Marca la llegada de tus clientes, edita reservas y bloquea tiempo desde el calendario

Casi toda la jornada pasa por el calendario. Entra un cliente. Un retoque de puntas se convierte en corte y color. Alguien necesita la semana que viene libre. Esta novedad va de esos momentos.

Marca la llegada de tus clientes desde el calendario

Cuando llega un cliente, toca su reserva en Calendar y pulsa Check in. El panel muestra entonces Checked in y la hora. Undo check-in borra un toque equivocado.

Ahora el calendario muestra quién ha llegado. La vista Day pone una pequeña marca delante de la hora y del nombre, y la vista Week muestra Checked in en la reserva. Los mismos botones están en la tarjeta Actions cuando abres la reserva con Full details.

Marcar la llegada solo anota la hora. No cambia el estado, no envía ningún correo al cliente y no toca ningún depósito. Si lo tocan dos personas, se queda la primera hora. Funciona en reservas pendientes, confirmadas y completadas, pero no en las canceladas ni en las ausencias.

Cambia una reserva después de hacerla

Los planes cambian cuando el cliente ya está contigo. Un masaje se alarga, o acordáis un precio nuevo ese mismo día. Abre la reserva con Full details y pulsa Edit booking en la tarjeta Actions. Puedes cambiar:

• Service. Trae su propia duración y su propio precio, el mismo que tendría una reserva nueva.
• Length (minutes). El formulario muestra la nueva hora de fin.
• Service price. El precio antes de cualquier descuento, sin extras.

La hora de inicio, la persona y el cliente no cambian. Para mover una reserva, usa Reschedule.

Los extras se quedan en la cuenta. Un descuento en porcentaje se vuelve a calcular sobre el precio nuevo, y un descuento de importe fijo se mantiene igual. Ves el total nuevo antes de guardar, y nunca puede bajar de lo que el cliente ya ha pagado.

Si el cambio se mete en la siguiente reserva de esa persona, en un tiempo bloqueado, en un descanso o en la hora de cierre, primero te sale un aviso. Pulsa Save anyway si te parece bien. Con una sala o una mesa es distinto. Si otra reserva ya la tiene a esa hora, el cambio se rechaza.

Cada edición añade una línea a las Internal notes de la reserva que dice qué cambió y quién lo hizo. Un Google Calendar conectado también se actualiza. Al cliente no se le envía ningún correo, así que avísale si ha cambiado el precio.

Edit booking aparece en las reservas pendientes y confirmadas, pero no mientras un depósito se está pagando online. Para escribir un precio propio, un rol necesita además el permiso Refund orders.

Bloquea un periodo entero de una sola vez

La tarjeta Blocked times, debajo del calendario, ahora tiene First day y Last day. Elige Who (una persona o Everyone) y pulsa Block time.

• Marca All day para bloquear días completos, de medianoche a medianoche, en la zona horaria de tu negocio.
• O pon From y To. El bloqueo va desde la hora From del primer día hasta la hora To del último, noches incluidas.
• Una sola entrada puede cubrir hasta un año.

Dure lo que dure, es una sola entrada, y un solo Remove devuelve todos los días. Los clientes no pueden reservar ese tiempo online. El calendario muestra cada día bloqueado en las vistas Day y Week. Esos días no se pueden arrastrar, así que para cambiar las fechas, quita la entrada y vuelve a añadirla.

Restaurantes: comensales y mesa en las reservas por teléfono

Cuando llama un cliente, haz la reserva desde New booking, o arrastra sobre el calendario y elige Book a reservation. En los restaurantes, el formulario ahora pide el Party size. Empieza en 2, como en tu página de reservas. Los demás tipos de negocio ven el mismo formulario de antes.

Si el servicio necesita mesa, las horas que se ofrecen dependen del grupo. Imagina que a las siete están ocupadas todas las mesas con sitio para cuatro, pero hay una mesa para dos libre. Entonces las siete se ofrecen a una pareja, pero no a un grupo de cuatro.

También aparece una lista Table. Solo muestra las mesas que usa ese servicio, y una mesa demasiado pequeña para el grupo no se puede elegir. Déjala en Any table that fits y el grupo recibe la mesa libre más pequeña en la que cabe. Si la que eliges está ocupada a esa hora, recibe en su lugar la mesa libre más pequeña en la que quepa.

Accesos de recepción que pueden reservar

Puede que alguien de tu recepción tome reservas todo el día pero no necesite el resto del admin. Así se configura.

Ve a Team. En Who can sign in, rellena Give someone a login, elige el rol Staff y pulsa Add login. Después abre Role permissions, activa Edit the calendar para Staff y pulsa Save changes. Por defecto, Staff solo ve sus propias citas, así que normalmente querrás activar también See everyone's calendar. Solo el propietario puede cambiar esto, y cada interruptor se aplica a todas las personas con ese rol.

Un acceso Staff con Edit the calendar puede hacer reservas para clientes que llaman por teléfono, mover reservas y cambiarlas de hora, bloquear tiempo, marcar llegadas y editar reservas. También funciona al revés. Desactívalo para un rol, Admin incluido, y ese rol ya no podrá cambiar el calendario.

Un acceso sin ese permiso ve View only en el calendario, y el panel de la reserva quita los botones que no puede usar. La página New booking explica por qué no puede reservar y a quién preguntar.

Tu calendario debería mostrar lo que de verdad está pasando en tu local, no solo lo que se planeó la semana pasada.

Aparte de esos interruptores de rol, no hay nada nuevo que configurar. La próxima vez que entre un cliente, toca su reserva y pulsa Check in.