Deine Buchungen in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar sehen

Deine Buchungen liegen in Bookatu. Der Rest deines Tages steht im Kalender auf deinem Handy: der Schulweg mit den Kindern, der Termin mit dem Lieferanten, der Zahnarzt. Die neue Seite Calendar sync bringt deine Buchungen auch in diesen Kalender, auf jedes Gerät, das du nutzt.

Zwei Wege

Der eine ist ein privater Link, den du einmal in Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar oder Google Calendar einfügst. Der andere ist für alle, die Google nutzen: Du verbindest deinen Google Calendar direkt, und Bookatu trägt deine neuen Buchungen dort ein. Nimm in Google das eine oder das andere, sonst erscheint jede Buchung doppelt. Gruppentermine und Workshops sind bei keinem der beiden Wege dabei.

Wo du sie findest

• Settings: Calendar sync steht unter Grow.
• Seite Team: Wenn du ein Teammitglied bearbeitest, verlinkt der Bereich Google Calendar dorthin.
• Buchungsliste: Dein Team findet oben einen Button Calendar sync, neben Calendar und New booking. In einem Salon, Spa oder einer Praxis heißt diese Liste Appointments.

Jeder, der sich in deinem Admin anmelden kann, kann die Seite öffnen. Wer die Rolle Trainee hat, bleibt bei seiner Checkliste.

Dein eigener Kalenderlink

Tipp unter Your calendar auf Create my calendar link. Der neue Link wird nur einmal angezeigt, kopier ihn also sofort. Bookatu speichert nur einen unlesbaren Fingerabdruck davon, nicht den Link selbst, deshalb kann er nicht noch einmal angezeigt werden. Verlierst du ihn, tipp auf Get a new link. Dann füg ihn in deine Kalender-App ein:

• iPhone, iPad oder Mac: Tipp auf Open in Apple Calendar, wenn der Link erscheint. Oder öffne auf dem Mac die App Kalender, wähl Ablage und dann Neues Kalenderabonnement und füg den Link ein.
• Google Calendar: Klick am Computer auf + neben Weitere Kalender, wähl Per URL und füg den Link ein. Der Kalender erscheint dann auch auf deinem Handy.
• Outlook und Microsoft 365: Wähl in Outlook im Web Kalender hinzufügen, dann Aus dem Internet abonnieren, und füg den Link ein.

Dein Kalender zeigt dann deine Buchungen von den letzten sieben Tagen bis 180 Tage im Voraus, mit deiner geblockten Zeit und allen Schließungen für den ganzen Betrieb. Eine Buchung, die auf Bestätigung wartet, ist als vorläufig markiert. Stornierte Buchungen und No-Shows fallen heraus. Wird eine Buchung verschoben oder an eine Kollegin übergeben, zieht der Kalender mit.

Google und Outlook prüfen einen abonnierten Link nur alle paar Stunden auf Änderungen, eine neue Buchung kann also eine Weile brauchen, bis sie erscheint.

Was der Link über deine Kunden verrät

Eine Kalender-App kopiert ihren Inhalt auf jedes Gerät und jedes Konto, mit dem sie synchronisiert. Deshalb verrät der Link so wenig wie möglich: die Leistung und den Vornamen des Kunden. Keinen Nachnamen, keine E-Mail-Adresse, keine Telefonnummer, keine Notizen und keinen Preis. Jede Buchung trägt außerdem ihre Referenz und einen Link zu ihr in Bookatu, der sich nur für jemanden öffnet, der in deinem Admin angemeldet ist.

Behalt den Link für dich

Wer den Link hat, kann diesen Kalender lesen, behandle ihn also wie ein Passwort. Ist er in falsche Hände geraten, tipp auf Get a new link, und der alte funktioniert sofort nicht mehr. Um ihn ganz abzustellen, tipp auf Turn off und bestätige mit Yes, turn it off. Kalender, die diesen Link nutzen, werden dann nicht mehr aktualisiert.

Die Seite zeigt außerdem, wann jeder Link erstellt wurde und wann eine Kalender-App ihn zuletzt abgerufen hat. Entfernst du jemanden aus dem Team, funktioniert auch sein Link nicht mehr.

Verbinde deinen eigenen Google Calendar

Arbeitest du ohnehin mit Google, kannst du dir den Link sparen. Tipp im selben Bereich Your calendar auf Connect my Google Calendar und melde dich bei Google an. Du landest direkt wieder auf Calendar sync. Ab dann kommen deine neuen Buchungen in deinen Hauptkalender bei Google, sofort oder, wenn die Buchung eine Anzahlung braucht, sobald sie bezahlt ist. Wird eine Buchung umgebucht oder storniert, verschiebt oder entfernt Bookatu sie.

Staff kann das jetzt selbst tun, aber nur für den eigenen Kalender. Den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen verbindest du weiterhin auf der Seite Team. Dafür braucht es die Berechtigung Manage the business, die Inhaber und Admins standardmäßig haben. Disconnect entfernt deine Verbindung und entzieht Bookatu auch bei Google den Zugriff.

Es läuft in eine Richtung

Beide Wege schicken Buchungen von Bookatu in deinen Kalender. Zurück kommt nichts. Trägst du in Google einen Zahnarzttermin ein, sieht Bookatu ihn nicht, und diese Zeit bleibt buchbar. Verschiebst oder löschst du einen Termin in deiner Kalender-App, ändert das die Buchung auch nicht. Zeit, in der du nicht arbeiten kannst, musst du weiterhin in Bookatu blocken, mit Block time auf der Seite Calendar. Zum Blocken brauchst du die Berechtigung Edit the calendar in den Role permissions, die Inhaber und Admins standardmäßig haben.

Wer was sieht

Calendar sync richtet sich nach deinen Role permissions, die der Inhaber auf der Seite Team festlegt. Zwei Einstellungen entscheiden das meiste: See everyone's calendar und Manage the business. Inhaber und Admins haben standardmäßig beide. Staff hat keine von beiden.

• Jeder kümmert sich um seinen eigenen Link und seine eigene Verbindung zu Google.
• Der Bereich Whole business braucht beide Einstellungen. Sein Link bringt die Buchungen und geblockten Zeiten aller Teammitglieder in einen Kalender und zeigt, bei wem jede Buchung ist. Das passt gut zu einem Bildschirm am Empfang.
• Auch der Bereich Team links braucht beide. Erstell einen Link für jemanden ohne Login oder schalt einen ab, der in falsche Hände geraten ist. Jede Zeile zeigt, ob diese Person Google verbunden hat.

Auch das Dashboard und die Buchungsliste richten sich nach deinen Role permissions. Ohne See everyone's calendar sieht eine Person nur ihre eigenen Buchungen. Ohne See analytics & earnings sieht sie kein Geld: keine Einnahmen, keine Preise, kein Umsatzdiagramm. Downloads von Berichten, Produkten und Lagerbestand brauchen Export data.

Der Link trägt gerade genug, um eine Buchung auf einen Blick zu erkennen. Alles andere bleibt hinter deiner Anmeldung.

Zum Ausprobieren öffne Calendar sync, tipp auf Create my calendar link und füg den Link auf deinem Handy hinzu. Führst du den Betrieb, tipp außerdem unter Whole business auf Create the business link, für den Empfang.