Deine Warteliste erfährt jetzt von mehr als nur Absagen
Absagen sind nicht mehr das Einzige, was bei deiner Warteliste ankommt. Auch Zeit, die durch eine verschobene Buchung, eine nie bezahlte Anzahlung oder einen vor Beginn markierten No-Show frei wird, geht jetzt an die Liste. Wartende Kunden können mehr als ein Angebot bekommen, und Serientermine prüfen zuerst deinen Kalender.
Eine Lücke in deinem Tag entsteht nicht nur durch eine Absage. Eine Kundin verschiebt ihre Buchung auf Donnerstag. Jemand bucht online und bezahlt die Anzahlung nie. Ein Kunde ruft an und sagt, dass er es heute Nachmittag nicht schafft, und du markierst einen No-Show. Bisher hat nur eine Absage von selbst Angebote an deine Warteliste geschickt. Jetzt passiert das in all diesen Fällen.
Vier Wege, wie eine frei gewordene Zeit deine Liste erreicht
Bookatu bietet die Zeit in diesen Fällen deiner Warteliste an:
- Eine Buchung wird storniert, von dir, deinem Team oder dem Kunden.
- Eine Buchung wird verschoben, von dir oder vom Kunden online. Auch die Übergabe an ein anderes Teammitglied zur selben Zeit zählt.
- Die Anzahlung einer Online-Buchung wird nie bezahlt. Einmal am Tag gibt Bookatu diese unbezahlten Reservierungen frei.
- Du tippst vor Beginn des Termins auf Mark no-show.
Für jede Lücke sucht Bookatu wartende Kunden, die genau diese Leistung gewünscht haben oder für jede Leistung offen sind. Haben sie Daten angegeben, muss der Tag in diesen Zeitraum fallen. Sortiert wird danach, wie viel sie bei dir ausgegeben haben, und bei Gleichstand kommt zuerst, wer am längsten wartet. Bis zu fünf von ihnen bekommen die Lücke per E-Mail, mit einem Link, über den sie die Zeit mit einem Tipp sichern. Kunden, die SMS zugestimmt haben, bekommen sie zusätzlich per SMS, wenn SMS eingerichtet sind und dein Tarif sie enthält. Der Link funktioniert bis zu sechs Stunden lang, und wer die Zeit zuerst sichert, bekommt sie.
Nur Lücken, die ein Kunde wirklich buchen kann
Bevor etwas rausgeht, prüft Bookatu die frei gewordene Zeit so, wie es deine Buchungsseite tun würde. Sie muss noch in der Zukunft liegen, in deinen Öffnungszeiten und ganz frei sein. Außerdem muss sie zu deinen Einstellungen Minimum notice und Book up to passen, unter Settings, Booking rules. Eine Buchung, die um fünfzehn Minuten nach hinten rutscht, belegt noch einen Teil ihrer alten Zeit, also wird niemand benachrichtigt.
Eine Lücke innerhalb deiner Minimum notice wird also nicht angeboten, denn auf deiner Seite könnte sie auch niemand buchen. Automatische Angebote gibt es außerdem nur für Einzelleistungen, nicht für Plätze in einem Gruppenkurs.
Mehr als eine Chance für jeden Kunden
Wer eine Lücke nicht nimmt, bleibt jetzt für die nächste auf der Liste. Genauso, wer einen Moment zu spät getippt hat, weil jemand anderes die Zeit schon gesichert hatte. Jeder Kunde bekommt höchstens 3 automatische Angebote und nie zweimal dieselbe Lücke.
Auf der Seite Waitlist zeigt seine Karte ein Abzeichen wie Offered 1 of 3 und wann die letzte Lücke verschickt wurde. Nach dem dritten Angebot steht dort automatic offers used up. Du kannst trotzdem auf Offer a slot tippen, um ihm selbst zu schreiben, und diese Nachrichten zählen nicht zu den 3.
Automatische Angebote per E-Mail und SMS nennen jetzt neben dem Datum auch die Uhrzeit, mit deiner Zeitzone.
