Tu lista de espera ya no se entera solo de las cancelaciones

Un hueco en tu día puede salir de algo más que una cancelación. Un cliente mueve su reserva al jueves. Alguien reserva online y nunca paga el depósito. Un cliente llama para decir que esta tarde no puede venir, y marcas una ausencia. Hasta ahora, solo una cancelación enviaba ofertas a tu lista de espera por sí sola. Ahora lo hacen todas estas.

Cuatro formas en que un hueco liberado llega a tu lista

Bookatu ofrece la hora a tu lista de espera cuando:

• Se cancela una reserva, da igual si la cancelas tú, tu equipo o el cliente.
• Se mueve una reserva, da igual si la mueves tú o el cliente online. Pasarla a otra persona del equipo a la misma hora también cuenta.
• El depósito de una reserva online no se llega a pagar. Una vez al día, Bookatu libera estas reservas retenidas sin pagar.
• Tocas Mark no-show antes de que empiece la cita.

Para cada hueco, Bookatu busca clientes en espera que pidieron ese servicio, o cualquier servicio. Si dieron fechas, el día tiene que caer dentro de ellas. Los ordena por lo que se han gastado contigo y, si hay empate, va primero quien lleva más tiempo esperando. Hasta cinco de ellos reciben el hueco por correo, con un enlace para reclamarlo de un toque. Los clientes que han aceptado recibir SMS también lo reciben por SMS, cuando los SMS están configurados y tu plan los incluye. El enlace funciona hasta seis horas, y se lo lleva el primero que lo reclame.

Solo huecos que un cliente puede reservar de verdad

Antes de que salga nada, Bookatu comprueba el hueco liberado como lo haría tu página de reservas. Tiene que estar todavía por llegar, dentro de tu horario de apertura y totalmente libre. Y también tiene que encajar con tus ajustes Minimum notice y Book up to, en Settings, Booking rules. Una reserva que se retrasa quince minutos sigue ocupando parte de su hora anterior, así que no se avisa a nadie.

Así que un hueco que cae dentro de tu Minimum notice no se ofrece, porque nadie podría reservarlo en tu página tampoco. Además, las ofertas automáticas solo cubren servicios individuales, no plazas en una clase en grupo.

Más de una oportunidad para cada cliente

Un cliente que no coge un hueco ahora sigue en la lista para el siguiente. Y también quien tocó el enlace un momento después de que otro lo reclamara. Cada cliente recibe como mucho 3 ofertas automáticas, y nunca el mismo hueco dos veces.

En la página Waitlist, su tarjeta muestra una etiqueta como Offered 1 of 3 y cuándo se le envió el último hueco. Después de la tercera, dice automatic offers used up. Todavía puedes tocar Offer a slot para escribirle tú, y esos mensajes no cuentan para las 3.

Los correos y los SMS de las ofertas automáticas ahora dan la hora además de la fecha, con tu zona horaria.

Una lista que se limpia sola

Un cliente sigue en la lista hasta que reserva o hasta que pasa su última fecha. Después de esa fecha sale de la página Waitlist y no recibe más ofertas.

Bookatu también empareja a cada cliente en espera con tu lista de clientes, primero por correo y después por teléfono. Así, los clientes habituales que se apuntan desde tu formulario público ahora muestran su etiqueta de gasto total, y lo que se han gastado cuenta cuando se ofrece un hueco.

En cuanto un cliente emparejado tiene una reserva confirmada del servicio que pidió, dentro de sus fechas, sale de la lista como reservado. Si pidió cualquier servicio, vale cualquier reserva, y da igual quién la hiciera. Una reserva que sigue esperando su depósito no cuenta hasta que se paga. Mark booked y Remove funcionan como antes.

Reservas periódicas que revisan tu agenda

Una serie fija reserva varias visitas de una vez, así que es fácil que se te escape un choque. La creas desde la tarjeta See you again? de una reserva, o marcando Repeat this appointment en la página New booking. Las dos formas comprueban ahora cada visita repetida con tu horario de apertura y tus descansos, los días que cierras y los días libres de esa persona del equipo. También con el tiempo bloqueado, las demás reservas y el margen que dejas entre ellas, y con las salas libres.

Después eliges qué pasa con un choque, en If a visit clashes en la tarjeta o en If a repeat clashes en el formulario:

• Book it anyway and flag it. Es la opción por defecto, porque estas horas las eliges a propósito. La visita muestra Booked, clashes, con el motivo. La única excepción es una visita que empieza exactamente a la misma hora que otra reserva con la misma persona del equipo. Esa fecha se salta.
• Skip it. La fecha se deja fuera, y la lista dice por qué.

Los motivos son claros, como Closed that day o No free room then. El resumen también te pide que revises en el calendario las visitas marcadas.

Cambia una serie entera de una vez

Cada visita que reservó la serie tiene una tarjeta Part of a standing series. Ahora ofrece:

• End the series after this appointment. Las visitas posteriores se cancelan y la serie termina.
• Cancel all remaining appointments. Se cancelan todas las visitas que quedan por venir, aunque empieces desde una reserva pasada.
• Change the time of upcoming appointments. Elige una New time y después This appointment and the later ones o Every upcoming appointment. Las fechas no cambian, y al cliente se le avisa de cada hora nueva.

Al mover, la opción para los choques dice Move it anyway and flag it o Leave it where it is. Terminar o cancelar te pide confirmación primero. Cada hueco liberado va a tu lista de espera con las mismas reglas que cualquier otro.

Los textos dependen de tu tipo de negocio, así que puede que veas session, class o reservation en lugar de appointment. Solo los roles con Edit the calendar activado, en Team, Role permissions, ven estos botones.

Un hueco en la agenda solo se pierde si nadie se entera.

Qué hacer ahora

No hay nada nuevo que activar. Puede que algunos clientes a los que se envió una oferta antes de este cambio vuelvan a aparecer en tu página Waitlist. Se les pueden volver a ofrecer huecos, porque una oferta ya no saca a nadie de la lista. Toca Remove en quien ya no necesite un hueco.