Varaukset toiselta aikavyöhykkeeltä, molemmat kellonajat merkittyinä

Sanotaan, että pyörität ihoklinikkaa ja tarjoat lyhyitä videokonsultaatioita. Uusi asiakas löytää sinut ulkomailta ja varaa ajan tiistaille kello yhdeksäksi. Jos sivulla ei lue, kenen tiistaista tai kenen yhdeksästä on kyse, hän lukee ajan oman kellonsa mukaan. Se on aivan järkevää. Juuri näin ihmiset myös liittyvät puheluun tunteja liian aikaisin tai päivän myöhässä.

Sama kysymys yllättää myös matkailijan, joka varaa etukäteen hieronnan, leikkauksen ja värjäyksen tai pöydän sille viikolle, jolloin hän saapuu. Bookatu vastaa siihen nyt hänen puolestaan.

Yksi sääntö siihen, kumman kellonaika tulee ensin

Kun asiakas varaa varaussivullasi tai Website widgetin kautta, Bookatu ottaa talteen aikavyöhykkeen, joka hänen puhelimessaan tai tietokoneessaan on käytössä. Tieto tallentuu varauksen mukana, jotta myöhemmät sähköpostit ja muistutukset voivat käyttää sitä. Sen jälkeen yksi sääntö ratkaisee, kumman kellonaika tulee ensin.

• Videopuheluissa asiakkaan kellonaika tulee ensin, koska puhelun aikana hän on omalla aikavyöhykkeellään. Tämä koskee jokaista palvelua, jossa Online / video call -kytkin on päällä, ja jokaista varausta, jossa on videolinkki.
• Paikan päällä tapahtuvissa käynneissä sinun kellonaikasi tulee ensin, koska käynnin aikana hän on sinun luonasi. Hänen aikansa tulee toisena, jotta hän voi suunnitella matkansa.
• Kun molemmat kellot näyttävät samaa aikaa tai Bookatu ei tiedä, missä asiakas on, hän näkee pelkän sinun kellonaikasi, edelleen merkittynä.

Viimeinen tapaus koskee varauksia, jotka lisäät itse hallintapaneelissa. Bookatu saa asiakkaan aikavyöhykkeen tietoonsa vain silloin, kun hän varaa varaussivullasi tai Website widgetin kautta.

Mitä asiakas näkee varatessaan

Otetaan esimerkiksi palvelu, jossa Online / video call on päällä. Kun asiakkaan kello näyttää eri aikaa kuin sinun, varaussivun koko päivän ja ajan valinta siirtyy hänen kelloonsa. Päivät alkavat siitä päivästä, joka hänellä on nyt menossa, ja ajat ovat hänen aikojaan. Niiden yläpuolella lukee "Ajat näkyvät sinun ajassasi", ja perässä ovat hänen kaupunkinsa ja aikavyöhykkeensä. Tarkista-vaihe näyttää ensin hänen päivänsä ja kellonaikansa ja sitten saman hetken sinun kaupungissasi.

Paikan päällä tapahtuvassa käynnissä ajat näytetään edelleen sinun kellosi mukaan, koska juuri se kello on seinälläsi, kun asiakas astuu ovesta sisään. Aikojen yläpuolella oleva huomautus kertoo kaupunkisi. Jos hänen puhelimensa tai tietokoneensa on toisella aikavyöhykkeellä, kaksi asiaa muuttuu. Huomautus pyytää häntä tarkistamaan ajan vielä. Ja kun hän valitsee ajan, sen alle tulee rivi, joka tekee laskun valmiiksi: sinun aikasi ja se, mitä se on hänen kellossaan.

Mitä hänen sähköpostiinsa tulee

Vahvistusviesti noudattaa samaa sääntöä. Pääajan perässä on sen aikavyöhyke. Jos kellot näyttävät eri aikaa, alla oleva hillitympi rivi kertoo saman hetken toisen kellon mukaan, kaupungin kera. Muistutus tekee samoin, ja aika näkyy siinä isolla. Tekstiviestimuistutuksessa on yksi merkitty kellonaika, jotta viesti pysyy lyhyenä.

