Näe varauksesi Google Calendarissa, Outlookissa tai Apple Calendarissa

Varauksesi ovat Bookatussa. Muu päiväsi on puhelimesi kalenterissa: koulukyydit, tavarantoimittajan käynti, hammaslääkäri. Uusi Calendar sync -sivu tuo varauksesi myös siihen kalenteriin, jokaiselle laitteelle, jota käytät.

Kaksi tapaa

Ensimmäinen on yksityinen linkki, jonka lisäät kerran Outlookiin, Microsoft 365:een, Apple Calendariin tai Google Calendariin. Toinen on Googlen käyttäjille: yhdistä Google Calendar suoraan, niin Bookatu lisää uudet varauksesi sinne. Käytä Googlessa vain toista tapaa, muuten jokainen varaus näkyy kahdesti. Ryhmätunnit ja työpajat eivät sisälly kumpaankaan.

Mistä löydät sen

• Settings: Calendar sync löytyy otsikon Grow alta.
• Team-sivu: kun muokkaat tiimin jäsentä, Google Calendar -osiossa on linkki sinne.
• Varauslista: työntekijät löytävät ylhäältä Calendar sync -painikkeen painikkeiden Calendar ja New booking vierestä. Salongissa, kylpylässä tai klinikalla tämän listan nimi on Appointments.

Sivun voi avata jokainen, joka voi kirjautua hallintapaneeliisi. Trainee-roolin käyttäjät näkevät edelleen vain tarkistuslistansa.

Oma kalenterilinkkisi

Napauta Your calendar -kohdassa painiketta Create my calendar link. Uusi linkki näytetään vain kerran, joten kopioi se heti. Bookatu säilyttää linkistä vain sekoitetun sormenjäljen, ei itse linkkiä, joten sitä ei voi näyttää uudelleen. Jos hukkaat sen, napauta Get a new link. Lisää linkki sitten kalenterisovellukseesi:

• iPhone, iPad tai Mac: napauta Open in Apple Calendar, kun linkki tulee näkyviin. Tai avaa Macilla Kalenteri-appi, valitse Arkisto ja sitten Uusi kalenteritilaus (englanniksi File ja New Calendar Subscription) ja liitä linkki.
• Google Calendar: napsauta tietokoneella plusmerkkiä kohdan Muut kalenterit (Other calendars) vieressä, valitse URL-osoitteesta (From URL) ja liitä linkki. Kalenteri näkyy myös puhelimessasi.
• Outlook ja Microsoft 365: valitse Outlookin verkkoversiossa Lisää kalenteri ja sitten Tilaa verkosta (Add calendar ja Subscribe from web) ja liitä linkki.

Kalenterisi näyttää sen jälkeen varauksesi viimeisten seitsemän päivän ajalta ja 180 päivää eteenpäin. Mukana ovat myös estetyt aikasi ja koko yritystä koskevat sulkemiset. Vahvistusta odottava varaus merkitään alustavaksi. Perutut varaukset ja ne, joihin asiakas jäi saapumatta, putoavat pois. Jos varaus siirtyy tai annetaan kollegalle, kalenteri seuraa perässä.

Google ja Outlook tarkistavat tilatun linkin muutokset muutaman tunnin välein, joten uuden varauksen näkymiseen voi mennä hetki.

Mitä linkki kertoo asiakkaistasi

Kalenterisovellus kopioi sisältönsä jokaiselle laitteelle ja tilille, jonka kanssa se synkronoi. Siksi linkki kertoo niin vähän kuin mahdollista: palvelun ja asiakkaan etunimen. Ei sukunimeä, sähköpostia, puhelinnumeroa, muistiinpanoja eikä hintaa. Jokaisessa varauksessa on myös sen viite ja linkki varaukseen Bookatussa. Linkki aukeaa vain hallintapaneeliisi kirjautuneelle.

