Kirjaa asiakkaat saapuneiksi, muokkaa varauksia ja estä aikaa suoraan kalenterista

Suurin osa työpäivästä tapahtuu kalenterissa. Asiakas astuu sisään. Tasauksesta tuleekin leikkaus ja väri. Joku tarvitsee ensi viikon vapaaksi. Tämä päivitys koskee juuri niitä hetkiä.

Kirjaa asiakkaat saapuneiksi kalenterista

Kun asiakas saapuu, napauta hänen varaustaan Calendar-sivulla ja paina Check in. Paneelissa näkyy sen jälkeen Checked in ja kellonaika. Undo check-in poistaa vahingossa tehdyn merkinnän.

Kalenteri näyttää nyt, kuka on paikalla. Day-näkymässä kellonajan ja nimen eteen tulee pieni rasti, ja Week-näkymässä varauksessa lukee Checked in. Samat painikkeet ovat Actions-kortissa, kun avaat varauksen Full details -näkymän.

Saapuneeksi kirjaaminen tallentaa vain kellonajan. Se ei muuta varauksen tilaa, ei lähetä asiakkaalle sähköpostia eikä koske ennakkomaksuun. Jos kaksi ihmistä napauttaa sitä, ensimmäinen aika jää voimaan. Se toimii odottavissa, vahvistetuissa ja valmiissa varauksissa, mutta ei peruutetuissa eikä niissä, joihin asiakas jäi saapumatta.

Muuta varausta sen tekemisen jälkeen

Suunnitelmat muuttuvat, kun asiakas on jo tuolissa. Hieronta venyy, tai sovitte paikan päällä uudesta hinnasta. Avaa varauksen Full details -näkymä ja paina Actions-kortissa Edit booking. Voit muuttaa näitä:

• Service. Palvelu tuo mukanaan oman kestonsa ja hintansa, saman hinnan, jonka uusi varaus saisi.
• Length (minutes). Lomake näyttää uuden päättymisajan.
• Service price. Hinta ennen alennuksia, ilman lisäpalveluja.

Alkamisaika, tekijä ja asiakas pysyvät ennallaan. Jos haluat siirtää varauksen, käytä Reschedule-toimintoa.

Lisäpalvelut pysyvät laskussa. Prosenttialennus lasketaan uudelleen uudesta hinnasta, ja kiinteä summa-alennus pysyy samana. Näet uuden loppusumman ennen tallennusta, eikä se voi koskaan laskea alle sen, minkä asiakas on jo maksanut.

Jos muutos osuu tekijän seuraavan varauksen, estetyn ajan, tauon tai sulkemisajan päälle, saat ensin varoituksen. Paina Save anyway, jos se sopii. Huone tai pöytä on eri asia. Jos huone tai pöytä on siihen aikaan jo toisen varauksen käytössä, muutos hylätään.

Jokainen muokkaus lisää varauksen Internal notes -kohtaan rivin siitä, mitä muuttui ja kuka muutoksen teki. Myös yhdistetty Google Calendar päivittyy. Asiakkaalle ei lähde sähköpostia, joten kerro hänelle itse, jos hinta muuttui.

Edit booking on tarjolla odottavissa ja vahvistetuissa varauksissa, mutta ei silloin, kun ennakkomaksun maksaminen verkossa on vielä kesken. Jotta rooli voi kirjoittaa oman hinnan, sillä pitää olla myös Refund orders -oikeus.

Estä pitkä jakso kerralla

Kalenterin alla olevassa Blocked times -kortissa on nyt kentät First day ja Last day. Valitse Who (yksi henkilö tai Everyone) ja paina Block time.

• Rastita All day, niin estät kokonaisia päiviä keskiyöstä keskiyöhön yrityksesi aikavyöhykkeellä.
• Tai aseta From ja To. Esto kestää ensimmäisen päivän From-ajasta viimeisen päivän To-aikaan, yöt mukaan lukien.
• Yksi merkintä voi kattaa enintään vuoden.

Olipa jakso kuinka pitkä tahansa, se on yksi merkintä, ja yksi Remove palauttaa kaikki päivät. Asiakkaat eivät voi varata sitä aikaa verkossa. Kalenteri näyttää jokaisen päivän estettynä Day- ja Week-näkymissä. Niitä päiviä ei voi siirtää vetämällä, joten jos haluat muuttaa päivämääriä, poista merkintä ja lisää se uudelleen.

Ravintolat: seurueen koko ja pöytä puhelinvarauksiin

Kun vieras soittaa, tee hänelle varaus New booking -kohdasta tai vedä kalenterin poikki ja valitse Book a reservation. Ravintoloissa lomake kysyy nyt seurueen kokoa kentässä Party size. Oletusarvo on 2, kuten varaussivullasikin. Muut yritystyypit näkevät saman lomakkeen kuin ennenkin.

Jos palvelu vaatii pöydän, tarjolla olevat ajat riippuvat seurueesta. Sanotaan, että kaikki neljälle riittävän isot pöydät ovat varattuina kello seitsemältä, mutta kahden hengen pöytä on vapaa. Silloin kello seitsemää tarjotaan pariskunnalle mutta ei neljän hengen seurueelle.

Lomakkeeseen tulee myös Table-lista. Siinä näkyvät vain ne pöydät, joita palvelu käyttää, eikä seurueelle liian pientä pöytää voi valita. Jos jätät valinnaksi Any table that fits, seurue saa pienimmän vapaan pöydän, johon se mahtuu. Jos valitsemasi pöytä on siihen aikaan varattu, seurue saa sen sijaan pienimmän sopivan vapaan pöydän.

Vastaanoton tunnukset, joilla voi varata

Vastaanotossasi joku saattaa ottaa varauksia koko päivän tarvitsematta muuta hallintapaneelia. Näin asetat sen.

Mene Team-sivulle. Täytä Who can sign in -kohdassa Give someone a login, valitse rooliksi Staff ja paina Add login. Avaa sitten Role permissions, kytke Edit the calendar päälle Staff-roolille ja paina Save changes. Staff-roolin käyttäjät näkevät oletuksena vain omat aikansa, joten yleensä kannattaa kytkeä päälle myös See everyone's calendar. Vain omistaja voi muuttaa näitä, ja jokainen kytkin koskee kaikkia, joilla on sama rooli.

Staff-tunnus, jolla on Edit the calendar -oikeus, voi varata puhelimitse soittavia asiakkaita, siirtää varauksia ja vaihtaa niiden aikoja, estää aikaa, kirjata asiakkaita saapuneiksi ja muokata varauksia. Sama toimii myös toiseen suuntaan. Kun kytket oikeuden pois päältä jollekin roolille, myös Admin-roolille, se rooli ei voi enää muuttaa kalenteria.

Tunnus, jolla oikeutta ei ole, näkee kalenterissa merkinnän View only, ja varauspaneelista jäävät pois painikkeet, joita se ei voi käyttää. New booking -sivu kertoo, miksi varaaminen ei onnistu ja keneltä asiaa voi kysyä.

Kalenterisi pitäisi näyttää, mitä tilassa oikeasti tapahtuu, eikä vain sitä, mitä viime viikolla suunniteltiin.

Noita roolikytkimiä lukuun ottamatta mitään uutta ei tarvitse asettaa. Kun seuraava asiakas astuu sisään, napauta hänen varaustaan ja paina Check in.