Jonotuslistasi kuulee nyt muustakin kuin peruutuksista

Aukko päivässäsi voi syntyä muustakin kuin peruutuksesta. Asiakas siirtää varauksensa torstaille. Joku varaa verkossa eikä koskaan maksa ennakkomaksua. Asiakas soittaa, ettei pääse tänä iltapäivänä, ja merkitset hänet saapumatta jääneeksi. Tähän asti vain peruutus lähetti tarjouksia jonotuslistallesi itsestään. Nyt kaikki nämä lähettävät.

Neljä tapaa, joilla vapautunut aika päätyy listallesi

Bookatu tarjoaa ajan jonotuslistallesi, kun:

• Varaus perutaan, olipa perujana sinä, tiimisi tai asiakas.
• Varaus siirretään. Siirtäjä voi olla sinä tai asiakas itse verkossa. Myös siirto samaan aikaan toiselle tiimin jäsenelle lasketaan.
• Verkkovarauksen ennakkomaksua ei koskaan makseta. Kerran päivässä Bookatu vapauttaa nämä maksamattomat varaukset.
• Napautat Mark no-show ennen kuin aika alkaa.

Jokaista vapautunutta aikaa varten Bookatu etsii jonottavia asiakkaita, jotka pyysivät juuri sitä palvelua tai mitä tahansa palvelua. Jos he antoivat päivämäärät, päivän pitää osua niiden sisään. Bookatu järjestää heidät sen mukaan, paljonko he ovat käyttäneet rahaa luonasi, ja tasatilanteessa pisimpään odottanut on ensin. Enintään viidelle heistä lähetetään aika sähköpostilla, ja mukana on linkki, jolla ajan saa itselleen yhdellä napautuksella. Tekstiviesteihin suostuneet saavat sen myös tekstiviestinä, kun tekstiviestit on otettu käyttöön ja pakettisi sisältää ne. Linkki toimii enintään kuusi tuntia, ja aika menee sille, joka ehtii ensin.

Vain ajat, jotka asiakas oikeasti voi varata

Ennen kuin mitään lähtee, Bookatu tarkistaa vapautuneen ajan samalla tavalla kuin varaussivusi tekisi. Sen pitää olla vielä edessäpäin, aukioloaikojesi sisällä ja kokonaan vapaa. Sen pitää myös sopia asetuksiisi Minimum notice ja Book up to, jotka löytyvät kohdasta Settings, Booking rules. Varttia myöhemmäksi siirretty varaus kattaa yhä osan vanhasta ajastaan, joten siitä ei kerrota kenellekään.

Niinpä Minimum notice -ajan sisään osuvaa aikaa ei tarjota, koska kukaan ei voisi varata sitä sivullasikaan. Automaattiset tarjoukset koskevat myös vain kahdenkeskisiä palveluja, eivät paikkoja ryhmätunneilla.

Useampi mahdollisuus jokaiselle asiakkaalle

Asiakas, joka ei tartu vapautuneeseen aikaan, pysyy nyt listalla seuraavaa varten. Niin pysyy myös asiakas, joka napautti hetken sen jälkeen, kun joku toinen oli jo vienyt ajan. Jokainen asiakas saa enintään 3 automaattista tarjousta, eikä koskaan samaa aikaa kahdesti.

Waitlist-sivulla asiakkaan kortissa näkyy merkki, esimerkiksi Offered 1 of 3, ja tieto siitä, milloin viimeisin aika lähetettiin. Kolmannen jälkeen siinä lukee automatic offers used up. Voit silti napauttaa Offer a slot ja lähettää hänelle viestin itse, eikä niitä viestejä lasketa mukaan kolmeen.

Automaattiset tarjoussähköpostit ja -tekstiviestit kertovat nyt päivämäärän lisäksi kellonajan ja aikavyöhykkeesi.

Lista, joka siivoaa itse itsensä

Asiakas pysyy listalla, kunnes hän varaa tai hänen viimeinen päivänsä menee ohi. Sen jälkeen hän poistuu Waitlist-sivulta eikä saa enää tarjouksia.

