Kunden einchecken, Buchungen ändern und Auszeiten blocken, direkt im Kalender

Der größte Teil eines Arbeitstags spielt sich im Kalender ab. Eine Kundin kommt herein. Aus Spitzenschneiden wird Schnitt und Farbe. Jemand braucht nächste Woche frei. Um genau diese Momente geht es in diesem Update.

Kunden im Kalender einchecken

Kommt ein Kunde an, tipp im Calendar auf seine Buchung und drück auf Check in. Das Panel zeigt dann Checked in und die Uhrzeit. Undo check-in macht einen falschen Tipp rückgängig.

Der Kalender zeigt jetzt, wer da ist. In der Ansicht Day steht ein kleiner Haken vor Uhrzeit und Name, und in der Ansicht Week steht Checked in auf der Buchung. Dieselben Buttons findest du in der Karte Actions, wenn du die Buchung mit Full details öffnest.

Das Einchecken notiert nur die Uhrzeit. Es ändert nicht den Status, schickt dem Kunden keine E-Mail und rührt keine Anzahlung an. Tippen zwei Leute darauf, zählt die erste Uhrzeit. Es funktioniert bei ausstehenden, bestätigten und abgeschlossenen Buchungen, aber nicht bei stornierten oder bei No-Shows.

Eine Buchung nachträglich ändern

Sitzt der Kunde erst einmal auf dem Stuhl, ändert sich manchmal der Plan. Eine Massage dauert länger, oder ihr einigt euch am Tag selbst auf einen neuen Preis. Öffne die Buchung mit Full details und drück in der Karte Actions auf Edit booking. Ändern kannst du:

• Service. Die Leistung bringt ihre eigene Dauer und ihren eigenen Preis mit, denselben Preis, den eine neue Buchung bekäme.
• Length (minutes). Das Formular zeigt die neue Endzeit.
• Service price. Der Preis vor einem Rabatt, ohne Extras.

Beginn, Person und Kunde bleiben, wie sie sind. Um eine Buchung zu verschieben, nimm Reschedule.

Extras bleiben auf der Rechnung. Ein prozentualer Rabatt wird auf den neuen Preis neu berechnet, ein fester Betrag bleibt gleich. Du siehst die neue Summe, bevor du speicherst, und sie kann nie unter das fallen, was der Kunde schon bezahlt hat.

Läuft die Änderung in die nächste Buchung der Person hinein, in geblockte Zeit, in eine Pause oder über den Ladenschluss, bekommst du zuerst eine Warnung. Passt das so, drück auf Save anyway. Bei einem Raum oder Tisch ist es anders. Ist er zu dieser Zeit schon durch eine andere Buchung belegt, wird die Änderung abgelehnt.

Jede Änderung fügt den Internal notes der Buchung eine Zeile hinzu, die sagt, was sich geändert hat und wer es war. Ein verbundener Google Calendar wird ebenfalls aktualisiert. Der Kunde bekommt keine E-Mail, sag ihm also Bescheid, wenn sich der Preis geändert hat.

Edit booking gibt es bei ausstehenden und bestätigten Buchungen, aber nicht, solange eine Anzahlung noch online bezahlt wird. Um einen eigenen Preis einzutippen, braucht eine Rolle zusätzlich die Berechtigung Refund orders.

Eine ganze Auszeit in einem Rutsch blocken

Die Karte Blocked times unter dem Kalender hat jetzt einen First day und einen Last day. Wähl unter Who eine Person oder Everyone und drück auf Block time.

• Hak All day an, um ganze Tage zu blocken, von Mitternacht bis Mitternacht, in der Zeitzone deines Betriebs.
• Oder setz From und To. Der Block läuft von der Uhrzeit unter From am ersten Tag bis zur Uhrzeit unter To am letzten Tag, die Nächte eingeschlossen.
• Ein Eintrag kann bis zu einem Jahr abdecken.

Egal, wie lang er ist, es bleibt ein Eintrag, und ein Tipp auf Remove gibt jeden Tag wieder frei. Online können Kunden diese Zeit nicht buchen. Der Kalender zeigt jeden dieser Tage in den Ansichten Day und Week als geblockt. Diese Tage lassen sich nicht ziehen. Um die Daten zu ändern, entfernst du den Eintrag also und legst ihn neu an.

Restaurants: Personenzahl und Tisch bei telefonischen Buchungen

Ruft ein Gast an, buchst du ihn über New booking, oder du ziehst im Kalender über die gewünschte Zeit und wählst Book a reservation. Bei Restaurants fragt das Formular jetzt nach der Party size. Sie startet bei 2, wie auf deiner Buchungsseite. Andere Betriebsarten sehen dasselbe Formular wie bisher.

Braucht die Leistung einen Tisch, richten sich die angebotenen Zeiten nach der Gruppe. Angenommen, um sieben sind alle Tische belegt, an denen vier Personen Platz haben, aber ein Zweiertisch ist frei. Dann wird sieben Uhr einem Paar angeboten, aber keiner Vierergruppe.

Außerdem erscheint eine Liste Table. Sie zeigt nur die Tische, die diese Leistung nutzt, und ein Tisch, der für die Gruppe zu klein ist, lässt sich nicht wählen. Lässt du sie auf Any table that fits, bekommt die Gruppe den kleinsten freien Tisch, an dem alle Platz haben. Ist der Tisch, den du wählst, zu dieser Zeit belegt, bekommt sie stattdessen den kleinsten freien Tisch, der passt.

Logins für den Empfang, die buchen können

Vielleicht nimmt jemand am Empfang den ganzen Tag Buchungen an, braucht aber den Rest des Admins nicht. So richtest du das ein.

Geh zu Team. Füll unter Who can sign in das Formular Give someone a login aus, wähl die Rolle Staff und drück auf Add login. Dann öffne Role permissions, schalt Edit the calendar für Staff ein und drück auf Save changes. Staff sieht standardmäßig nur die eigenen Termine, meist willst du also auch See everyone's calendar einschalten. Nur der Inhaber kann das ändern, und jeder Schalter gilt für alle mit dieser Rolle.

Ein Staff-Login mit Edit the calendar kann telefonische Kunden buchen, Buchungen verschieben und umbuchen, Zeit blocken, Kunden einchecken und Buchungen ändern. Es geht auch andersherum. Schaltest du es für eine Rolle aus, auch für Admin, kann diese Rolle den Kalender nicht mehr ändern.

Ein Login ohne diese Berechtigung sieht im Kalender View only, und im Buchungspanel fehlen die Buttons, die er nicht nutzen kann. Die Seite New booking erklärt, warum er nicht buchen kann und wen er fragen soll.

Dein Kalender sollte zeigen, was im Raum wirklich passiert, nicht nur, was letzte Woche geplant war.

Abgesehen von diesen Schaltern für Rollen musst du nichts Neues einrichten. Wenn das nächste Mal ein Kunde hereinkommt, tipp auf seine Buchung und drück auf Check in.