatu.

Le temps de pose, les salles et le temps bloqué fonctionnent à l'intérieur de ses horaires, comme toujours. Les changements ponctuels passent toujours en premier. Faites glisser les horaires de l'établissement pour une date dans l'agenda, appliquez le changement à ce seul jour, et tout le monde est réservé dans ces horaires-là à cette date.

Un visage sur chaque nom

La carte a aussi un champ Photo. Touchez Choose file ou faites glisser une photo dedans. Le cadre demande une photo carrée, d'environ 400 × 400, en PNG, JPG ou WEBP, jusqu'à 5 Mo. Les grandes photos sont redimensionnées pour vous. La photo s'enregistre avec le reste de la carte.

Vos clients voient la photo dans la section équipe de votre page d'accueil, avec le nom, le titre et la courte bio de chacun. Ils la revoient sur votre page de réservation au moment de choisir avec qui réserver. Une personne sans photo apparaît avec ses initiales sur sa couleur d'agenda.

Pour masquer la section équipe, désactivez Team sous What customers see dans Settings, puis touchez Save visibility. Si une photo ajoutée auparavant ne s'affiche pas, ajoutez-la de nouveau.

On ne devrait proposer à un client que quelqu'un qui fait la prestation, à un moment où cette personne est vraiment là.

Changer qui fait quoi, ou les horaires propres de quelqu'un, demande la permission Manage the business, que les propriétaires et les admins ont dès le départ. Inutile de tout régler d'un coup. Commencez par ce qui provoque le plus d'allers-retours à l'accueil.