Eine Liste, die sich selbst aufräumt
Ein Kunde bleibt auf der Liste, bis er bucht oder sein letztes Datum vorbei ist. Nach diesem Datum verschwindet er von der Seite Waitlist und bekommt keine Angebote mehr.
Bookatu gleicht außerdem jeden wartenden Kunden mit deiner Kundenliste ab, erst über die E-Mail-Adresse, dann über die Telefonnummer. Stammkunden, die sich über dein öffentliches Formular eintragen, tragen so jetzt ihr Abzeichen lifetime, und was sie bisher ausgegeben haben, zählt, wenn eine Lücke angeboten wird.
Hat ein zugeordneter Kunde eine bestätigte Buchung für die gewünschte Leistung, innerhalb seiner Daten, kommt er als gebucht von der Liste. War er für jede Leistung offen, zählt jede Buchung, und es ist egal, wer sie gemacht hat. Eine Buchung, die noch auf ihre Anzahlung wartet, zählt erst, wenn sie bezahlt ist. Mark booked und Remove funktionieren wie bisher.
Serientermine, die deinen Kalender prüfen
Eine Terminserie bucht mehrere Besuche auf einmal, da übersieht man einen Konflikt leicht. Du legst eine über die Karte See you again? an einer Buchung an oder indem du auf der Seite New booking Repeat this appointment anhakst. Beide prüfen jetzt jeden Folgetermin gegen deine Öffnungszeiten und Pausen, Schließtage und die freien Tage des Teammitglieds. Dazu kommen geblockte Zeit, andere Buchungen samt dem Abstand, den du zwischen ihnen hältst, und freie Räume.
Dann entscheidest du, was bei einem Konflikt passiert, unter If a visit clashes auf der Karte oder If a repeat clashes im Formular:
- Book it anyway and flag it. Das ist der Standard, denn du wählst diese Zeiten ja bewusst. Der Besuch zeigt Booked, clashes, mit dem Grund. Die einzige Ausnahme ist ein Besuch, der genau zur selben Zeit beginnt wie eine andere Buchung beim selben Teammitglied. Dieses Datum wird übersprungen.
- Skip it. Das Datum wird ausgelassen, und die Liste sagt, warum.
Die Gründe sind klar formuliert, etwa Closed that day oder No free room then. Die Zusammenfassung bittet dich außerdem, markierte Besuche im Kalender zu prüfen.
Eine ganze Serie in einem Rutsch ändern
Jeder Besuch, den die Serie gebucht hat, hat eine Karte Part of a standing series. Sie bietet jetzt:
- End the series after this appointment. Spätere Besuche werden storniert, und die Serie endet.
- Cancel all remaining appointments. Jeder noch kommende Besuch wird storniert, auch wenn du von einer vergangenen Buchung aus startest.
- Change the time of upcoming appointments. Wähl eine New time und entweder This appointment and the later ones oder Every upcoming appointment. Die Daten bleiben gleich, und der Kunde erfährt jede neue Uhrzeit.
Beim Verschieben heißt die Wahl bei einem Konflikt Move it anyway and flag it oder Leave it where it is. Beim Beenden oder Stornieren musst du vorher bestätigen. Jede frei gewordene Zeit geht nach denselben Regeln an deine Warteliste wie jede andere Lücke.
Die Wörter richten sich nach deiner Betriebsart, du siehst also vielleicht session, class oder reservation statt appointment. Diese Buttons sehen nur Rollen, bei denen unter Team, Role permissions Edit the calendar eingeschaltet ist.
Eine Lücke im Kalender ist nur verloren, wenn niemand von ihr erfährt.
Was du jetzt tun solltest
Du musst nichts Neues einschalten. Manche Kunden, die vor dieser Änderung ein Angebot bekommen haben, tauchen vielleicht wieder auf deiner Seite Waitlist auf. Ihnen können wieder Lücken angeboten werden, denn ein Angebot nimmt niemanden mehr von der Liste. Tipp bei allen, die keinen Platz mehr brauchen, auf Remove.
