Jokainen varaus ja kaikki ostokset yhdessä asiakasprofiilissa

Asiakasprofiilista haetaan nopeita vastauksia. Kuinka kauan hän on käynyt luonasi? Mitä hän osti viimeksi? Mihin postitat hänen lahjakorttinsa? Osa vastauksista oli ennen jossain muualla. Nyt ne ovat profiilissa.

Jokainen varaus, ei vain 100 uusinta

Profiili latasi ennen asiakkaan 100 uusinta varausta ja laski vain ne. Pitkäaikaisella vakioasiakkaalla ei voinut koskaan näkyä enempää kuin 100. Nyt kortin yläosan määrät kattavat jokaisen hänen varauksensa, menneet ja tulevat, tilasta riippumatta.

Lista näyttää avautuessaan edelleen 100 uusinta. Kun varauksia on enemmän, sen kertoo rivi, esimerkiksi Showing the latest 100 of 260 appointments. Show 100 more lisää seuraavat sata. Kun jäljellä on vielä yli sata, Show all 260 tuo koko listan yhdelle sivulle, enintään 5 000 varausta.

Kortin nimi määräytyy yrityksesi tyypin mukaan. Salonki, kylpylä tai klinikka näkee Appointments, studio näkee Classes, valmentaja näkee Sessions ja ravintola näkee Bookings.

Kaikki ostokset yhdessä kortissa

Heti varauslistan alla on uusi Purchase history -kortti. Siinä luetellaan, mitä asiakas on ostanut käyntiensä ulkopuolella, uusin ensin, ja jokaisen kohdalla päivämäärä ja summa:

• Verkkokaupan tilaukset
• Laskut
• Hänen ostamansa lahjakortit ja jonkun muun ostamat lahjakortit, jotka hän on lunastanut
• Paketit
• Jäsenyydet liittymisestä jokaiseen uusintaan
• Kassaostot

Kassamyynti näkyy, kun asiakas on liitetty siihen. Yksi tapa on Point of sale -näkymän Attach client (for a receipt by email) -painike.

Ostojen alla Payments luettelee asiakkaalle kirjatut maksut. Niihin kuuluvat varausten ennakkomaksut, hänelle kirjatut käteis- ja tilisiirtomaksut sekä hyvitykset, jotka näkyvät miinusmerkkisinä summina.

Kortin yläosassa sekä Purchases että Payments recorded saavat oman summansa, samoin jokainen ostotyyppi, jossa on jotain laskettavaa. Summat pidetään tarkoituksella erillään. Verkkokaupan tilaus näkyy kerran ostettuna asiana ja kerran maksuna, joten niiden yhteenlaskeminen laskisi sen kahdesti.

Mitä summaan lasketaan

Harmaat rivit näkyvät listalla, jotta historia on täydellinen, mutta niitä ei lasketa. Näitä ovat hyvitetyt tai perutut tilaukset sekä avoimet, mitätöidyt tai hyvitetyt laskut. Niihin kuuluvat myös mitätöidyt lahjakortit sekä jonkun muun ostamat lahjakortit, jotka tämä asiakas on lunastanut. Paketit ja jäsenyydet lasketaan, kun niistä on kirjattu maksu.

Tunnistus sähköpostin tai linkityksen perusteella, ei koskaan nimen

Osto näkyy profiilissa, kun se on linkitetty kyseiseen asiakkaaseen tai siinä on hänen sähköpostiosoitteensa. Sillä tarkoitetaan hänen asiakastietoihinsa tallennettua osoitetta tai niihin linkitetyn asiakastilin osoitetta. Bookatu ei koskaan yhdistä nimen perusteella, joten kahta samannimistä asiakasta ei koskaan sekoiteta keskenään. Jos asiakkaan tiedoissa tai tilillä ei ole sähköpostiosoitetta, hänellä näkyy vain se, mikä on linkitetty suoraan häneen. Toisen yrityksen tietoja ei näy koskaan.

Lifetime spend ja sen osat näkyvissä

Lifetime spend -ruutu näytti ennen vain toteutuneet käynnit. Nyt siihen lisätään myös laskettavat ostot, ja sen alla oleva rivi näyttää molemmat osat, esimerkiksi $1,240.00 appointments + $180.00 purchases. Ensimmäinen osa käyttää yrityksesi sanaa varaukselle, joten studio näkee sanan classes.

Kuka näkee rahasummat

Purchase history ja Lifetime spend -summan ostot-osa noudattavat See analytics & earnings -oikeutta. Omistajilla ja ylläpitäjillä se on alusta asti. Staff-roolin käyttäjillä sitä ei ole, joten he näkevät Lifetime spend -summan kuten ennenkin: vain toteutuneet käynnit, ja niin se on myös merkitty.

Omistaja voi kytkeä sen päälle Staff-roolille Role permissions -sivulla, jonne pääsee Team-sivulta. Se avaa tälle roolille myös liikevaihtosi ja raporttisi, joten mieti sitä päätöksenä, joka koskee taloustietojesi näkyvyyttä kokonaisuutena.

Paikka postiosoitteelle

Asiakkailla on nyt Postal address -kenttä. Se löytyy lomakkeesta, jonka avaat Clients-sivun Add client -painikkeella, ja profiilin Client details -kohdasta. Osoite kirjoitetaan yhteen kenttään, joten minkä tahansa maan osoitemuoto sopii siihen. Tallennettuna se näkyy profiilin yläosassa puhelinnumeron ja sähköpostin kanssa.

Se kulkee muiden tietojen mukana:

• Import data lukee yhden Address-sarakkeen tai erilliset sarakkeet kadulle, kaupunginosalle, kaupungille, osavaltiolle, postinumerolle ja maalle ja yhdistää ne yhdeksi osoitteeksi.
• Rivi, jolla on pelkkä osavaltio tai maa, ei saa osoitetta. Jos Address-sarakkeessa on jo kaupunki, sitä ei lisätä kahdesti.
• Clients-sivun Export CSV päättyy nyt Address-sarakkeeseen, joten kaikki aiemmat sarakkeet pysyvät paikallaan.
• Myös profiilin Privacy & data -kohdan Export data (JSON) sisältää sen.

Muistiinpanot pysyvät paikallaan

Sanotaan, että kirjoitit allergian Notes-kenttään, kun lisäsit asiakkaan ensimmäisen kerran. Kun nyt tallennat hänen Client details -tietonsa, muistiinpano pysyy täsmälleen ennallaan.

Muistiinpano on Record-kortissa, joka on Client details -kohdan alla. Se on vanhin merkintä, joten löydät sen Full history -listan lopusta. Client details kertoo nyt, mihin se on tarkoitettu: Keep their contact details and address up to date.

Kun haluat lisätä jotain uutta, käytä Add to record -toimintoa. Kaikki, mikä on tallennettu tyypillä Allergy or reaction tai kiinnitetty, näkyy aina kohdassa Read first. Lisäyspäivän muistiinpano on tavallinen Note, eikä sitä voi kiinnittää. Jos se koskee allergiaa, se kannattaa lisätä uudelleen tyypillä Allergy or reaction.

Profiilin pitäisi vastata siihen kysymykseen, jonka takia sen avasit, lähettämättä sinua muualle hakemaan loput.

Mistä löydät sen

Avaa Clients ja valitse kuka tahansa. Omistajien ja ylläpitäjien ei tarvitse kytkeä mitään päälle. Jos olet siirtymässä toisesta työkalusta, Import data poimii nyt tiedostostasi myös osoitteet.