Ve tus reservas en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar

Tus reservas viven en Bookatu. El resto de tu día vive en el calendario del móvil: llevar a los niños al colegio, la visita del proveedor, el dentista. La nueva página Calendar sync pone también tus reservas en ese calendario, en todos los dispositivos que usas.

Dos maneras de hacerlo

Una es un enlace privado que añades una vez a Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar o Google Calendar. La otra es para quien usa Google: conecta tu Google Calendar directamente y Bookatu le añade tus reservas nuevas. En Google, usa una u otra, o cada reserva aparecerá dos veces. Las sesiones en grupo y los talleres no se incluyen en ninguna de las dos.

Dónde encontrarla

• Settings: Calendar sync aparece dentro de Grow.
• Página Team: cuando editas a una persona del equipo, la sección Google Calendar enlaza con ella.
• Lista de reservas: el personal encontrará un botón Calendar sync arriba, junto a Calendar y New booking. En un salón, un spa o una clínica, esta lista se llama Appointments.

Puede abrirla cualquiera que pueda entrar en tu admin. Quienes tienen el rol Trainee siguen solo con su lista de tareas.

Tu propio enlace de calendario

En Your calendar, toca Create my calendar link. El enlace nuevo se muestra una sola vez, así que cópialo enseguida. Bookatu solo guarda una huella codificada del enlace, no el enlace en sí, así que no se puede volver a mostrar. Si lo pierdes, toca Get a new link. Después añádelo a tu app de calendario:

• iPhone, iPad o Mac: toca Open in Apple Calendar cuando aparezca el enlace. O, en un Mac, abre Calendario, elige Archivo y después Nueva suscripción a calendario, y pégalo.
• Google Calendar: en un ordenador, haz clic en el + junto a Otros calendarios, elige Desde URL y pega el enlace. También aparece en tu móvil.
• Outlook y Microsoft 365: en Outlook en la web, elige Agregar calendario, después Suscribirse desde la web, y pega el enlace.

A partir de ahí, tu calendario muestra tus reservas desde los últimos siete días hasta 180 días por delante, con tu tiempo bloqueado y los cierres de todo el negocio. Una reserva pendiente de confirmar aparece como provisional. Las reservas canceladas y las ausencias desaparecen. Si una reserva cambia de hora, o pasa a un compañero, el calendario la sigue.

Google y Outlook revisan si hay cambios en un enlace suscrito cada pocas horas, así que una reserva nueva puede tardar un rato en aparecer.

Lo que cuenta el enlace sobre tus clientes

Una app de calendario copia lo que tiene en todos los dispositivos y cuentas con los que se sincroniza. Por eso el enlace cuenta lo mínimo posible: el servicio y el nombre de pila del cliente. Ni apellidos, ni correo, ni teléfono, ni notas, ni precio. Cada reserva lleva además su referencia y un enlace a ella en Bookatu, que solo se abre para alguien que haya iniciado sesión en tu admin.

Guárdate el enlace para ti

Cualquiera que tenga el enlace puede leer ese calendario, así que trátalo como una contraseña. Si se filtra, toca Get a new link y el anterior deja de funcionar al instante. Para cortarlo del todo, toca Turn off y confirma con Yes, turn it off. Los calendarios que usan ese enlace dejan de actualizarse.

La página también muestra cuándo se creó cada enlace y cuándo lo consultó por última vez una app de calendario. Cuando quitas a alguien del equipo, su enlace también deja de funcionar.

Conecta tu propio Google Calendar

Si lo tienes todo en Google, puedes saltarte el enlace. En la misma sección Your calendar, toca Connect my Google Calendar e inicia sesión en Google. Vuelves directamente a Calendar sync. A partir de ahí, tus reservas nuevas entran en tu calendario principal de Google al momento, o en cuanto se paga el depósito si la reserva lo necesita. Cuando una reserva cambia de hora o se cancela, Bookatu la mueve o la quita.

El personal ya puede hacerlo por su cuenta, pero solo con su propio calendario. Conectar el de un compañero se sigue haciendo en la página Team y necesita Manage the business, que los propietarios y los administradores tienen por defecto. Disconnect quita tu conexión y además retira el acceso de Bookatu en Google.

Funciona en un solo sentido

Las dos opciones envían las reservas de Bookatu a tu calendario. Nada vuelve en sentido contrario. Si añades una cita con el dentista en Google, Bookatu no la ve, y esa hora se puede seguir reservando. Mover o borrar un evento en tu app de calendario tampoco cambia la reserva. El tiempo en que no puedes trabajar hay que bloquearlo en Bookatu, con Block time en la página Calendar. Para bloquear tiempo hace falta Edit the calendar en Role permissions, que los propietarios y los administradores tienen por defecto.

Quién ve qué

Calendar sync sigue tus Role permissions, que el propietario configura desde la página Team. Dos ajustes deciden casi todo: See everyone's calendar y Manage the business. Los propietarios y los administradores tienen los dos por defecto. Staff no tiene ninguno.

• Cada persona se encarga de su propio enlace y de su propia conexión con Google.
• La sección Whole business necesita los dos ajustes. Su enlace pone en un solo calendario las reservas y el tiempo bloqueado de todo el equipo, y muestra con quién es cada reserva. Va bien para una pantalla en recepción.
• La sección Team links también necesita los dos. Crea un enlace para alguien sin acceso al admin, o desactiva uno que se haya filtrado. Cada fila muestra si esa persona tiene Google conectado.

El Dashboard y la lista de reservas también siguen tus Role permissions. Sin See everyone's calendar, una persona solo ve sus propias reservas. Sin See analytics & earnings, no ve dinero: ni recaudación, ni precios, ni el gráfico de ingresos. Para descargar informes, productos y stock hace falta Export data.

El enlace lleva lo justo para reconocer una reserva de un vistazo. Todo lo demás se queda detrás de tu inicio de sesión.

Para probarlo, abre Calendar sync, toca Create my calendar link y añádelo a tu móvil. Si llevas el negocio, toca también Create the business link, en Whole business, para recepción.