Leg fest, wer welche Leistung macht, und gib jeder Person eigene Arbeitszeiten
Beschränke eine Leistung auf die Leute, die sie wirklich machen, über die Leistung oder über die Person. Gib jedem in deinem Team eine eigene Arbeitswoche, mit Pause, wenn er eine macht. Und füg jeder Karte ein Foto hinzu, damit Kunden sehen, bei wem sie buchen.
Die meisten Teams sind nicht austauschbar. Deine Coloristin macht die Farbe, die neueste Stylistin macht noch keine Extensions, und eine Therapeutin arbeitet donnerstags länger. Deine Buchungsseite sollte das wissen, damit niemand für eine Leistung angeboten wird, die er nicht macht, oder zu einer Zeit, zu der er nicht da ist.
Leg fest, wer eine Leistung macht
Öffne Services in deinem Admin und tipp auf eine Leistung, um sie zu bearbeiten. Je nach Art deines Betriebs heißt der Menüpunkt anders, etwa Treatments, Sessions oder Classes. Direkt über dem Schalter Available online steht eine neue Frage, Who can do this service:
- Everyone on the team. Alle, die Buchungen annehmen, auch Leute, die du später hinzufügst. Neue Leistungen starten hier.
- Only the people I choose. Hak an, wer sie macht, und Kunden, die online buchen, sehen nur diese Leute.
Dann tipp auf Save changes. Hakst du niemanden an, bittet dich das Formular, mindestens eine Person zu wählen oder Everyone zu nehmen. Leistungen, die als Gruppe zu festen Zeiten laufen, und Add-ons haben diese Frage nicht. Einen Gruppenkurs leitet, wer für den jeweiligen Termin eingeteilt ist, und ein Add-on wird immer zusammen mit etwas anderem gebucht.
Oder leg es bei der Person fest
Öffne Team, tipp auf den Stift auf der Karte einer Person und hak unter Services this person does an, was sie macht. Das ist praktisch, wenn jemand neu dazukommt oder eine neue Behandlung lernt.
Nimmst du den Haken bei einer Leistung raus, die alle machen, bleibt sie für den Rest des Teams bestehen. Was die Karte nicht zulässt, ist eine Leistung, für die niemand mehr Buchungen annimmt. Würde eine Änderung dazu führen, nennt die Karte die Leistung und bittet dich, erst bei der Leistung festzulegen, wer sie macht, oder den Haken drin zu lassen. Auf der Karte wird nichts gespeichert, bis das geklärt ist.
Hat eine Leistung erst einmal ihre eigene Liste, steht jemand, den du später hinzufügst, zunächst nicht darauf. Dafür hakst du sie auf seiner Karte an oder wählst ihn bei der Leistung aus. Die Karte einer neuen Person hat zu Beginn einen Haken bei jeder Leistung, die alle machen.
Auf einen Blick sehen, wer was macht
In der Liste unter Services trägt eine Leistung, die auf einige Leute beschränkt ist, ein Label, das mit Only beginnt, gefolgt von ihren Namen. Ist niemand mehr auf ihrer Liste buchbar, etwa weil alle aus dem Team entfernt wurden, steht dort stattdessen Nobody bookable. Auf der Seite Team zeigt jede Karte All services oder eine Zahl wie 3 of 8 services. Wer eine eigene Woche hat, trägt das Abzeichen Own hours.
Gib jeder Person eigene Arbeitszeiten
Öffne die Karte einer Person, dann findest du neben Working hours jetzt einen Schalter Own hours. Ist er aus, wird die Person wie bisher an den angehakten Tagen in den Öffnungszeiten des Betriebs gebucht. Schaltest du ihn ein, wird aus den Tageshaken eine ganze Woche, im selben Editor wie bei Opening hours unter Settings.