Vahvistuksen mukana tulee myös kalenteritiedosto, jonka hänen kalenterinsa näyttää sen aikavyöhykkeen mukaan, joka hänen puhelimessaan on käytössä. Viestin Hallitse varaustani -painike avaa hänen varauksensa. Jos hän avaa sen vielä kolmannella aikavyöhykkeellä, vaikkapa välilaskulla, sivulle tulee lisärivi, joka kertoo ajan siellä, missä hän on.

Mitä sinä näet

Calendar ja muu hallintapaneelisi näyttävät ajat sinun kellosi mukaan. Kun asiakkaan kello näytti varatessa eri aikaa kuin sinun, näet yhden lisärivin.

Avaa varaus ja katso kohtaa Booking details. Kenttien Date ja Start time alla näet Client's time -rivin, jossa on hänen päivänsä, kellonaikansa, aikavyöhykkeensä ja kaupunkinsa. Myös New booking -sähköpostissa, jonka saat asiakkaan varatessa verkossa, on Client's time -rivi. Kun hän laittaa viestiä tarkistaakseen ajan, voit vastata hänen ajassaan laskematta mitään itse.

Ulkomailta kirjoitetut puhelinnumerot

Ulkomailla olevat asiakkaat kirjoittavat numeronsa niin kuin kotonakin, yleensä ilman maatunnusta. Nyt Bookatu lukee numeron myös sen maan mukaan, johon hänen aikavyöhykkeensä viittaa. Kun numero on kirjoitettu sikäläiseen tapaan, se tallennetaan sen maan maatunnuksella.

Paikallisiin asiakkaisiisi tämä ei vaikuta. Omassa maassasi tavalliseen tapaan kirjoitettu numero luetaan samoin kuin aina ennenkin. Matkoilla varaava vakioasiakas pitää tavallisen numeronsa. Plusmerkillä ja maatunnuksella kirjoitettu numero säilyttää sen maatunnuksen, jolla se kirjoitettiin.

Numerot, jotka kirjoitat itse asiakkaan Phone-kenttään, luetaan ensisijaisesti oman maasi mukaan. Aloita siis ulkomainen numero plusmerkillä ja sen maan maatunnuksella.

Kun varaus siirtyy

Asiakas saa nyt tiedon, kun hänen varauksensa siirtyy. Ei ole väliä, kuka sen siirsi: sinä Calendar-sivulla vai asiakas omasta varauksestaan. Hän saa sähköpostin, jossa on merkintä "Varaus siirretty". Siinä uusi aika näytetään saman säännön mukaan kuin vahvistuksessa ja vanha aika otsikon "Aiemmin" alla. Mukana on uusi kalenteritiedosto. Se koskee samaa varausta, jonka hän jo tallensi, joten hänen kalenterinsa voi päivittää sen merkinnän eikä lisää toista.

Myös muistutukset alkavat alusta, joten jos vanhasta ajasta lähti jo muistutus, uudesta ajasta lähtee uusi. Sähköposti lähtee vain, kun aika oikeasti siirtyy. Jos muutat pelkästään tekijää tai kestoa, asiakas ei saa sähköpostia.

Kun asiakas siirtää videopuhelun itse, uudet ajat näkyvät hänen omassa ajassaan. Ennen kuin mitään muuttuu, hän näkee uuden ajan molempien kellojen mukaan. Siirto tehdään vasta, kun hän vahvistaa sen.

Sinä pidät oman kellosi. Asiakas saa omansa. Merkintä kertoo, kumpi on kumpi.

Kaksi asiaa, jotka kannattaa tarkistaa

• Country code ja Timezone kohdassa Settings, Region & currency. Sekä kellosi että paikallisten puhelinnumeroiden tulkinta lähtevät niistä.
• Online / video call -kytkin jokaisessa palvelussa, jonka hoidat videon välityksellä. Juuri se nostaa asiakkaan kellonajan ensimmäiseksi.

Muuta ei tarvitse kytkeä päälle. Seuraava toiselta aikavyöhykkeeltä varaava asiakas näkee ajan, jonka hän ymmärtää yhdellä silmäyksellä. Sinä näet hänen aikansa omasi vieressä.