Elige quién hace cada servicio y dale a cada persona su propio horario

En la mayoría de los equipos, las personas no son intercambiables. Tu colorista hace el color, la estilista más nueva todavía no hace extensiones y una terapeuta trabaja hasta tarde los jueves. Tu página de reservas debería saberlo, para que nadie aparezca en un servicio que no hace, ni a una hora en la que no está.

Elige quién hace un servicio

Abre Services en tu admin y toca un servicio para editarlo. Según tu tipo de negocio, el menú de tu admin puede llamarlo de otra forma, como Treatments, Sessions o Classes. Justo encima del interruptor Available online hay una pregunta nueva, Who can do this service:

• Everyone on the team. Cualquiera que acepte reservas, incluidas las personas que añadas más adelante. Los servicios nuevos empiezan aquí.
• Only the people I choose. Marca quién lo hace, y a los clientes que reservan online solo se les ofrecen esas personas.

Después toca Save changes. Si no marcas a nadie, el formulario te pide que elijas al menos a una persona, o que elijas Everyone. Los servicios en grupo con horario fijo y los extras no tienen esta pregunta. Una clase en grupo la da quien esté en cada sesión, y un extra siempre se reserva junto con otra cosa.

O elige desde la persona

Abre Team, toca el lápiz de la ficha de alguien y marca lo que hace en Services this person does. Es útil cuando entra alguien nuevo o aprende un tratamiento nuevo.

Si desmarcas un servicio que hace todo el mundo, se queda para el resto del equipo. Lo que la ficha no hará es dejar un servicio sin nadie que acepte reservas. Si un cambio lo provocara, la ficha nombra el servicio y te pide que primero elijas quién lo hace en el propio servicio, o que lo dejes marcado. No se guarda nada de la ficha hasta que eso esté resuelto.

Cuando un servicio ya tiene su propia lista, alguien que añadas después no está en ella hasta que lo marques en su ficha o lo elijas en el servicio. La ficha de una persona nueva empieza con todos los servicios que hace todo el mundo ya marcados.

Quién hace qué, de un vistazo

En la lista de Services, un servicio limitado a algunas personas lleva una etiqueta que empieza por Only, seguida de sus nombres. Si en su lista ya no queda nadie a quien se pueda reservar, por ejemplo porque todos salieron del equipo, la etiqueta dice Nobody bookable. En la página Team, cada ficha dice All services o una cuenta como 3 of 8 services. Quien tiene su propia semana lleva la etiqueta Own hours.

Dale a cada persona su propio horario

Abre la ficha de alguien y verás un interruptor nuevo, Own hours, junto a Working hours. Si está desactivado, a esa persona se le reserva dentro del horario de apertura del negocio en los días marcados, como hasta ahora. Actívalo y los días marcados se convierten en una semana completa, con el mismo editor que usas para Opening hours en Settings.

La semana empieza con el horario de apertura del negocio en los días que ya trabaja, así que solo cambias lo que es distinto. Cada día tiene su propio interruptor Open, su hora de inicio y su hora de fin, y Copy pasa las horas de un día a otros días. Los días que activas pasan a ser sus días de trabajo.

En esos días, sus horas sustituyen a las del negocio. Puede empezar antes de que abras, terminar después de que cierres o trabajar un día en que normalmente cierras, y las horas de los demás no se mueven. Si más adelante cambias tu Opening hours, su semana se queda como está.

Un descanso al día

Toca + Break en un día abierto para añadir uno, que aparece como Closed entre dos horas. Si el negocio cierra a mediodía, su semana empieza con el mismo descanso, que puedes mover o quitar solo para esa persona. Tu página de reservas no ofrecerá una hora que se meta en él. Si un descanso no tiene sentido, el día dice qué falla y cómo arreglarlo, y la ficha no se guarda hasta que lo hagas. Desactiva Own hours para devolver a alguien al horario del negocio.

Dónde cuentan sus horas

Todo esto usa sus propias horas:

• Tu página de reservas. Sus horas empiezan en su propia hora de inicio y avanzan según tu Slot interval de Settings. Con 30 minutos, un inicio a las 9:15 da 9:15, 9:45 y así sucesivamente.
• La última comprobación cuando un cliente reserva, así que una hora dentro de su descanso se rechaza.
• Las horas que se sugieren cuando tú o tu equipo reserváis a un cliente desde el admin.
• Las herramientas y los asistentes de IA que conectas a Bookatu.

El tiempo de exposición, las salas y el tiempo bloqueado funcionan dentro de sus horas como siempre. Los cambios puntuales siguen teniendo prioridad. Arrastra el horario del negocio para una fecha en el calendario, aplícalo solo a ese día, y ese día todo el mundo se reserva dentro de ese horario.

Pon cara a cada nombre

La ficha también tiene un campo Photo. Toca Choose file o arrastra una foto. La casilla pide una cuadrada, de unos 400 × 400, en PNG, JPG o WEBP de hasta 5 MB. Las fotos grandes se redimensionan solas. La foto se guarda con el resto de la ficha.

Tus clientes ven la foto en la sección del equipo de tu página de inicio, con el nombre, el cargo y una biografía corta de cada persona. La vuelven a ver en tu página de reservas cuando eligen con quién reservar. Quien no tiene foto muestra sus iniciales sobre su color del calendario.

Para ocultar la sección del equipo, desactiva Team en What customers see, dentro de Settings, y toca Save visibility. Si una foto que añadiste antes no se ve, vuelve a añadirla.

A un cliente solo se le debería ofrecer alguien que hace el servicio, a una hora en la que esa persona está de verdad.

Para cambiar quién hace qué, o el horario propio de alguien, hace falta el permiso Manage the business, que los propietarios y los administradores tienen desde el principio. No hace falta configurarlo todo de golpe. Empieza por lo que más idas y venidas provoca en recepción.