Pidä linkki omana tietonasi

Jokainen, jolla linkki on, voi lukea sen kalenterin, joten käsittele sitä kuin salasanaa. Jos se pääsee leviämään, napauta Get a new link, niin vanha lakkaa toimimasta heti. Jos haluat lopettaa sen kokonaan, napauta Turn off ja vahvista valitsemalla Yes, turn it off. Linkkiä käyttävät kalenterit lakkaavat päivittymästä.

Sivu näyttää myös, milloin kukin linkki luotiin ja milloin kalenterisovellus viimeksi haki sen. Kun poistat jonkun tiimistä, myös hänen linkkinsä lakkaa toimimasta.

Yhdistä oma Google Calendarisi

Jos hoidat muutenkin kaiken Googlessa, voit ohittaa linkin. Napauta samassa Your calendar -osiossa Connect my Google Calendar ja kirjaudu Googleen. Palaat suoraan Calendar sync -sivulle. Siitä lähtien uudet varauksesi menevät Googlen pääkalenteriisi heti, tai kun ennakkomaksu on maksettu, jos varaus vaatii sellaisen. Kun varaus siirretään tai perutaan, Bookatu siirtää tai poistaa sen.

Staff-roolin käyttäjät voivat nyt tehdä tämän itse, mutta vain omalle kalenterilleen. Kollegan kalenterin yhdistäminen tehdään yhä Team-sivulla, ja se vaatii Manage the business -oikeuden, joka omistajilla ja ylläpitäjillä on oletuksena. Disconnect poistaa yhteytesi ja peruu Bookatun käyttöoikeuden myös Googlen puolella.

Se toimii yhteen suuntaan

Molemmat vaihtoehdot lähettävät varauksia Bookatusta kalenteriisi. Mitään ei kulje takaisin. Jos lisäät Googleen hammaslääkäriajan, Bookatu ei näe sitä, ja sen ajan voi yhä varata. Tapahtuman siirtäminen tai poistaminen kalenterisovelluksessa ei myöskään muuta varausta. Aika, jolloin et voi tehdä töitä, pitää edelleen estää Bookatussa Calendar-sivun Block time -toiminnolla. Ajan estäminen vaatii Role permissions -kohdassa oikeuden Edit the calendar, joka omistajilla ja ylläpitäjillä on oletuksena.

Kuka näkee mitäkin

Calendar sync noudattaa Role permissions -asetuksiasi, jotka omistaja asettaa Team-sivulta. Kaksi asetusta ratkaisee suurimman osan: See everyone's calendar ja Manage the business. Omistajilla ja ylläpitäjillä on oletuksena molemmat. Staff-roolilla ei ole kumpaakaan.

• Jokainen huolehtii omasta linkistään ja omasta Google-yhteydestään.
• Whole business -osio vaatii molemmat asetukset. Sen linkki tuo jokaisen tiimin jäsenen varaukset ja estetyt ajat yhteen kalenteriin ja näyttää, kenelle kukin varaus on. Se sopii vastaanoton näytölle.
• Myös Team links -osio vaatii molemmat. Luo linkki jollekulle, jolla ei ole tunnuksia, tai sulje linkki, joka on päässyt leviämään. Jokaisella rivillä näkyy, onko henkilöllä Google yhdistettynä.

Myös Dashboard ja varauslista noudattavat Role permissions -asetuksiasi. Ilman See everyone's calendar -oikeutta henkilö näkee vain omat varauksensa. Ilman See analytics & earnings -oikeutta hän ei näe rahaa lainkaan: ei kassan tuottoja, ei hintoja eikä liikevaihtokaaviota. Raporttien, tuotteiden ja varaston lataaminen vaatii Export data -oikeuden.

Linkissä on juuri sen verran, että varauksen tunnistaa yhdellä silmäyksellä. Kaikki muu pysyy kirjautumisesi takana.

Kokeile avaamalla Calendar sync, napauttamalla Create my calendar link ja lisäämällä linkki puhelimeesi. Jos johdat yritystä, napauta myös Whole business -kohdasta Create the business link vastaanottoa varten.