Valitse, kuka tekee minkäkin palvelun, ja anna jokaiselle omat työajat

Useimpien tiimien jäsenet eivät ole keskenään vaihdettavissa. Koloristisi tekee värit, uusin stylistisi ei vielä tee pidennyksiä, ja yksi hoitajista on torstaisin myöhään töissä. Varaussivusi pitäisi tietää tämä, jottei ketään tarjota palveluun, jota hän ei tee, tai aikaan, jolloin hän ei ole paikalla.

Valitse, kuka tekee palvelun

Avaa hallintapaneelissa Services ja napauta palvelua muokataksesi sitä. Yrityksesi tyypistä riippuen valikossa sen nimi voi olla jokin muu, kuten Treatments, Sessions tai Classes. Heti Available online -kytkimen yläpuolella on uusi kysymys, Who can do this service:

• Everyone on the team. Kuka tahansa, joka ottaa varauksia, myös myöhemmin lisäämäsi henkilöt. Uudet palvelut alkavat tästä.
• Only the people I choose. Rastita, kuka palvelua tekee, niin verkossa varaaville asiakkaille tarjotaan vain heitä.

Napauta sitten Save changes. Jos et rastita ketään, lomake pyytää valitsemaan vähintään yhden henkilön tai vaihtoehdon Everyone. Palveluissa, jotka pidetään ryhmälle kiinteinä aikoina, ja lisäpalveluissa tätä kysymystä ei ole. Ryhmätunnin vetää se, joka kullakin kerralla on vuorossa, ja lisäpalvelu varataan aina jonkin muun kanssa.

Tai valitse henkilön kautta

Avaa Team, napauta kynäkuvaketta jonkun kortilla ja rastita kohdassa Services this person does ne palvelut, joita hän tekee. Tästä on apua, kun joku aloittaa tiimissä tai oppii uuden hoidon.

Jos poistat rastin palvelusta, jota kaikki tekevät, palvelu säilyy muulla tiimillä. Kortti ei kuitenkaan jätä palvelua ilman ketään, joka ottaa varauksia. Jos muutos johtaisi siihen, kortti nimeää palvelun ja pyytää joko valitsemaan ensin palvelussa, kuka sitä tekee, tai pitämään rastin paikallaan. Kortilta ei tallennu mitään ennen kuin asia on kunnossa.

Kun palvelulla on oma listansa, myöhemmin lisäämäsi henkilö ei ole siinä ennen kuin rastitat palvelun hänen kortillaan tai valitset hänet palvelussa. Uuden henkilön kortilla on valmiiksi rasti jokaisessa palvelussa, jota kaikki tekevät.

Näe yhdellä silmäyksellä, kuka tekee mitäkin

Services-listalla vain osalle henkilöistä rajatun palvelun merkintä alkaa sanalla Only, ja sen perässä ovat heidän nimensä. Jos kukaan listalla jäljellä olevista ei ole varattavissa, esimerkiksi koska heidät kaikki on poistettu tiimistä, merkinnässä lukee sen sijaan Nobody bookable. Team-sivulla jokaisessa kortissa lukee All services tai määrä, kuten 3 of 8 services. Jokaisella, jolla on oma työviikko, on Own hours -merkki.

Anna jokaiselle omat työajat

Avaa jonkun kortti, niin Working hours -kohdan vieressä on nyt Own hours -kytkin. Kun se on pois päältä, henkilölle varataan aikoja yrityksen aukioloaikoina rastitettuina päivinä, kuten ennenkin. Kun kytket sen päälle, päivärastit vaihtuvat koko viikon muokkaimeksi. Se on sama muokkain, jolla asetat Opening hours -ajat Settings-kohdassa.

Aluksi viikossa ovat yrityksen aukioloajat niinä päivinä, joina hän jo on töissä, joten muutat vain sen, mikä on erilaista. Jokaisella päivällä on oma Open-kytkin sekä alkamis- ja päättymisaika, ja Copy kopioi yhden päivän ajat muille päiville. Päälle kytkemäsi päivät ovat hänen työpäiviään.

Niinä päivinä hänen aikansa korvaavat yrityksen ajat. Hän voi aloittaa ennen kuin avaat, lopettaa sulkemisen jälkeen tai tehdä töitä päivänä, jona olet yleensä kiinni, eikä kenenkään muun ajat muutu. Jos muutat Opening hours -aikoja myöhemmin, hänen viikkonsa pysyy ennallaan.

Yksi tauko päivässä

Lisää tauko napauttamalla + Break avoimena päivänä. Se näkyy kahden kellonajan välissä merkintänä Closed. Jos yritys on lounaan ajan kiinni, hänen viikkonsa alkaa samalla tauolla, jonka voit siirtää tai poistaa pelkästään häneltä. Varaussivusi ei tarjoa aikaa, joka osuisi tauon päälle. Jos tauko ei käy järkeen, päivä kertoo, mikä on vialla ja miten sen korjaa, eikä kortti tallennu ennen kuin korjaat sen. Kytke Own hours pois päältä, niin henkilö palaa yrityksen aikoihin.

Missä omat työajat vaikuttavat

Kaikki nämä käyttävät hänen omia aikojaan:

• Varaussivusi. Hänen aikansa alkavat hänen omasta aloitusajastaan ja etenevät Settings-kohdan Slot interval -asetuksen välein. Kun väli on 30 minuuttia, kello 9.15 alkava päivä antaa ajat 9.15, 9.45 ja niin edelleen.
• Viimeinen tarkistus asiakkaan varatessa, joten tauon sisään osuva aika torjutaan.
• Ajat, joita ehdotetaan, kun sinä tai tiimisi varaatte asiakkaalle ajan hallintapaneelista.
• Työkalut ja tekoälyavustajat, jotka yhdistät Bookatuun.

Vaikutusajat, huoneet ja estetyt ajat toimivat hänen aikojensa sisällä kuten aina ennenkin. Kertaluontoiset muutokset menevät edelleen kaiken edelle. Vedä kalenterissa yrityksen ajat uusiksi yhdelle päivälle ja käytä muutosta vain siihen päivään. Silloin kaikki varataan sinä päivänä noiden aikojen sisään.

Kasvot jokaiselle nimelle

Kortissa on myös Photo-kenttä. Napauta Choose file tai vedä kuva kenttään. Kenttä pyytää neliön muotoista kuvaa, noin 400 × 400, PNG-, JPG- tai WEBP-muodossa ja enintään 5 MB. Isot kuvat pienennetään puolestasi. Kuva tallentuu muun kortin mukana.

Asiakkaat näkevät kuvan kotisivusi tiimiosiossa, jossa on myös kunkin nimi, titteli ja lyhyt esittely. He näkevät sen uudelleen varaussivullasi, kun valitsevat, kenelle varaavat. Jos jollakulla ei ole kuvaa, hänen kohdallaan näkyvät nimikirjaimet hänen kalenterivärinsä päällä.

Jos haluat piilottaa tiimiosion, kytke Team pois päältä Settings-kohdan What customers see -osiossa ja napauta sitten Save visibility. Jos aiemmin lisäämäsi kuva ei näy, lisää se uudelleen.

Asiakkaalle pitäisi tarjota vain henkilöä, joka tekee kyseistä palvelua, ja vain silloin, kun hän on oikeasti paikalla.

Palvelujen tekijöiden ja omien työaikojen muuttaminen vaatii Manage the business -oikeuden, joka omistajilla ja ylläpitäjillä on alusta asti. Kaikkea ei tarvitse asettaa kerralla. Aloita siitä, mikä aiheuttaa vastaanotossa eniten edestakaista säätöä.