Bookatu myös yhdistää jokaisen jonottavan asiakkaan asiakaslistaasi, ensin sähköpostin ja sitten puhelinnumeron perusteella. Niinpä julkisen lomakkeesi kautta liittyvillä vakioasiakkailla näkyy nyt lifetime-merkki, joka kertoo heidän tähänastisen kulutuksensa. Se summa otetaan myös huomioon, kun aikaa tarjotaan.

Kun yhdistetyllä asiakkaalla on vahvistettu varaus pyytämäänsä palveluun hänen antamiensa päivien sisällä, hän poistuu listalta varanneena. Jos hän pyysi mitä tahansa palvelua, mikä tahansa varaus käy, eikä ole väliä, kuka varauksen teki. Ennakkomaksua yhä odottava varaus ei kelpaa ennen kuin se on maksettu. Mark booked ja Remove toimivat kuten ennenkin.

Toistuvat varaukset, jotka tarkistavat kalenterisi

Vakioaikasarja varaa monta käyntiä kerralla, joten päällekkäisyys jää helposti huomaamatta. Sarjan voi luoda varauksen See you again? -kortista tai rastittamalla New booking -sivulla Repeat this appointment. Molemmat tarkistavat nyt jokaisen toistuvan käynnin aukioloaikojasi ja taukojasi vasten. Samalla ne tarkistavat suljetut päivät, tiimin jäsenen vapaapäivät, estetyt ajat, muut varaukset ja niiden väliin jättämäsi ajan sekä vapaat huoneet.

Sen jälkeen valitset, mitä päällekkäisyydelle tehdään. Kortilla valinta on kohdassa If a visit clashes ja lomakkeella kohdassa If a repeat clashes:

• Book it anyway and flag it. Tämä on oletus, koska valitset nämä ajat tarkoituksella. Käynnin kohdalla lukee Booked, clashes ja syy. Ainoa poikkeus on käynti, joka alkaa täsmälleen samaan aikaan kuin saman tiimin jäsenen toinen varaus. Se päivä ohitetaan.
• Skip it. Päivä jätetään pois, ja lista kertoo miksi.

Syyt kerrotaan selkeästi, esimerkiksi Closed that day tai No free room then. Yhteenveto pyytää myös tarkistamaan merkityt käynnit kalenterista.

Muuta koko sarjaa kerralla

Jokaisessa sarjan varaamassa käynnissä on Part of a standing series -kortti. Siinä on nyt nämä vaihtoehdot:

• End the series after this appointment. Myöhemmät käynnit perutaan, ja sarja päättyy.
• Cancel all remaining appointments. Jokainen tuleva käynti perutaan, vaikka aloittaisit menneestä varauksesta.
• Change the time of upcoming appointments. Valitse New time ja joko This appointment and the later ones tai Every upcoming appointment. Päivämäärät pysyvät samoina, ja asiakkaalle kerrotaan jokainen uusi aika.

Siirrossa päällekkäisyyden vaihtoehdot ovat Move it anyway and flag it ja Leave it where it is. Sarjan päättäminen ja käyntien peruminen pyytävät ensin vahvistuksen. Jokainen vapautunut aika menee jonotuslistallesi samoin säännöin kuin mikä tahansa muu vapautunut aika.

Sanamuoto määräytyy yrityksesi tyypin mukaan, joten saatat nähdä sanan appointment sijaan session, class tai reservation. Vain roolit, joille Edit the calendar on kytketty päälle kohdassa Team, Role permissions, näkevät nämä painikkeet.

Aukko kalenterissa menee hukkaan vain, jos kukaan ei kuule siitä.

Mitä tehdä nyt

Mitään uutta ei tarvitse kytkeä päälle. Osa asiakkaista, joille lähetettiin tarjous ennen tätä muutosta, voi ilmestyä uudelleen Waitlist-sivullesi. Heille voidaan taas tarjota aikoja, koska tarjous ei enää poista ketään listalta. Napauta Remove jokaisen kohdalla, joka ei enää tarvitse paikkaa.