Se dine bookinger i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar

Dine bookinger bor i Bookatu. Resten af din dag bor i kalenderen på din telefon: turen til skolen, besøget fra leverandøren, tandlægen. Den nye side Calendar sync lægger også dine bookinger ind i den kalender, på alle de enheder, du bruger.

To veje ind

Den ene er et privat link, som du tilføjer én gang til Outlook, Microsoft 365, Apple Calendar eller Google Calendar. Den anden er til dem, der bruger Google: forbind din Google Calendar direkte, så lægger Bookatu dine nye bookinger ind i den. I Google skal du bruge den ene eller den anden, ellers står hver booking der to gange. Hold og workshops er ikke med i nogen af dem.

Hvor du finder det

• Settings: Calendar sync står under Grow.
• Siden Team: når du redigerer en medarbejder, linker afsnittet Google Calendar dertil.
• Listen over bookinger: medarbejdere finder en Calendar sync-knap øverst ved siden af Calendar og New booking. I en salon, et spa eller en klinik hedder listen Appointments.

Alle, der kan logge ind i din administration, kan åbne den. Personer med rollen Trainee holder sig til deres tjekliste.

Dit eget kalenderlink

Under Your calendar trykker du på Create my calendar link. Det nye link bliver kun vist én gang, så kopiér det med det samme. Bookatu gemmer kun et fingeraftryk af det, ikke selve linket, så det kan ikke vises igen. Mister du det, så tryk på Get a new link. Tilføj det derefter til din kalenderapp:

• iPhone, iPad eller Mac: tryk på Open in Apple Calendar, når linket dukker op. Eller åbn Kalender på en Mac, vælg Arkiv og derefter Nyt kalenderabonnement, og indsæt linket.
• Google Calendar: klik på + ud for Andre kalendere på en computer, vælg Fra webadresse, og indsæt linket. Det vises også på din telefon.
• Outlook og Microsoft 365: vælg Tilføj kalender i Outlook på internettet, derefter Abonner fra internettet, og indsæt linket.

Din kalender viser derefter dine bookinger fra de seneste syv dage og 180 dage frem, med din blokerede tid og eventuelle lukninger for hele virksomheden. En booking, der venter på bekræftelse, er markeret som foreløbig. Aflyste bookinger og udeblivelser forsvinder. Bliver en booking flyttet eller givet videre til en kollega, følger kalenderen med.

Google og Outlook tjekker et link, de abonnerer på, for ændringer med nogle timers mellemrum, så en ny booking kan være et stykke tid om at dukke op.

Det, linket fortæller om dine kunder

En kalenderapp kopierer det, den indeholder, til alle de enheder og konti, den synkroniserer med. Derfor siger linket så lidt som muligt: ydelsen og kundens fornavn. Intet efternavn, ingen mail, intet telefonnummer, ingen noter og ingen pris. Hver booking har også sin reference og et link til den i Bookatu, som kun åbner for en, der er logget ind i din administration.

Hold linket for dig selv

Alle, der har linket, kan læse den kalender, så behandl det som en adgangskode. Slipper det ud, så tryk på Get a new link, og det gamle holder op med at virke med det samme. Vil du stoppe det helt, så tryk på Turn off, og bekræft med Yes, turn it off. Kalendere, der bruger det link, bliver ikke længere opdateret.

Siden viser også, hvornår hvert link blev lavet, og hvornår en kalenderapp sidst hentede det. Fjerner du en person fra teamet, holder personens link også op med at virke.

Forbind din egen Google Calendar

Bruger du Google til det hele, kan du springe linket over. I det samme afsnit, Your calendar, trykker du på Connect my Google Calendar og logger ind hos Google. Du kommer direkte tilbage til Calendar sync. Fra da af kommer dine nye bookinger ind i din primære kalender i Google Calendar, med det samme eller når depositummet er betalt, hvis bookingen kræver et. Når en booking bliver flyttet eller aflyst, flytter eller fjerner Bookatu den.

Medarbejdere kan nu gøre det selv, men kun for deres egen kalender. At forbinde en kollegas kalender sker stadig på siden Team og kræver Manage the business, som ejere og administratorer har som standard. Disconnect fjerner din forbindelse og trækker også Bookatus adgang tilbage hos Google.

Det kører én vej

Begge muligheder sender bookinger fra Bookatu til din kalender. Intet kommer retur. Lægger du en tandlægetid ind i Google, ser Bookatu den ikke, og den tid kan stadig bookes. At flytte eller slette en aftale i din kalenderapp ændrer heller ikke bookingen. Tid, hvor du ikke kan arbejde, skal stadig blokeres i Bookatu med Block time på siden Calendar. For at blokere tid skal man have Edit the calendar i Role permissions, som ejere og administratorer har som standard.

Hvem der ser hvad

Calendar sync følger dine Role permissions, som ejeren sætter fra siden Team. To indstillinger afgør det meste: See everyone's calendar og Manage the business. Ejere og administratorer har begge som standard. Staff har ingen af dem.

• Alle passer selv på deres eget link og deres egen forbindelse til Google.
• Afsnittet Whole business kræver begge indstillinger. Dets link samler alle medarbejderes bookinger og blokerede tid i én kalender og viser, hvem hver booking er hos. Det passer til en skærm i receptionen.
• Afsnittet Team links kræver også begge. Lav et link til en person uden login, eller slå et fra, der er sluppet ud. Hver række viser, om personen har forbundet Google.

Dashboard og listen over bookinger følger også dine Role permissions. Uden See everyone's calendar ser en person kun sine egne bookinger. Uden See analytics & earnings ser personen ingen penge: ingen indtægter, ingen priser, ingen graf over omsætningen. Download af rapporter, produkter og lager kræver Export data.

Linket har lige nok med til, at du kan genkende en booking med det samme. Alt andet bliver bag dit login.

Vil du prøve det, så åbn Calendar sync, tryk på Create my calendar link, og tilføj det til din telefon. Driver du virksomheden, så tryk også på Create the business link under Whole business til receptionen.