Todas sus reservas y todo lo que ha comprado, en una sola ficha de cliente

La ficha de un cliente es donde vas a buscar respuestas rápidas. ¿Cuánto tiempo lleva viniendo? ¿Qué compró la última vez? ¿A dónde le envías su tarjeta de regalo? Algunas de esas respuestas antes estaban en otro sitio. Ahora están en la ficha.

Todas las reservas, no solo las 100 más recientes

Antes, la ficha cargaba las 100 reservas más recientes de un cliente y solo contaba esas. Un cliente de toda la vida nunca podía pasar de 100. Ahora las cifras de arriba de la tarjeta cubren todas las reservas que tiene contigo, pasadas y futuras, sea cual sea su estado.

La lista sigue abriéndose con las 100 más recientes. Cuando hay más, lo dice una línea como Showing the latest 100 of 260 appointments. Show 100 more añade las cien siguientes. Cuando quedan más de otras cien, Show all 260 pone la lista entera en una sola página, hasta 5.000 reservas.

El nombre de la tarjeta depende de tu tipo de negocio. Un salón, un spa o una clínica ve Appointments, un estudio ve Classes, un entrenador ve Sessions y un restaurante ve Bookings.

Lo que ha comprado, en una sola tarjeta

Justo debajo de la lista de reservas hay una tarjeta nueva, Purchase history. Enumera lo que el cliente ha comprado fuera de sus citas, empezando por lo más reciente, cada cosa con su fecha y su importe:

• Pedidos de la tienda online
• Facturas
• Tarjetas de regalo que ha comprado, y las que compró otra persona y ha canjeado
• Bonos
• Membresías, desde el alta hasta cada renovación
• Compras en caja

Una venta en caja aparece en cuanto el cliente queda asociado a ella. Una forma de hacerlo es el botón Attach client (for a receipt by email) de la pantalla Point of sale.

Debajo de las compras, Payments enumera los pagos registrados del cliente. Eso incluye los depósitos de las reservas, el efectivo o las transferencias que le hayas registrado, y los reembolsos, que aparecen como importes en negativo.

Arriba de la tarjeta, Purchases y Payments recorded tienen cada uno su total, y también cada tipo que tenga algo contado. Los dos totales van separados a propósito. Un pedido de la tienda aparece una vez como lo comprado y otra como su pago, así que sumarlos lo contaría dos veces.

Qué cuenta para el total

Las líneas en gris aparecen para que el historial esté completo, pero no cuentan. Eso incluye los pedidos reembolsados o cancelados, y las facturas abiertas, anuladas o reembolsadas. También las tarjetas de regalo anuladas, y las tarjetas de regalo que compró otra persona y que este cliente canjeó. Los bonos y las membresías cuentan en cuanto hay un pago registrado por ellos.

Por correo o por vínculo, nunca por nombre

Una compra aparece en una ficha cuando está vinculada a ese cliente o lleva su correo. Es decir, el correo de su ficha o el de la cuenta de cliente vinculada a ella. Bookatu nunca empareja por nombre, así que dos clientes que se llaman igual no se mezclan nunca. Un cliente sin correo en su ficha ni en su cuenta solo muestra lo que está vinculado directamente a él. Nunca aparece nada de otro negocio.

Lifetime spend, con sus partes a la vista

El recuadro Lifetime spend antes mostraba solo las citas completadas. Ahora suma las compras que cuentan, y la línea de debajo muestra las dos partes, por ejemplo 1240,00 € appointments + 180,00 € purchases. La primera parte usa tu palabra para una reserva, así que un estudio ve classes.

Quién ve el dinero

Purchase history y la parte de compras de Lifetime spend dependen del permiso See analytics & earnings. Los propietarios y los administradores lo tienen desde el principio. Staff no, así que ve Lifetime spend como antes: solo las citas completadas, y así lo indica.

El propietario puede activarlo para Staff en la página Role permissions, enlazada desde la página Team. También le abre a ese rol tus ingresos y tus informes, así que tómalo como una decisión sobre tus cuentas en conjunto.

Un sitio para su dirección postal

Los clientes ahora tienen una Postal address. La casilla está en el formulario que abres con Add client en la página Clients, y en Client details dentro de su ficha. Es una sola casilla, así que cabe el formato de cualquier país. Una vez guardada, aparece en la cabecera de la ficha junto a su teléfono y su correo.

Viaja con el resto de sus datos:

• Import data lee una sola columna Address, o columnas separadas para la calle, el barrio, la ciudad, la provincia, el código postal y el país, y las une en una sola dirección.
• Una fila que solo tiene la provincia o el país se queda sin dirección. Si la columna Address ya nombra la ciudad, no se añade dos veces.
• Export CSV, en la página Clients, ahora termina con una columna Address, así que todas las columnas que ya tenías siguen donde estaban.
• Export data (JSON), en Privacy & data dentro de la ficha, también la incluye.

Notas que no se mueven

Imagina que escribiste una alergia en Notes cuando añadiste a un cliente. Ahora, guardar sus Client details deja esa nota exactamente como estaba.

Esa nota vive en el Record, la tarjeta que hay debajo de Client details. Es la entrada más antigua, así que la encontrarás al final de Full history. Client details ahora dice para qué sirve: Keep their contact details and address up to date.

Para añadir algo nuevo, usa Add to record. Todo lo que se guarda como Allergy or reaction, o se fija, aparece siempre en Read first. La nota del día en que lo añadiste es una Note normal y no se puede fijar. Si es una alergia, merece la pena añadirla otra vez como Allergy or reaction.

Una ficha debería responder a la pregunta por la que la abriste, sin mandarte a otro sitio a buscar el resto.

Dónde encontrarlo

Abre Clients y elige a cualquiera. Para propietarios y administradores no hay nada que activar. Si te pasas desde otra herramienta, Import data ahora también recoge las direcciones de tu archivo.