Die Woche startet mit den Öffnungszeiten des Betriebs an den Tagen, an denen die Person schon arbeitet, du änderst also nur, was abweicht. Jeder Tag hat einen eigenen Schalter Open, einen Beginn und ein Ende, und Copy überträgt die Zeiten eines Tages auf andere Tage. Die Tage, die du einschaltest, werden ihre Arbeitstage.
An diesen Tagen ersetzen ihre Zeiten die des Betriebs. Sie kann vor der Öffnung anfangen, nach Ladenschluss aufhören oder an einem Tag arbeiten, an dem du sonst geschlossen hast. An den Zeiten der anderen ändert sich nichts. Änderst du später deine Opening hours, bleibt ihre Woche, wie sie ist.
Eine Pause pro Tag
Tipp an einem geöffneten Tag auf + Break, um eine hinzuzufügen. Sie erscheint als Closed zwischen zwei Uhrzeiten. Macht der Betrieb Mittagspause, startet ihre Woche mit derselben Pause, die du nur für diese Person verschieben oder entfernen kannst. Deine Buchungsseite bietet keine Zeit an, die in die Pause hineinläuft. Ergibt eine Pause keinen Sinn, sagt der Tag, was nicht stimmt und wie du es behebst, und die Karte speichert erst, wenn du das getan hast. Schalt Own hours aus, um jemanden wieder auf die Zeiten des Betriebs zu setzen.
Wo ihre Zeiten gelten
Überall hier gelten ihre eigenen Zeiten:
- Deine Buchungsseite. Ihre Zeiten beginnen bei ihrem eigenen Arbeitsbeginn und gehen in den Schritten deines Slot interval aus Settings weiter. Bei 30 Minuten ergibt ein Beginn um 9:15 Uhr die Zeiten 9:15, 9:45 und so weiter.
- Die letzte Prüfung, wenn ein Kunde bucht. Eine Zeit in ihrer Pause wird also abgelehnt.
- Die Zeiten, die vorgeschlagen werden, wenn du oder jemand aus deinem Team einen Kunden im Admin einträgt.
- Werkzeuge und KI-Assistenten, die du mit Bookatu verbindest.
Einwirkzeit, Räume und geblockte Zeit funktionieren innerhalb ihrer Zeiten wie immer. Einmalige Änderungen gehen weiterhin vor. Ein Beispiel: Du ziehst im Kalender die Zeiten des Betriebs für ein Datum zurecht und wendest das nur auf diesen Tag an. Dann wird an diesem Datum jeder innerhalb dieser Zeiten gebucht.
Ein Gesicht zu jedem Namen
Die Karte hat außerdem ein Feld Photo. Tipp auf Choose file oder zieh ein Foto hinein. Das Feld bittet um ein quadratisches Foto, etwa 400 × 400, als PNG, JPG oder WEBP bis 5 MB. Große Fotos werden für dich verkleinert. Das Foto wird mit dem Rest der Karte gespeichert.
Kunden sehen das Foto im Teambereich deiner Startseite, mit Namen, Titel und kurzer Vorstellung jeder Person. Auf deiner Buchungsseite sehen sie es noch einmal, wenn sie wählen, bei wem sie buchen. Wer kein Foto hat, erscheint mit seinen Initialen auf seiner Kalenderfarbe.
Um den Teambereich auszublenden, schalt in Settings unter What customers see den Punkt Team aus und tipp dann auf Save visibility. Wird ein Foto, das du früher hinzugefügt hast, nicht angezeigt, füg es noch einmal hinzu.
Einem Kunden sollte nur jemand angeboten werden, der die Leistung auch macht, und nur zu einer Zeit, zu der diese Person wirklich da ist.
Um festzulegen, wer was macht, oder um eigene Zeiten einzustellen, brauchst du die Berechtigung Manage the business. Inhaber und Admins haben sie von Anfang an. Du musst nicht alles auf einmal einrichten. Fang mit dem an, was an der Theke das meiste Hin und Her verursacht.
