Clientes en otra zona horaria, con los dos relojes bien indicados

Imagina que llevas una clínica de piel con consultas cortas por vídeo. Un cliente nuevo te encuentra desde el extranjero y reserva una para el martes a las nueve. Si nada en la página dice de quién es ese martes, ni de quién son esas nueve, lo leerá en su propio reloj. Es lo más normal. Y también es la razón por la que hay gente que se conecta con horas de adelanto, o un día tarde.

La misma duda le surge a quien reserva antes de un viaje: un masaje, un corte y color, o una mesa para la semana en que aterriza. Ahora Bookatu se la resuelve.

Una sola regla para decidir qué reloj va primero

Cuando un cliente reserva en tu página de reservas o en tu Website widget, Bookatu anota la zona horaria que tiene puesta en su móvil o en su ordenador. La guarda con la reserva, para que los correos y los recordatorios posteriores puedan usarla. Después, una sola regla decide qué reloj va primero.

• Las videollamadas muestran primero el reloj del cliente, porque ahí es donde va a estar sentado. Eso incluye cualquier servicio con el interruptor Online / video call activado y cualquier reserva que lleve un enlace de vídeo.
• Las visitas en persona muestran primero tu reloj, porque ahí es donde va a estar. El suyo va después, para ayudarle a organizar el viaje.
• Cuando los dos relojes marcan lo mismo, o Bookatu no sabe dónde está el cliente, ve solo tu reloj, también con su zona indicada.

Ese último caso incluye las reservas que añades tú desde el admin. Bookatu solo conoce la zona horaria de un cliente cuando reserva en tu página de reservas o en tu Website widget.

Lo que ve el cliente mientras reserva

En tu página de reservas, piensa en un servicio marcado como Online / video call. Cuando el reloj del cliente no coincide con el tuyo, todo el paso de fecha y hora pasa a su reloj. Los días empiezan en su hoy y las horas son las suyas. Encima aparece una nota que dice «Horas en tu hora», con su ciudad y su zona. La pantalla de revisión muestra primero su día y su hora, y después ese mismo momento en tu ciudad.

En una visita en persona, las horas siguen en tu reloj, porque es el que cuelga de tu pared cuando entra por la puerta. La nota de encima nombra tu ciudad. Si su móvil o su ordenador va con otro reloj, cambian dos cosas. La nota le pide que compruebe bien la hora. Y cuando elige una hora, una línea debajo hace la cuenta: tu hora, y la que es en su reloj.

Lo que le llega al correo

El correo de confirmación sigue la misma regla. La hora principal lleva la etiqueta de su zona. Cuando los dos relojes no coinciden, una línea más discreta debajo da el mismo momento en el otro reloj, con su ciudad. El recordatorio hace lo mismo, con la hora en letra grande. Un recordatorio por SMS lleva un solo reloj, con su zona, para que sea corto.

La confirmación lleva además un archivo de calendario, que su calendario muestra en el reloj que tenga puesto su móvil. El botón «Gestionar mi reserva» de ese correo abre su reserva. Si la abre con otro reloj distinto, por ejemplo durante una escala, la página añade una línea con la hora en el sitio donde está.

Lo que ves tú

La página Calendar y el resto de tu admin muestran tu propio reloj. Cuando un cliente ha reservado desde un reloj distinto, ves una línea más.

Abre la reserva y mira en Booking details. Debajo de Date y Start time verás Client's time, con su día, su hora, su zona y su ciudad. El correo New booking que recibes cuando un cliente reserva online también tiene una fila Client's time. Así, cuando te escriba para confirmar una hora, puedes contestarle en la suya sin hacer cuentas.

Teléfonos escritos desde el extranjero

Los clientes en el extranjero escriben su número como lo harían en casa, normalmente sin prefijo internacional. Ahora Bookatu también lo lee con el país al que apunta su zona horaria. Un número escrito como se escribe allí se guarda con el prefijo de ese país.

A tus clientes locales no les afecta. Un número escrito como se escribe en tu país se lee igual que siempre. Un cliente habitual que reserva mientras viaja conserva su número de siempre. Un número escrito con + y prefijo conserva el prefijo con el que se escribió.

Los números que escribes tú, en el campo Phone de un cliente, se leen primero con tu propio país. Así que empieza un número extranjero con + y su prefijo.

Cuando una reserva cambia de hora

Ahora el cliente se entera cuando su reserva cambia de hora. Da igual quién la haya movido: tú desde Calendar o el cliente desde su reserva. Recibe un correo marcado «Cambio de hora». Muestra la hora nueva con la misma regla que su confirmación, y la anterior bajo «Antes». Lleva adjunto un archivo de calendario nuevo. Es de la misma reserva que ya guardó, así que su calendario puede actualizar esa entrada en lugar de añadir una segunda.

Los recordatorios también se reinician, así que si ya salió uno para la hora anterior, sale otro para la nueva. Solo un cambio de hora de verdad envía el correo. Si cambias únicamente quién lo hace, o cuánto dura, el cliente no recibe ningún correo.

Cuando un cliente cambia él mismo la hora de una videollamada, las horas nuevas aparecen en su propio reloj. Antes de que cambie nada, ve la hora nueva en los dos relojes. El cambio solo se hace cuando toca el botón que lo confirma.

Tú te quedas con tu reloj. Ellos tienen el suyo. La etiqueta dice cuál es cuál.

Dos cosas que conviene revisar

• Tu Country code y tu Timezone en Settings, dentro de Region & currency. Tu reloj y la lectura de los teléfonos locales salen de ahí.
• El interruptor Online / video call de cada servicio que haces por vídeo. Es lo que pone primero el reloj del cliente.

No hace falta activar nada más. El próximo cliente que reserve desde otra zona horaria verá una hora que entiende de un vistazo. Y tú verás la suya junto a la tuya.